תפריט נגישות

פורטל ארגוני – הדרך לשיתופיות

בניגוד להטמעה של "יישומים סגורים ומוגדרים" יש לזכור שהפורטל מייצר למשתמשים מעטפת גמישה התומכת בתהליכי העבודה ובמידע הארגוני.

מבוא

 הקמתו ויישומו של פורטל ארגוני יכולה לסייע לארגון להתייעל ולשפר את ניצולת המשאבים שברשותו. הצדקת הפרויקט תתבסס על ניתוח של מצב קיים, המציף נושאים בעייתיים שניתנים לפתרון באמצעות הפורטל, כגון:

 מידע ארגוני אינו מתויק ומנוהל באופן מרכזי, והפצתו מבוצעות באופן ישיר על ידי משתמש אחד למשנה  –מומלץ מאוד לצפות בסרטון הבא ב- YouTube

  • תהליכים ארגוניים משמעותיים מתבצעים באמצעות ניירת כתובה או מודפסת, ללא בחינת הרצף של התהליך. לרוב אחזור מידע ולמידה מהכלל לטובת ייעול בלתי אפשרי שכן התכנים נמצאים בקלסרים.    
  • ניהול משימות ופרויקטים, מתבצע על ידי מנהלים ומחלקות שונות, בכלים שונים שאינם מקושרים.
  • אין סביבה ארגונית מאובטחת ומעודכנת המספקת מידע לפי דרישה, למורשים בלבד. 

כיצד ניגשים לפרויקט של פורטל ארגוני

 פורטל ארגוני הינו מהלך מתגלגל שמשתנה ומתאים את עצמו לצרכי הארגון. אחת הדרכים הנכונות  להתחיל הינה בייזום של "מיני פרויקט" המציג לארגון על כל שכבותיו את היכולות והתועלות של הפורטל. כדאי לנסות לא לכלול את כלל היכולות וכלל התהליכים אלא לבחור מס' אלמנטים ברורים בהם היתרון יהיה מובהק והפתרון החדש יציף הזדמנויות.

 מקום טוב להתחיל הינו מידע הקשור לאגף משאבי האנוש בארגון. מידע שכזה רלוונטי לעובדים רבים ויוצר מעורבות ותחושה של שיפור הן בהיבט הארגוני והן בהיבט האישי של העובד.

בתהליך עלייה לאוויר שבוצע על ידנו, מעבר לאתרי מידע ודפי תוכן "מידעי", הוחלט להטמיע בפורטל מס' תהליכים אלקטרוניים, ביניהם תהליך הזמנת ארוחת ערב, שבוצע בעבר באופן טלפוני וידני. השיפור בתהליך היה משמעותי, כמוצג להלן, וסייע בהבנת הערכים המוספים של הפורטל הארגוני.

 

בניגוד להטמעה של "יישומים סגורים ומוגדרים" יש לזכור שהפורטל מייצר למשתמשים מעטפת גמישה התומכת בתהליכי העבודה ובמידע הארגוני. לכן הבנתם של המנהלים והעובדים בארגון את יכולותיו של כלי כגון פורטל הינה קריטית לשימוש בו ולהרחבתו בהתאם לצרכים.

פורטל המוטמע נכון מהווה במה לכלל הפעילות הארגונית- החל מתקשורת לעובדים, מידע ותוכן רלוונטי. הרמה הגבוהה ביותר תכלול מימוש תהליכים עסקיים המשמשים את העובדים בפעילותם היומית. לכל ארגון רצוי שיהיה גוף המסוגל להכיל יוזמות אלו, לתעל אותם בסדרי העדיפויות ולהביא אותם לידי מימוש.

האינדיקציה העיקרית לכך שהפורטל מוטמע נכון הינה כאשר יחידות עסקיות פונות ומבקשות להטמיע באמצעותו/בו נושאים ותהליכים נוספים על הקיים. אנו מכוונים תמיד כי הבעלות על התהליך הינה של הגורם העסקי הרלוונטי שיזם את הפניה, ומנגד הביצוע, ההכוונה והשמירה על כללים/כלים סטנדרטיים לארגון נמצאים בידי הגוף הטכנולוגי.

פורטל הפועל נכון חש את צרכי קהילת המשתמשים שלו, מונע ע"י הבקשות שלהם (לרוב מרבית המשימות ניתנות לביצוע ברמת משתמש הקצה וללא פיתוח קוד -זו הגדולה העיקרית של הכלים הללו) ובפועל מממש את הכלים ותהליכי העבודה הברורים שלהם.

טיפים להמשך 

  • סבלנות – הטעמת פורטל בארגון באופן רחב הינה תהליך ארוך של שינוי תרבות צריכת המידע "הארגוני". יש לצפות לתהליך ארוך טווח שרק בהינתן “Small Wins” לארוך הדרך יוכל להמשיך ולצמוח.
  • Small Wins – חייבים לייצר מומנטום של תהליכים ושיפורים מוצלחים הנובעים מתוך הפורטל. זו הדרך הכי קלה לגרום לו להיות הכלי המועדף לפתרון בעיות.
  • מינוי שגרירים – נציגים המקבלים מידע באופן מתמשך על יכולות הפורטל ומקדמים את השימוש בו במחלקתם ע"י דחיפה של רעיונות והבאתם למימוש
  • Single Sign On - מביא לכך שהפורטל משמש "שער הכניסה" של המשתמש לארגון ולמערכות המופעלות על ידו. גם אם בשלב ראשוני אין מנגנון של הזדהות, רצוי לייצר דף פתיחה עם לינקים ותוכן רלוונטי שיהיה "עמוד הבית".
  • אחידות – לא לשכפל תוכניות בין מחלקות / לא לייצר מחיצות תוכן של מחלקות
  • חיפוש מידע – תמיכה באחזור מידע ואינדקסים על בסיס צרכי המשתמשים
  • בחינת שימושיות – באופן קבוע בחינה של מספר המשתמשים, דפים נצפים וכיו"ב והכי חשוב שימוש בפועל ע"י המשתמשים בכלים שהפורטל מציע, על מנת לשכפל הצלחות לכלל הקהילה ולבטל מה שמיותר.

כותב המאמר: ערן חזקיהו, מנמ"ר, ביוטכנולוגיה כללית
ליצירת קשר: Eran.Hizkyahu@btgil.com