תפריט נגישות

לעשות יותר בפחות – טיפים להתיעלות מנסיונו של מנמ"ר בארגון מסדר גודל בינוני

הדרישה לבצוע התייעלות וחסכון בתקציבי המחשוב הולכת ומתחזקת בשנים האחרונות והמנמ"רים בכל הארגונים עוסקים בכך לא מעט. במאמר מוצגים טיפים מעשיים לניהול מושכל וחסכוני של תקציבי המחשוב.

למנמ"רים בארגוני SMB אין בכך חדש, אנו עובדים מאז ומתמיד בתקציבים מצומצמים ומתמודדים גם עם העובדה שהעלות פר משתמש להכנסת טכנולוגיה חדשה הינה גבוהה יותר אצלנו. הסיבה לכך היא שהארגונים הגדולים מצליחים להשיג הנחות גבוהות יותר וכן שהעלות החד פעמית של התקנה ויישום מתחלקת על פחות משתמשים.

במאמר זה אנסה לתת מספר טיפים לניהול מושכל וחסכוני של תקציבי המחשוב.

טיפ מס' 1 – לחתוך מהעוגה ולהשאיר אותה שלמה

ההמלצה הינה להפריד בדיוני תקציב בין התקציב השוטף לשמירה על הקיים (כ"א, שדרוג ציוד ורישיונות, חוזים וכו') לבין תקציב הפיתוח והחדשנות אשר אמור לתרום ליעדים העסקיים של הארגון ואנו כמנמ"רים נזכר ונימדד לבסוף על הצלחה בפרויקטים אלו. על תקציב הפתוח אני מציע להילחם כמו אריות ולנסות להגדילו באופן מתמיד תוך ניצול קואליציות ארגוניות.

בתקציב השוטף הצענו להנהלה מיוזמתנו מתווה התייעלות של 40% תוך 5 שנים (כל ארגון יבחן מה אחוז ההתיעלות המתאים לו). המתווה מבוסס על הקטנה ריאלית של התקציב ב- 4-5% לשנה ובתוספת 2-3% אינפלציה מדובר על חסכון של 7% לשנה, בחישוב ריבית דריבית מגיעים בחמש שנים להתייעלות של 40%.
הסיכום עם ההנהלה הוא שאנו מחליטים באופן עצמאי לחלוטין באיזה תחום יבוצעו הקיצוצים בתנאי כמובן שלא נפגע בהתנהלות השוטפת וכן שבכל שנה יתכן ואחוז ההתיעלות לא יהיה זהה העיקר שנגיע ליעד תוך 5 שנים.

טיפ מס' 2 – קואליציות ארגוניות

אנו המנמ"רים רואים את עצמנו כיועצים הטכנולוגיים של הארגון ונרצה להטמיע טכנולוגיות חדשות אשר יאפשרו למחלקת IT להיות גמישה ויעילה יותר מצד אחד וכן יאפשרו לארגון שיפור תהליכים וביצועים. בכל מקרה שאנו מזהים טכנולוגיה כזו אנו מנסים ליצור קואליציה עם מנהלי מחלקות אחרות שיכולים להפיק תועלת מהטכנולוגיה ויעזרו לנו להעביר את הדרישה בדיוני תקציב – כתקציב פיתוח של מחלקת IT.

למשל, זיהינו אצלנו צורך בדיוור אלקטרוני למועדוני לקוחות של מותגים מובילים אצלנו. בצענו פרויקט פיתוח בנושא עבור מחלקה מסוימת אשר שולחת מאות אלפי משלוחי דואר בשנה תוך הצגת ROI מהיר של פחות משנה לעומת עלות דיוור בשרות חיצוני.  מאז התאמנו את המערכת לשימוש של עוד מספר מחלקות.

טיפ מס' 3 – המשאב האנושי

כידוע, קשה מאוד להקטין עלויות כ"א וכדי לשמור על המשאב האנושי במחלקת IT ועל הניסיון הנצבר יש לבצע אף העלאות שכר. כדי לעמוד ביעד של 40% התייעלות תוך 5 שנים יש צורך אם כך בהתייעלות גבוהה יותר בתחומים אחרים בתקציב השוטף אך בעיקר לשמור על נתח קטן ככל האפשר של תקציב כ"א מתוך התקציב הכולל (היעד אצלנו 25%) ולהיעזר ככל האפשר בשרותי אאוטסורסינג. בשירותים חיצוניים אנו משתמשים בעיקר להתקנות, תחזוקה ופיתוחי תוכנה וע"י משא ומתן חוזר ועבודה עם מספר גופים אנו מצליחים לשמור על תעריפים שאינם עולים ואף יורדים מעט.

טיפ מס' 4 – עוץ לי גוץ לי

אין ספק שבפרויקטים בארגונים גדולים חברות יעוץ יכולות לעזור משמעותית הן בבחירת פתרון והן בליווי הישום אולם יש לכך עלות די גבוהה. אנו נמנעים כמעט לחלוטין משירותי יעוץ ומשתמשים במספר תחליפים: סקירות טכנולוגיות במגזין PCON, המלצות מנמ"רים בפורום האינטרנטי של מועדון המנמ"רים, שימוש בשרותי ה- PRESALE של חברות המציעות פתרונות לנושא הטכנולוגי, שאלות ותשובות בבלוגים מתאימים באינטרנט, הרצאות בכנסים או במפגשים טכנולוגיים של חברות תוכנה/חומרה.

טיפ מס' 5 – שדרוג בהדרגה

מקובל לבצע החלפת חומרה או לשדרג יישום כגון אופיס אחת ל- 3 שנים.  אנו מאריכים את חיי תחנות העבודה שלנו בממוצע ל- 6 שנים ומעלה בעיקר ע"י הגדלת זכרון (עלות של 20% לעומת רכישה חדשה) ומחליפים באופן סלקטיבי רק לאחר שנוכחנו שאין דרך אחרת לשפר את ביצועי התחנה או במידה והתחנה אינה ברת תיקון.
ביישומי אופיס גילינו שיש צורך בשדרוג למהדורה חדשה רק לכ- 15% מהמשתמשים שיכולים להפיק תועלת למשל מיכולות תחקור
BI חדשות ביישום אקסל, וגם כאן אנו מושכים שדרוג כולל של היישומים ליותר מ- 6 שנים.
וירטואליזציה של למעלה מ- 95% מהשרתים שלנו אפשרה לחסוך בסעיף שרתים וכן העברה של כמעט 30% מהשרתים לסביבת לינוקס.

טיפ מס' 6 – אחסון באפס מחיר

מצאנו פתרון זול כמעט ללא עלות לאחסון נתונים שאינם דורשים ביצועים גבוהים (ארכיון מיילים, קבצי אופיס ישנים, גיבוי באתר DR).
לקחנו שרת ווינדוס ישן שהיה ללא שימוש (קיים בכל ארגון) אין כמעט משמעות למהירות המעבד אבל עם לפחות 4 מפרצים (
BAYS) לדיסקים, הסבנו אותו לשרת לינוקס עם 4 דיסקים SATA  של 2 ג"ב כל אחד. השרת מגיע לעיתים עם כרטיס RAID או שניתן להתקין תוכנה חינם ללינוקס המדמה שירותי RAID. כמו כן יש תוכנה חינם ללינוקס המאפשרת הגדרת השרת כנותן שרותי NFS  עם הגדרת LOONS.
קיבלנו סטורג' של 8 טרהבייט (שאפשר אף להרחיב בעזרת מארז דיסקים חיצוניים לנפח כפול) במחיר של פחות מ- 500 דולר וללא עלות תחזוקה.

טיפ מס' 7 – הוצאנו חוזה

אחד התחומים שבו יש אפשרות לחיסכון גדול.  עברנו על כל חוזי השרות והתמיכה והשארנו רק את השירותים הקריטיים ביותר וגם בהם בדקנו האם יש אפשרות לשרות של יום למחרת שהינו זול יותר משרות תוך 4 שעות.  אין לנו שרות לאף תחנת עבודה, מדפסות ולמעט מאוד יישומים.  ברכישת ציוד אם לא קיים באופן סטנדרטי אנו דואגים להגדיל תקופת אחריות ל- 3 שנים באתר הלקוח בעלות נוספת די שולית.

לאחר סיום תקופת אחריות אנו מחזיקים בכל אתר 2 יחידות להחלפה של מחשבים/מסכים/מדפסות ומחליפים מידית בכל מקרה של תקלה ושולחים את הציוד התקול לתיקון אם מדובר בתיקון שאינו עולה על 20% מעלות הציוד, בכל מקרה אחר אנו רוכשים ציוד חדש (ונהנים מתקופת אחריות מחודשת). לגבי שרתים עקב הוירטואליזציה קל מאוד להעביר שירותים של שרת שהתקלקל לשרת אחר וגם כאן אין צורך בחוזה שרות.

טיפ מס' 8 – אוטומטיזציה

יעול ושיפור תהליכים הינו נושא שמעסיק אותנו מאוד בארגון ואנו מבצעים כדרך קבע במחלקות השונות. שיפור ואוטומטיזציה של תהליכים במחלקת IT יכול להביא לחסכון גדול בזמן כ"א (משאב שקשה מאוד להורדת עלות). כמעט כל פעילות ידנית ניתן לשנות לפעילות ממוחשבת אוטומטית (בעדיפות כמובן לפעילויות שחוזרות על עצמן בתדירות גבוהה), סקירפטים אשר מורצים ב- SCHEDULAR, תהליכי בקרה ובדיקות אשר נותנות חיווי רק לחריגים, הקלטה של רצף הקלדות לביצוע אוטומטי וכו'. פיתחנו אצלנו למשל מחולל דוחות אשר מפעיל אוטומטית בלילה דוחות קבועים עם פרמטרים משתנים לפי משתמש אשר רצים בלילה ומעבירים את תוצאת הדוחות לתיבת המייל של המשתמש וכן התראות קצרות כסמס. הרווחנו גם חיסכון בזמני ביצוע ביום, גם חיסכון בשעות עבודה של מזכירות או כ"א ממחלקת IT, גם חיסכון בנייר, וגם אפשרות של המשתמש לראות את הדו"ח ללא צורך להגיע למשרד.

טיפ מס' 9 – תקשורת

בתחום זה היו הוזלות גדולות למתחם הצרכני בשנים האחרונות וטמונה בו אפשרות לחיסכון גדול גם בארגונים למשל:
העברת צירי
PRI של בזק לספקי תקשורת חליפיים כגון סלקום, אורנג', הוט, 012.
הסכם
VPN  עם ספק הסלולר של הארגון אשר מאפשר חיוג מקווים רגילים אל הטלפונים הסלולריים של המשתמשים ללא עלות או בעלות מופחתת מאוד.
שימוש ביישומים כגון
VIBER או SKYPE לחיסכון בעלות שיחות מחו"ל.
העברת קווי אינטרנט לשרות
ADSL במהירות גבוהות ויציבות גם בקו העולה למשל 30/3 במחיר של 200 שקל לחודש (כולל ספק אינטרנט).
חיבור בין אתרים של הארגון (עד מרחק של 10 ק"מ) בעזרת ציוד רדיו אשר מאפשר כיום להעביר מהירות גבוהות מאוד של קרוב ל- 100
MBIT בעלות התקנה חד פעמית, ללא תשלום חודשי לקווים (ROI של פחות משנה).

טיפ מס' 10 – שותפות מנצחת

כל מחלקה/משתמש אשר דורש פיתוח חדש ממחלקת IT  נדרש להביא ככל האפשר גם הצעה של ספק חיצוני מתחרה ויכול להחליט ממי לקחת את היישום.  בדרך כלל הצעת מחלקת ה- IT תהיה זולה יותר עקב הכרה טובה יותר של השטח והממשקים ובחלק מהמקרים גם נסבסד למחלקה עד 50% מהעלות אם נראה לנו שהיישום יכול לחסוך ולייעל פיתוחים אחרים מתוכננים (תחת תקציב הפתוח).

אנו עוזרים רבות למחלקות השיווק (שתקציב הפרסום/שיווק שלהם נתון תמיד בלחץ) ומפתחים יחד איתם פתרונות לשיווק אינטרנט או ברשתות חברתיות אשר הינו זול יותר מפרסום במדיות אחרות.
דוגמא אחרת: עלות עדכון פרטי רופאים עבור התועמלנים הרפואיים שלנו הינה גבוהה מאוד. פיתחנו רובוט אשר רץ על אתרי קופות החולים באינטרנט ושואב משם אינפורמציה לגבי רופאים שנוספו או התעדכנו מבחינת מקום עבודה.

כותב המאמר: אלכס דרוקר, מנמ"ר כ.צ.ט ויו"ר מועדון המנמ"רים Business Alignment
ליצירת קשר: alex@cts.co.il