תפריט נגישות

יישום שווקי חיזוי לשיפור ניהול פרויקטי IT

שגיאות הערכה לגבי יעדי וסיכוני פרויקטי IT הן בעיה ותיקה ומוכרת הממשיכה להתקיים למרות השיפור במתודולוגיות ניהול הפרויקטים וניהול הסיכונים.

בעיית שגיאות הערכה בפרויקטים

בעייה קיימת ומוכרת בעולם פרויקטי ה IT היא שגיאות בהערכת לוחות זמנים, משאבים נדרשים ותכולות למסירה של הפרוקט. שגיאות הערכה אלו גורמות לאי עמידה ביעדי התכולה, לוחות זמנים והעלויות של הפרויקט ומובילות לעיכוב, קיצוץ וביטול פרויקטים ולחוסר שביעת רצון של לקוחות ה IT . שגיאות הערכה מתרחשות לעיתים תכופות למרות היישום של מתודולוגיות וכלים לניהול פרויקטים ולניהול סיכונים על ידי מנהלי פרויקטים בגופי ה IT .

חלק מהסיבות הגורמות לשגיאות אלו הן אי מיצוי המידע הקיים ותקשורת שאינה אופטימלית בקרב כלל בעלי העניין של הפרויקט בארגון ומחוצה לו. ידע המשפיע על יעדי הפרויקט וסיכוניו שקיים בקרב בעלי העניין של הפרויקט אינו זורם תמיד להנהלת הפרויקט וממנה להנהלת הארגון מסיבות שונות. סיבות אלו כוללות לדוגמא, אופטימיות יתר, ביטחון מופרז ביכולת להתגבר על הבעייה, פחד מכישלון המעכב את הדיווח עד למצב שבו אין ברירה אלא לדווח, רצון לרצות את הממונה, לחץ חברתי ועוד. סיבות אחרות הפוגמות בהערכות קשורות ליכולת המקצועית של מנהלת הפרויקט בתחום הערכת יעדים ריאליים וסיכונים בפרויקט והשפעת הטיות אישיות וקבוצתיות על הערכות.

שווקי חיזוי ( Prediction Markets ) הם כלי חדשני, אפקטיבי ויעיל המסייע בהשגת הערכות מדוייקות יותר לגבי יעדי הפרויקט וסיכוניו על בסיס מירב הידע הקולקטיבי הקיים לגבי הפרויקט ותוך התגברות על הטיות אישיות וקבוצתיות של המעריכים. שווקי חיזוי מאפשרים לקבל הערכות מדוייקות מוקדם יותר מאשר בתהליכים המסורתיים ומשפרים בכך את יכולת הארגון ומנהלי הפרויקט להתמודד עם בעיות וסיכונים המאיימים על עמידת הפרויקט ביעדיו.

מהם שווקי חיזוי ?

שווקי חיזוי הם כלים לקבלת החלטות וחיזוי המבוססים על תפישת החוכמה הקולקטיבית אותה הציג גיימס סורוביציק בספרו "חוכמת ההמונים". על פי תפישה זו בתנאים המתאימים החוכמה הקולקטיבית של הקבוצה עולה על חוכמת היחיד המומחה. שווקי חיזוי מאפשרים לקבוצה לבצע סחר בתחזיות באופן דומה לזה המתבצע בשווקי המניות. כל משתתף בבורסת התחזיות מקבל סכום מסויים להשקעה בשוק והוא יכול לקנות ולמכור באופן מתמשך וחוזר תחזיות הנסחרות בשוק. מחיר השוק של תחזית, הנגזר מאוסף פקודות המכירה והקנייה, נע בין 0 ל 100 ומייצג את ההסתברות להתממשות התחזית על פי הדעה הקולקטיבית של המשתתפים הסוחרים בשוק. הכמות הנסחרת בכל פעולת קניה ומכירה משקפת את רמת הביטחון של הסוחר בתחזית הנסחרת. כמו בכל בורסה, גם בשווקי חיזוי המטרה להרוויח, בכסף משחק, ע"י קניה של דעות ותחזיות בזול ומכירתן ביוקר.

באמצעות דינמיקת מסחר זו מאפשרים שווקי החיזוי לקבץ ולסכום את המידע המצוי בידי כל אחד ממשתתפי השוק לכלל תחזית קבוצתית. שווקי חיזוי מיושמים במגוון תחומים כגון פוליטיקה (חיזוי תוצאות בחירות), מחקרי שוק (הצלחת מוצרים) מכירות (חיזוי נפח מכירות), הימורים בספורט ובקולנוע ובניהול פרויקטים. חבילות תוכנה מסחריות קיימות מאפשרות לארגונים לנהל שווקי חיזוי באינטרנט ובאינטראנט בהשתתפות עשרות משתתפים ועד עשרות אלפי משתתפים בו זמנית.

שווקי חיזוי לעומת סקרים – שוק חיזוי פועל באופן שונה מסקר במספר היבטים חשובים. סקר מבוסס על איסוף נתונים חד פעמי ממדגם מייצג ועל עיבוד סטטיסטי של הנתונים. לעומת זאת שוק חיזוי מבוסס על תהליך דיאלוג אינטראקטיבי ומתמשך בין משתתפי קבוצת בעלי עניין על בסיס מנגנון של מסחר. הדיאלוג מבוסס על חשיפת המשתתפים בכל העת למחיר השוק ולפעולות וההסברים של משתתפים אחרים. דיאלוג זה מאפשר למשתתפים להשפיע על משתתפים אחרים ולשנות את דעתם באופן דינמי על בסיס המידע שקיבלו מהשוק וממשתתפים אחרים. הבדל משמעותי נוסף הינו שבסקרים נוטים המשתתפים להביע את העדפותיהם (מה הם רוצים שיקרה) ואילו בשווקי חיזוי מתמקדים המשתתפים יותר בהערכותיהם (מה הם מעריכים שיקרה) שכן הם מתוגמלים על מימוש הערכותיהם. תמרוץ המשתתפים להתמקד בהערכות ולא בהעדפות מוביל לצמצום ההטיות בתוצר הקבוצתי של שווקי חיזוי. ממחקרים המשווים ביצועים של שווקי חיזוי לעומת סקרים ב 47 מערכות בחירות בארה"ב עולה כי שווקי חיזוי היו מדוייקים יותר מסקרים ב 75% מהמקרים ואף הצליחו לחזות את תוצאת הבחירות הסופית מוקדם יותר באופן מהותי מאשר הסקרים.

יישום שווקי תחזיות בניהול פרויקטי IT

סוגי תחזיות רלווטיים - שווקי חיזוי יכולים לסייע להנהלת הפרויקט והארגון לקבל באופן מוקדם ומהיר מענה לשאלות קריטיות המעניינות אותם לגבי הפרויקט. ניתן להגדיר טיעונים ותחזיות להערכה הן ברמת יעדי הפרוייקט והן ברמת סיכוני הפרויקט. ברמת יעדי הפרויקט מאפשר שוק החיזוי לקבל הסתברות קולקטיבית ותקפה לטענות כגון: "הפרויקט יסתיים בתאריך X שתוכנן " או "הפרויקט יספק את התכולה עליה התחייב" או אפילו לטענות המאפשרות בחירה בין חלופות כגון "הפרויקט יסתיים במסגרת המשאבים שתוכננו או ב 10% חריגה במשאבים או ב %20 חריגה במשאבים". ברמת הערכת סיכונים מאפשר שוק החיזוי לייצר הערכת הסתברויות קולקטיביות להתממשות כל אחד מהסיכונים שהוגדרו עבור הפרויקט.

קבוצת המשתתפים בשוק החיזוי - על הארגון להגדיר, בהתאם לשיקוליו, את קבוצת בעלי העניין שתשתתף בשוק החיזוי של הפרויקט. רצוי שקבוצה זו תהיה הטרוגנית ותכלול מגוון סוגי משתתפים המכסים את מכלול ההיבטים של הפרויקט כגון: משתמשים פוטנציאליים מקרב לקוחות הפרויקט, תוכניתני אפליקציה, תוכניתני תשתיות, אנשי בדיקות, אנשי הדרכה והטמעה, מפעילים, אנשי תקציב ורכש ועוד. לכל אחד מסוגי המשתתפים הללו יש מידע וזוית ראייה שונים היכולים לתרום להערכות הקבוצתיות. כך לדוגמא יכולה ההסתברות הקולקטיבית לעמידה בלו"ז הפרויקט לרדת כנגזרת ממידע שיש לתוכניתן האפליקציה על קשיים בפיתוח מנוע טכנולוגי מסויים בעוד איש הרכש תורם ידע לגבי התעכבות תהליכי רכש חיוניים עקב בעיות בקידום מכרז שרק הוא מודע לקיומם. הידע אותו תורמים המשתתפים בא לידי ביטוי במחיר השוק של התחזית אך המערכות לניהול שווקי חיזוי מאפשרות למשתתפים להוסיף מידע טקסטואלי להנמקת פעילותיהם ובכך לנסות לשכנע משתתפים אחרים לתמוך בדעתם ולפעול בהתאם בשוק. המשתתפים בשוק יכולים לפעול באופן אנונימי מול שאר חברי הקבוצה דבר המקל על תרומת המידע לשוק. עם זאת הם מזוהים מול מנהלי השוק באופן שמאפשר מניעת מניפולציות על השוק על ידי סוחרים יחידים.

מתי מפעילים שוק תחזיות בפרויקטים ? - מקובל להפעיל קמפיין של הערכת יעדי או סיכוני הפרויקט למשך פרק זמן מוגדר (כשבוע - שבועיים) במועדים מוגדרים כגון התחלת פרויקט או במסגרת הערכת מצב הנעשית אחת לתקופה או מול אבן דרך. שוק החיזוי מאפשר יצירת הערכת הסתברויות כוללנית תקפה ומהירה המתגברת על מחסומי תקשורת ופוליטיקה ארגונית ומאפשרת להנהלת הפרויקט והארגון לגבש דרכי הערכות והתמודדות אפקטיביות בזמן קצר. כאשר לארגון פורטפוליו של מספר פרויקטים המתבצעים במקביל ואשר קבוצות בעלי העניין שלהם חופפות רצוי לבצע אחת לתקופה הערכת כלל הפרויקטים בארגון על ידי קבוצת בעלי העניין הארגונית הכוללת.

סיכום

שגיאות הערכה לגבי יעדי וסיכוני פרויקטי IT הן בעיה ותיקה ומוכרת הממשיכה להתקיים למרות השיפור במתודולוגיות ניהול הפרויקטים וניהול הסיכונים. כאשר ההערכה מתבצעת על ידי מומחה יחיד או קבוצת מומחים קטנה היא עלולה להיות מוטית מחוסר מידע, הטיות ואינטרסים.שווקי חיזוי הם כלי חדש ואפקטיבי בארגז הכלים הארגוני והפרויקטלי המאפשר לרתום את כוחה של הקבוצה באמצעות מנגנון חכם הממצה את הידע הארגוני וממזער הטיות והשפעות אינטרסנטיות כדי לשפר מהותית את יכולת ההערכה של יעדים וסיכונים בפרויקטים. ארגונים שישכילו לעשות שימוש אפקטיבי בשווקי החיזוי לניהול פרויקטים יוכלו לשפר את שיערי הצלחה של הפרויקטים שלהם ויקנו לעצמם יתרון תחרותי רב ערך.

כותב המאמר: עופר מורגנשטרן, מנכ"ל חברת צופן העתיד - פיוצ'רקוד ומרצה בתחום חקר העתיד
ליצירת קשר: ofer@future-code.com