תפריט נגישות

סקירת כנס: "פורטל ארגוני"

בכנס, שהתקיים במסגרת מועדון המנמ"רים Business Alignment, נסקרו נושאים שונים הקשורים לפורטל ארגוני: ניהול שינוי, רשת חברתית, ניהול ידע, דרכים להשגת מעורבות עובדי ולקוחות הארגון

 גדעון לופז, מנכ"ל IDC ישראל, סקר את נושא הפורטלים וניהול תוכן, המהווה את אחד מתחומי התוכנה הצומחים במהירות. ב-2012 המשק הישראלי הוציא כמעט 30 מיליון דולר על פתרונות של ניהול תוכן שיתופי.

 פורטל ארגוני משמש כפלטפורמת שיתוף בארגון שלה משתמשים ושימושים שונים שביכולתם לגשת לפורטל בכל זמן, מכל מקום ומכל אביזר.

 

 

 מגמות עיקריות: 

  • התמזגות – מגמת ההתמזגות של ניהול תוכן, שיתוף, רשתות חברתיות, פורטלים וחיפוש תמשיך לעצב את היצע הפתרונות של ניהול תוכן ארגוני
  • רשתות חברתיות – כמו רבים מהיישומים הארגוניים גם ניהול תוכן עובר תהליך התאמה לרשתות חברתיות
  • מגוון – מגמת הרחבת הטיפול במגוון רחב של תכנים (חזותי, קולי, טכסט וכו') מתרחבת ונתפסת כיום כדרישת יסוד
  • ענן – ניהול תוכן בענן מתחיל לצבור תאוצה עם דגש על יכולות היברידיות
  • קוד פתוח – לקוחות ארגוניים מגדילים את תשומת הלב לפתרונות קוד פתוח המציעים בדרך כלל חלופה מעניינת.
  • ניידות – גישה ניידת לניהול תוכן נעשתה לנושא חם במיוחד הן ברמת האביזרים והן ברמת היישומים 

גדעון לופז פרט את הלקחים העיקריים בהטמעת פורטל ארגוני:

  • לא יכול להיות יזום או מנוהל רק על ידי יחידת ה-IT
  • חייב להיות נגיש מכל מקום בו מתרחשת פעילות עסקית/ארגונית
  • חייב להיות ממשק שאינו מוגבל לצריכת תוכן אלא גם ליצירת תוכן
  • יכול לספק את כל התועלות המקוות רק אם מהווה את פלטפורמת השיתופיות הבלעדית
  • חייב לשבור (בתבונה) את הירארכיית יצירת הערך

 למצגת – לחץ כאן
 

אבי ונגר, סמנכ"ל מערכות מידע ברד תקשורת, סקר את תהליך הקמת ותפעול פורטל ארגוני בחברתו. רד תקשורת נוסדה בשנת 1981,  מעסיקה כ-1,000 עובדים, מרכזה ברמת החייל ו-30 סניפים ברחבי העולם. בין מטרות הפורטל:

 

·         מידע כללי בחברה – מודעות העובד לנתונים חשובים

·         מידע אישי – זיהוי אישי

·         גישה אחידה ונוחה לכל המערכות, SSO

·         ערך מוסף למשתמש, קיצור תהליכים

·         עצמאות למשתמש

 

אבי ונגר סקר את תהליך תכנון והקמת הפורטל שנמשך כ-18 חודשים והציג מסכים עיקריים.

 

למצגת – לחץ כאן         

 

ערן חזקיהו, מנמ"ר BTG, הרצה בנושא: "Collaboration and Beyond". BTG נוסדה בשנת 1980 ועוסקת בתחום הפרמצבטי. בשנת 2005 נרכשה החברה על ידי חברת Ferring Pharmaceuticals שבסיסה בשוויץ.

 

ערן הציג את התפתחות הפורטל הארגוני המסייע לארגון באוטומציה של תהליכים, חסכון ושיפור בפרודקטיביות של העובדים וצמצום הצורך בהדפסות. בין הנושאים: הזמנת ארוחות, ניהול נסיעות, מעקב פרויקטים ועוד.

למצגת – לחץ כאן 
 

דוד אלוש, מנכ"ל CloudCom, סקר את "מהפיכת זרימת הידע בארגון" באמצעות הטמעת פתרון BOX – מערכת ניהול ושיתוף מידע בארגון. בין הנושאים המקבלים מענה:

 

·         גישה לתוכן ארגוני מכל מקום

·         ניהול גרסאות למסמכים

·         שיתוף מידע עם גורמים מחוץ לארגון בצורה מאובטחת

·         ניהול משימות

·         מעקב שינויים במסמכים וחתימות דיגיטליות

·         כספות וירטואליות מוצפנות ועוד 

 



למצגת – לחץ כאן
 

הרצל קוריאל, מנכ"ל Kineo, הציג את מהלך הייעול ושיפור תהליכי עבודה בעזרת פלטפורמת ניהול התוכן הארגוני של BOX. קבוצת Kineo מבצעת פרויקטים בתחום הלמידה וההדרכה בארגונים ובין לקוחותיה: סלקום, שטראוס, בזק, פלאפון ועוד.

 

בין האתגרים שנדרשו לפתרון לפני יישום BOX

  • לא היתה מערכת ניהול תוכן מרכזית לכל העובדים – כל עובד שמר את הקבצים שלו על פי שיקול דעתו והכפילויות היו רבות ומיותרות
  • כל העובדים בתנועה מתמדת והיה קושי בנגישותם למידע זמין ועדכני
  • היה צורך מתמיד בבניית תיקיות מידע משותפות בין מנהלי הפרויקטים ללקוחות שלהם
  • קושי בהעברת חומרים גדולים דרך המייל ללקוחות ומהם אלינו
  • היה צורך במנגנוני אישור של מסמכים מול לקוחות וברמה סבירה של ניהול משימתי בין העובדים 

 

בין התועלות כתוצאה מיישום BOX

  •  קביעתסטנדרט לתהליכים ומסמכים בעבודה מול כל לקוח ולקוח על פי נוהל קבוע מתיקיית נוהלים.
  • שינוי משמעותי בכל הקשור לבקרה פרטנית על מסמכים, שינויים ומשימות לכל עובד.
  • מערכת התראות אוטומטית מספקת אינפורמציה תפעולית ומכירתית על כל מסמך שעובד/לקוח מתעניין.
  • הבעיה של חוסר סינכרוניזציה בין העובדים/לקוחות נעלמה לחלוטין.
  • בכל חיפוש של קובץ מסוים נדרשת הקלדה של אותיות ספורות בלבד על מנת לקבל רשימת מסמכים מתאימה 

למצגת – לחץ כאן
 

בנוסף הרצה אלדד גפן, מנמ"ר מטרו מוטור, על פיתוח פורטל ארגוני בחברתו באמצעות JOOMLA – מערכת ניהול תוכן בקוד פתוח. אלדד גפן הדגיש את העובדה שניתן להקים פורטל ארגוני ללא השקעות מהותיות בתוכנה ואת חשיבות גיוס ההנהלה והמנכ"ל למהלך.

 

למצגת - לחץ כאן


לאחר ההרצאות התקיים דיון בפורמט "שולחן עגול" בהשתתפות הנוכחים.

הסיקור בוצע על ידי שמואל מרדלר, מנכ"ל פעילות ERP.ORG

ליצירת קשר : shmuel.merdler@erp.org.il