תפריט נגישות

הטמעת חשיבת עתיד בארגון

חשיבת עתיד ארגונית הנה יכולת חיונית וקריטית לארגונים המתמודדים עם אתגרי המורכבות וקצב השינוי של הסביבה המודרנית.


אתגרי הסביבה לארגונים
האתגרים אותם מציבה הסביבה בפני ארגונים במאה ה 21 הנם תובעניים וקריטיים במידה רבה יותר מאשר מבעבר. הסביבה החיצונית והפנימית של הארגון הופכות להיות מורכבות ביותר ומשפיעות על הארגון בדרכים רבות ועקלקלות. בנוסף, קצב השינויים בסביבה הולך ומואץ ומקשה על ארגונים לעדכן וליישם בזמן סביר מדיניות אפקטיבית המתחשבת בשינויים אלו. המורכבות וקצב השינויים המואץ בסביבה מקשים על ארגונים לזהות ולחזות את המגמות והדפוסים המתפתחים בה, לאתר את האפשרויות העומדות בפני הארגון, ולהגדיר אסטרטגיה ארגונית מתאימה ותוכניות רב שנתיות למימושה. חשיבת עתיד ארגונית, המבוססת על הדיסציפלינה האקדמית של חקר עתידים (Futures Studies), מסייעת לארגון לזהות דפוסים ומגמות בסביבה, לייצר על בסיסם תחזיות במהימנות גבוהה, והגדיר דרכי פעולה אפשריות, אפקטיביות ורצויות כבסיס לעיצוב אסטרטגיה ארגונית.

חשיבת עתיד בארגון
חשיבת העתיד שיטתית וסדורה בארגון מהווה בסיס חיוני להגדרת אסטרטגיה ארגונית אפקטיבית ותוכנית היישום שלה. האסטרטגיה הארגונית מתמקדת בשאלה "מה נעשה?" ותוכנית היישום שלה עוסקת בשאלה "כיצד נעשה זאת?". חשיבת עתיד ארגונית מכינה את הבסיס להגדרת אסטרטגיה ארגונית מהימנה על בסיס קיום המרכיבים הבאים:

  • מנגנוני סריקה - מנגנונים טכנולוגיים ואנושיים המסייעים לאיסוף שיטתי ושוטף של מידע רלוונטי על הסביבה הקרובה והגלובלית.
  • מנגנוני ניתוח ופרשנות - מנגנונים  המסייעים לארגון בניתוח ובפרשנות של המידע שנאסף על ידי מנגנוני הסריקה כדי לתת מענה לשאלה "מה נראה שקורה?" (רבדים גלויים בסביבה) ולשאלה "מה באמת קורה?" (רבדים עמוקים וסמויים בסביבה).
  • מנגנוני חיזוי -  מנגנונים המסייעים לתת מענה לשאלה "מה יכול לקרות?" ומאפשרים לארגון לזהות עתידים אפשריים, סבירים ופרועים בסביבה הקרובה והגלובלית.
  • מנגנוני עתיד רצוי - מנגנונים המסייעים לתת מענה לשאלה "מה יכול להיות שנצטרך לעשות?" על ידי גיבוש דרכי פעולה רצויות ואפשריות עבור הארגון. דרכי הפעולה הללו יהוו בסיס להגדרת אסטרטגיה ארגונית. 

ארגון חושב עתיד המיישם מנגנונים אלו יזכה ביכולות שיאפשרו לו:

  • להיות קשוב לסביבה ולהכיר את מגמות ודפוסי העומק המשפיעים על התנהלותה.
  • להשקיע בניהול סיכונים כדי לאבטח את הארגון.
  • לייצר תרחישי עתיד פרוע השוברים את המודלים המנטאליים הארגוניים.
  • לחפש ולאתר נקודות מפנה בתחומים קריטיים לארגון.
  • לפתח ולבחור תרחישים עליהם אפשר לבסס את האסטרטגיה הארגונית.
  • לבחור אסטרטגיות מאתגרות, מרגשות ברות השגה ומבוססות.
  • לעודד מגוון דעות בתהליכי פיתרון בעיות וחדשנות.

חשיבת עתיד ותבונה קולקטיבית
אחת הגישות המבטיחות בחשיבת עתיד ארגונית מבוססת על רתימת ומיצוי התבונה הקולקטיבית של בעלי העניין של הארגון למנגנונים השונים של חשיבת העתיד שתוארו לעיל. בעלי העניין של הארגון יכולים להשתייך לקבוצות רבות ומגוונות כגון: עובדים, לקוחות, ספקים, ארגוני עובדים, רגולטור, אנשי אקדמיה, ארגוני סחר, ארגונים עמיתים, הציבור הרחב ואפילו ארגונים מתחרים. המתודולוגיות והכלים הטכנולוגיים הקיימים מאפשרים לרתום קבוצות גדולות של בעלי עניין של הארגון לביצוע תהליכי חשיבת עתיד באופן אפקטיבי מהיר וחסכוני כדי לתת מענה למגוון של אתגרים: תחזיות לגבי נתח שוק או היקף מכירות של חברה, תחזיות לגבי הסבירות שפרויקט יעמוד ביעדיו, הגדרת חזון  וכיווני פעולה רצויים ומוסכמים, תעדוף משאבים או חלופות, ניתוח סיכונים עתידיים, הערכת ההשלכות של אירוע או החלטה ועוד. 

הטמעת חשיבת עתיד בארגון

מהלך הטמעת חשיבת עתיד בארגון מושפע מרמת הבשלות של הארגון בתחום חשיבת העתיד ומותנה במנהיגות נחושה שתדע לקבוע תיחום אפקטיבי ומתאים לתחום זה בארגון. המהלך כולל יישום מרכיבים חיוניים של נוהל לניהול הליך חשיבת עתיד, ארגז כלים מתודולוגי ופונקצית חשיבת עתיד ארגונית המובילה את הטמעת המהלך באופן הדרגתי.

בשלות ארגונית - מרבית הארגונים אינם מודעים או מודעים באופן שולי לתהליכי ומתודולוגיות חשיבת עתיד . במקרים הספורים בהם הם מבצעים חשיבת עתיד הדבר נעשה ללא תכנון או מומחיות. קיימים ארגונים מעטים שהפכו למודעים לקיומן של שיטות עבודה מומלצות בתחום חשיבת העתיד אותן הם מיישמים באופן ספוראדי על בסיס מידע וסיוע חיצוניים וניסיון העבר. השאיפה של ארגון מודרני צריכה להיות יישום גישה שיטתית וסדורה לחשיבת עתיד אשר מספקת תוצרים אפקטיביים והחזר על ההשקעה. קיימים ארגונים המשקיעים מאמצים נוספים, אף מעבר לכך, כדי לפתח מומחיות ותהליכים מתקדמים של חשיבת עתיד וחלקם אף הופכים למחדשים היוצרים ומפיצים בעצמם שיטות חדשניות.

מנהיגות ותיחום - כדי להטמיע חשיבת עתיד בארגון נדרשת מנהיגות בעלת חזון ונחישות ליישם ולמסד מנגנוני חשיבת עתיד שיטתיים וסדירים. בנוסף, על הארגון לקבוע מסגרת לנושא חשיבת עתיד בארגון המגדירה את הגבולות, המטרות, סוגי האתגרים והמשאבים שיוקצו לנושא.

נוהל לניהול הליך חשיבת עתיד - על הארגון להגדיר נוהל  לניהול הליך חשיבת עתיד המגדיר את שלבי מחזור חיי הליך שכזה ואת מבנה התוצרים הנדרשים בכל אחד מן השלבים. תקן זה צריך להתייחס לסוגי הליכי חשיבת עתיד השונים באופיים ובגודלם, החל מתרגיל חשיבת עתיד, שהוא הליך חד פעמי שאורכו נמדד בימים, דרך פרויקט חשיבת עתיד, שהוא הליך חד פעמי שאורכו נמדד בשבועות עד חודשים, וכלה בתוכנית חשיבת עתיד המגדירה מערך הפועל באופן תדיר ושוטף.

ארגז כלים מתודולוגי - על הארגון להטמיע בהדרגה ארגז כלים מתודולוגי ארגוני הכולל אוסף כלים ושיטות לחשיבת עתיד, שנבחרו מתוך המערך הרחב של המתודולוגיות והכלים של תחום חשיבת העתיד, בהתאם לעדיפויות, לתרבות ולמשאבי הארגון הספציפי. יש לבנות מאגר ידע המפרט עבור כל מתודולוגיה בארגז הכלים את מטרותיה, יתרונותיה וחסרונותיה, אופן השימוש בה ואת המשאבים הנדרשים ליישומה. ארגז הכלים המתודולוגי צריך לכלול גם המלצות, כללי אצבע ותבניות לערכות מתודולוגיות המשלבות מספר מתודולוגיות בהליך חשיבת עתיד אחד ומורכב. 

פונקצית חשיבת עתיד ארגונית – על ארגון המעוניין להטמיע חשיבת עתיד  להטיל את האחריות על משימת ההטמעה על פונקציה ארגונית קיימת או על פונקציה חדשה של עתידן ארגוני שתוגדר בארגון. פונקציות קיימות בארגונים כגון פונקציות תכנון או פונקציות אסטרטגיה ארגונית הן מועמדות טבעיות לקבלת אחריות על הטמעת חשיבת עתיד בארגון. תפקידיה של פונקצית חשיבת העתיד הנם: פיתוח והטמעה של גישות וכלי חשיבת עתיד בארגון, יצירת תכנים, ידע ותובנות לגבי העתיד הן על בסיס תהליכי חשיבת עתיד פנים ארגוניים והן על ידי קבלת מידע וניתוחים ממקורות חוץ ארגוניים, והובלת שינוי בתרבות הארגונית בהקשר ליחס לחשיבת עתיד והשפעתה על תהליכי עבודה ארגוניים. היקף איוש פונקצית חשיבת העתיד בארגונים נע בין אדם אחד ברוב המקרים ועד ל 5 אנשים במקרים קיצוניים. 

הטמעה הדרגתית - הטמעת נושא חשיבת העתיד בארגון צריכה להיעשות באופן הדרגתי. ההתנסות הראשונית יכולה להיות דרך התמודדות עם אתגר ארגוני ספציפי נבחר באמצעות הליך של חשיבת עתיד מתאים המצריך את הארגון ללמידה ויישום של מתודולוגיה וכלי  תומכים רלוונטיים. פרויקט פיילוט זה יאפשר לארגון ללמוד את התחום, להכיר את יתרונותיו וייצר מוכנות לשלבים הבאים של ההטמעה. בשלב השני על הארגון להגדיר פונקצית חשיבת עתיד ארגונית מקצועית שעליה תוטל המשימה להטמיע את חשיבת העתיד בארגון. פונקציה זו תסייע לגורמים שונים בארגון שירצו להוביל ולבצע תהליכי חשיבת עתיד למטרות שונות, ברמת הארגון כולו או ברמה של יחידה בארגון.

לסיכום
חשיבת עתיד ארגונית הנה יכולת חיונית וקריטית לארגונים המתמודדים עם אתגרי המורכבות וקצב השינוי של הסביבה המודרנית. יישום חשיבת עתיד סדורה ושיטתית מהווה בסיס להגדרת אסטרטגיה אפקטיבית לארגון מול אתגרי הסביבה. מהלך הטמעת חשיבת עתיד בארגון מייצר שינויים באופן בו הארגון חושב ופועל ולכן נדרשת מנהיגות בעלת חזון ונחישות הנותנת למהלך גיבוי. יש להגדיר פונקציה האחראית בארגון שתוביל את המהלך כפרויקט סדור של שינוי ארגוני מדורג העוסק בכל ההיבטים  הרלוונטיים: המקצועי, התהליכי, והתרבותי. ארגונים שישכילו להטמיע חשיבת עתיד באופן נכון ישפרו במידה ניכרת האפקטיביות והיעילות שלהם ויקנו לעצמם יתרון תחרותי רב ערך. 
 
כותב המאמר: עופר מורגנשטרן, מנכ"ל חברת צופן העתיד - פיוצ'רקוד  ומרצה בתחום חקר העתיד
ליצירת קשר:     ofer@future-code.com