תפריט נגישות

כש-Lean ו-IT נפגשים

על פי תפיסת Lean כל פעילות שמושקעים בה משאבים ושהלקוח אינו מוכן לשלם עבורה, או שאינה תורמת מידע, או שאינה נעשית נכון בפעם הראשונה – מוגדרת כבזבוז, ויש לחפש דרכים לצמצם אותה.

 Lean-IT היא תפיסת ניהול מלווה בכלים פרקטיים, עוסקת בתחומים של פיתוח תוכנה וניהול IT פנימה, וכן בתחומים של ה - IT כחלק מהארגון העסקי . היא נשענת על עקרונות Lean אולם כיון שמדובר בתחום ייחודי ושונה לא ניתן לתרגם את עקרונות Lean 1:1 לעולם ה - IT . היקף השיטה נרחב ביותר והיא ניגשת לפתרון בעיות ה - IT ולשיפור תפקודו בארגון מזויות ראיה יחודיות וחדשניות . Lean-IT צברה כבר לא מעט הצלחות , ומאפשרת התמודדות מרשימה עם אתגרים לא פשוטים בחברות מובילות , תוך הבאת ערכים עסקיים גבוהים ביעילות הולכת ומשתפרת .

Lean Management – תפיסת ניהול שפותחה וממשיכה להיבנות ביפן, במפעלי טויוטה, כמענה לצורך להתמודד עם תנאי שפל כלכלי ותחרות קשה החל מהשנים שלאחר מלחמת העולם השניה ועד ימינו אלה.

בסוף המאה העשרים המערב החל ללמוד את תפיסת הניהול הייחודית הזאת ולאמץ אותה במגוון תעשיות ומגזרים , ולא רק בתעשית הרכב. כיום התפיסה מיושמת בהצלחה בתעשיה, בבתי חולים, בפיתוח מוצרים, במתן שירות ועוד.

  • שיטת ה"לין" מתמקדת ביצירת ערך ללקוח תוך שימוש חסכוני במשאבים, יצירת תהליכים ארגוניים מוכווני לקוח, שיפור וייעול מתמשך בתהליכים אלה.
  • יתרונותיה הם: פשטות, ויזואליות, עבודה בשיתוף גורמים שונים בארגון ותוצאות מידיות.
  • צמצום הבזבוז ושיפור מתמשך בתהליכי העבודה תורם להעלאת רמת האיכות, לצמצום זמני סבב של בניית הערך ללקוח ולשיפור שביעות הרצון של הלקוחות והעובדים.



ומה זה קשור לעולם ה- IT ?

בשנים האחרונות יש אי שביעות רצון בקרב הנהלות ואנשי ה- Business מתפקוד ה- IT . מהתפוקות, מהקצב, מהאיכות ובמיוחד מהעלויות הגבוהות.

נעשים נסיונות לשפר את המצב באמצעות אימוץ טכנולוגיות חדשות, שימוש בתוכנת מדף, הרבה צירופים של 3 אותיות לועזיות ( (ERP, CRM, ERM, BPM… וכן אנו שומעים מעל כל במה את הדרישה ש"ה- IT צריך להיות יותר קרוב ל- Business ".

Lean הינה תפיסה מתאימה למי שהבין שאין פתרונות קסם, שיש צורך בשינוי כיוון ובפתרונות שהם מחוץ ל"רפרטואר" הרגיל של Best Practices .

על פי תפיסת Lean כל פעילות שמושקעים בה משאבים ושהלקוח אינו מוכן לשלם עבורה, או שאינה תורמת מידע, או שאינה נעשית נכון בפעם הראשונה – מוגדרת כבזבוז, ויש לחפש דרכים לצמצם אותה. בארגונים המפתחים תוכנה שיעור הפעילויות המביאות ערך על פי הגדרה זו הוא פחות מ-10%.

בחיי יומיום ב- IT אנו מתייחסים לבזבוזים רבים כאל רע הכרחי שלא ניתן להמנע ממנו, ולא כך הוא הדבר. דוגמאות לבזבוזים אופיניים :

1. Feature – ים מיותרים

Feature מיותר עולה במשאבים הן בשלב ההקמה והן בהמשך. האתגר הוא לזהות את 20% הדרישות שיביאו ל-80% מהערך. מורכבות מיותרת היא יקרה ופוגעת בפרמטרים שונים של איכות ועלות המערכת.

2. העברות מיד ליד

בכל העברה הולך לאיבוד ידע או שנדרשים מאמצים להעברת הידע הזה. התמחויות עומק מהוות חלק מהסיבות להעברות מיד ליד ולהקטנת גמישות.

3. באגים

עקרון חשוב הינו "איכות במקור". קוד שנוצר על ידי מפתח ומכיל באגים, עובר ל- QA , מנוהל, מתועדף, מאותר, מתוקן, ונשלח לבדיקות חוזרות . זהו תהליך יקר וממושך שניתן למנוע אותו.

4. חוב טכני

חוב טכני הינו כל דבר שנמצא בקוד ושייקר או יאיט פיתוח קוד בהמשך. למשל ענפי קוד בלתי מסונכרנים, קוד מתחכם, באגים שלא טופלו, ארכיטקטורה בצימוד גבוה.

5. Work In Progress

חלקי יישום שנמצאים בעבודה עלולים להכיל ולהגדיל סיכונים כגון : אפיון לא נכון, קשיי אינטגרציה בין מודולים, תאימות גרסאות, לקוח שיתחלף וכדומה. יש לפעול בעקביות לצמצום הזמן עד לעליה לאויר של חלקי יישום.

6. Multitasking

Multitasking ובמיוחד כזה המבוצע על בסיס של Interruptions , הוא גורם משמעותי מאוד לבזבוז זמן במעבר ממשימה למשימה. דוגמא נפוצה היא תכניתן שכחלק מעבודתו מבצע תיקוני באגים לתוכנה שנמצאת בייצור. כל פניה לבירור מחייבת זמן כניסה לנושא אחר ואובדן זמן בחזרה.

7. Delays

לעיתים קרובות אנו רואים בקשות לפיתוח כלשהו, שמשמעותו שעות או ימים ספורים, שמשיקולי תקורת בדיקות והעברה לייצור נכנסות לגירסה מתוכננת למספר חודשים קדימה. ל- Delays יש השפעה שלילית על שביעות רצון של הלקוחות, על יעילות הפיתוח ועל הרלונטיות של הפיתוח לצרכי השעה של הארגון.

התובנה המתבקשת היא שעל מנת לצאת ממעטפת הביצועים הקיימת יש ללמוד לזהות את הבזבוז בתהליכי העבודה , לתכנן ולפעול בצורה עקבית ונחושה לשינוי התהליכים כך שניתן יהיה להקטין את הבזבוז, להגדיל את הערך ללקוח, ולשפר עוד ועוד את היחס בין הערך לבין המשאבים הנדרשים להשגתו.

כותבת המאמר: עדה מרקמן, מנכ"לית משותפת ב-BDA
ליצירת קשר: ada@bda-projects.co.i