תפריט נגישות

סקירת מוצר: Box - ניהול, שיתוף ואחסון מידע בענן

Box – המשווקת על בסיס SaaSהיא אפליקציה לעסקים לאחסון ולשיתוף בענן, המשמשת כ-"קופסת כלים" מקוונת הנותנת מענה לצרכים רבים של הארגון בכל הנוגע לניהול תכנים.

האתגר

יצירת סביבת עבודה משותפת לעובדי הארגון ושותפיו העסקיים המאפשרת ניהול קבוצות עבודה והתוצרים (מסמכים).

בארגונים רבים, הנעדרים סביבה מוסדרת שכזו, מסמכים ארגוניים המשקפים ידע צבור של עובדים, נתוני התקשרויות, אפיונים של מוצר חדש וכיו"ב מועברים באמצעים שונים, בין העובדים, ללא בקרת גרסאות, הרשאות, עדכונים ועוד. שעות עבודה רבות ונזקים כבדים נגרמים כתוצאה מתקשורת לקויה בין חברי הקבוצה: אובדן מסמכים, חוסר בהירות לגבי הגרסה המאושרת האחרונה, טעויות בתקשורת ובעיות בדואר האלקטרוני.

הפתרון

Box – המשווקת על בסיס SaaS היא אפליקציה לעסקים לאחסון ( cloud storage ) ולשיתוף ( content sharing ) בענן , המשמשת כ-"קופסת כלים" מקוונת הנותנת מענה לצרכים רבים של הארגון בכל הנוגע לניהול תכנים. Box משלבת מגוון רחב של פתרונות ענן מובנים ונלווים הכוללים עורכים מקוונים למרבית המסמכים הקיימים תוך יצירת שיתופיות מקסימלית בין העובדים/הלקוחות או עם כל גורם אחר המתקשר אלקטרונית עם הארגון.

בין התועלות

שיתוף תכנים ( content sharing ) בין אנשים (בארגון ומחוצה לו)
ניתן ליצור קבוצות משתמשים ולתת הרשאות לעריכת הקבצים או לצפייה בהם בלבד, וכן לערוך קבצים במשותף בדומה ל- Google Docs ולנהל דיונים ותגובות ,שמירת גרסאות, רשימת מטלות, הצפנה וניהול סיסמאות ועוד.

ממשק מתקדם
ל- Box ממשק נוח שבא לידי ביטוי בגרירת הקבצים מהמחשב, וזריקתם לחלון הדפדפן . בכל חיפוש של קובץ מסוים נדרשת הקלדה של אותיות ספורות בלבד על מנת לקבל את רשימת הקבצים המתאימה או לחילופין לתת לכל קובץ מספר תגיות כמו "שיווק", "קורות חיים" וכד', וכך למצוא אותם מהר יותר.

אינטגרציה
Box מאפשרת אינטגרציה מובנית ומתקדמת עם מאות יישומים חיצוניים כדוגמת Office, Google Analytics, Google Apps, Salesforce, SharePoint , Gmail,Zoho ועוד עשרות מערכות EMC מובילות בשוק כדוגמת Documentum , פתרונות מבית SAP ו- Oracle ועוד.

אדמיניסטרציה
Box מציעה קונסול אדמיניסטרטיבי מקיף וקל לשימוש עבור ארגונים הנזקקים לניהול עשרות, מאות ואף אלפי משתמשים, הקצאת הרשאות שונות למשתמשים שונים החל מהעלאה בלבד ועד לזכויות עדכון מלאות, הגנות בסיסמא או הקצאת תאריכי תפוגה לקישורי קבצים או לחומרים רגישים. כמו כן ניתן להפיק דו"חות אודות פעילויות של משתמשים או קבצים, כולל כניסות למערכת, הורדות והעלאות קבצים ועדכונים לפי טווחי תאריכים.

אבטחה
Box עומדת בתקני האבטחה המחמירים ביותר תוך שימוש בתקני אבטחה מחמירים מבוססי- 256bit AES SSL . בנוסף להבטחת 99.9% זמינות ברשת, לקוחות Box Business ו- Box Enterprise מפיקים תועלת מיכולות הכוללות בין היתר את הצפנת המידע המועבר, הצפנת המידע המאוחסן, אכיפת מדיניות סיסמאות מתוחכמת ,ניהול דרישות מורכבות של סיסמאות כולל ההיסטוריה שלהן ומדיניות איפוס ועוד.

יישומים לדוגמא (מניסיונם של ארגונים)

  • הפצת סיכומי ישיבות (הנהלה, דירקטוריון ועוד) ווידוא קבלתם על ידי המשתתפים
  • עדכון של קובץ אקסל אחד, על ידי משתמשים שונים, בו זמנית
  • הפצת קבצים גדולים באופן מאובטח, קל ונוח
  • ניהול דיון וירטואלי עם צוותי פרויקט הכולל צפייה בהערות בצמוד למסמכים
  • צפייה במידע מכל מכשיר נייד
  • עבודה ב- ON LINE ו- OFF LINE כולל יכולות סנכרון של המסמכים
  • ניהול סבב חתימות ואישורים
  • שיתוף מידע עם גורמי חוץ באופן מאובטח ומוצפן כולל אישורי קבלה ותגובה
  • ועוד

לקוחות

ל- BOX מיליוני משתמשים ברחבי העולם, מאות אלפי ארגונים וקצב הצטרפות של כ-500 ארגונים כל שבוע במהלך השנה האחרונה. 92% מהארגונים המשתייכים לרשימת ה- 500 Fortune האמריקאית משתמשים ב- Box .

מעוניין לקבל מידע נוסף אודות הפתרון – לחץ כאן

ליצירת קשר : info@CloudCom.co.il

למאמר משלים

* הסקירה בוצעה על ידי מומחי היישום של ERP.ORG.IL בשיתוף עם מנהל המוצר ב- CloudCom Applications.