תפריט נגישות

ניהול משברים בפרויקטי IT - פרק שלישי

לפניכם הפרק השלישי בסדרת מאמרים העוסקת בניהול משברים בפרויקטי IT. בשני הפרקים הקודמים הגדרנו מהו משבר בפרוייקט ...IT

כולנו נוהגים לצטט את חוק מרפי, הקובע כי "כל דבר שיכול להשתבש, אכן ישתבש". רק מעטים מאיתנו יודעים כי כשמרפי ניסח את החוק הנקרא על שמו, כל שהתכוון לומר היה שכדי להצליח בביצוע משימה כלשהי (במקרה שלו - ניסוי פיזיקלי בתחום הטילים), יש לשקול את כל האפשרויות לפני הביצוע.

כך הדבר גם בעת בניית פרויקט. אולם היה והפרויקט נקלע למשבר, בין אם משום שלא נשקלו כל האפשרויות, או כיוון שנוצרו מצבים בלתי צפויים, מה אז? במקרה כזה, יש לאתר במהירות, ביעילות ובנחישות את כל הגורמים למשבר, ולנטרל אותם אחד-אחד עד לחיסולם המוחלט.

במקביל, יש לבחון מהן הפעולות הנדרשות כדי להעלות את הפרויקט מחדש על דרך המלך, ולהובילו ביעילות, בנחישות, ובמהירות ככל האפשר (מחזור חיים אג'ילי, זוכרים?) לגמר מוצלח, לשביעות רצון כל הנוגעים בדבר.

להלן חמישה מהלכי בזק שיסייעו לכם להוציא את עגלת הפרויקט התקועה מהבוץ:

1. זיהוי גורם היסוד למשבר

השלב הראשון בפתרון המשבר הוא זיהוי גורמי היסוד לבעיה. לפעמים עצם פירוק הבעיה לגורמים מקל על ההתמודדות עם כל גורם בנפרד. בשלב זה חשוב לבחון מה ניתן לעשות כדי לפתור את הבעיה, ולא מה הביא למצב. הסקת מסקנות של מה הביא למצב יתבצע בשלב מאוחר יותר, לאחר פתרון המשבר.

2. פתרון טווח קצר לעומת פתרון לטווח הארוך

לעיתים ניאלץ לתת פתרון מיידי כדי לכבות את השריפה שכן פתרון של גורם היסוד בצורה מערכתית דורש תהליך ארוך יותר. במקרה כזה, נכבה את השריפה באופן מיידי, אך חשוב לזכור שצריך להכניס לתוכניות העבודה גם את הטיפול התשתיתי בגורמי היסוד כדי למנוע את המשברים הבאים.

3. מיקוד הצורך העסקי כאן ועכשיו

בדקו את ההתאמה בין הדרישות כפי שהוגדרו בתחילת הפרויקט לבין צורכי הלקוחות העכשוויים. תעדוף מחודש, ממוקד ורלבנטי של הדרישות יכול לתת לפרויקט את הרוח הגבית שתוביל אותו לכיוון נכון ואפקטיבי יותר.

4. מעבר לפיתוח מונחה ערך לקוח

נסו לבחון את דרישות הפרויקט דרך העיניים של צורכי הלקוחות הבוערים ביותר. ככל שתקדימו לשחרר תוצרים מוגמרים נדרשים ללקוח - כך יקטנו בהתאמה רמת הסיכון של הפרויקט וירד הלחץ בצווארי הבקבוק של מתן המענה ללקוחות.

5. העמקת השיתוף והקשב ללקוחות

נכון, כל היעדים והמטלות של הפרויקט הוגדרו מראש, אבל תופתעו לגלות כמה דברים השתנו מאז במפרט הצרכים של הלקוחות, ואיך בעזרת הגדרת מחודשת של שינויים אלה, או חלקם לפחות, ניתן להעמיד את הפרויקט על הרגליים מחדש ולהתחיל לרוץ קדימה בצורה אפקטיבית.

6. תגבור צוות הפרויקט על פי הצורך

הגודל לא בהכרח קובע, אבל במצבים מסוימים ייתכן כי תוספת אד-הוק של צוותי עבודה רלבנטיים, ישחרר את צווארי הבקבוק ויאפשר לפרויקט לחדש את הזרימה האפקטיבית שלו בקצב ובכיוון הרצוי.

7. הידוק הקשר בין מנהלת הפרויקט והלקוח

שיתוף פעולה ותקשורת זורמת עם הלקוח הם תמיד מתכון טוב לשיפור המצב, בוודאי כאשר גלגלי הפרויקט חורקים ואי הבנות מאיימות על הצלחתו. סמיכות פיזית עשויה בהחלט לסייע לתקשורת אפקטיביות יותר, שתוביל לשיפור בשיתוף הפעולה בין הגורמים השותפים לפרויקט ותאפשר רה-ארגון של המטלות תוך תעדוף משימות וקבלת החלטות בהתאמה טובה יותר לסדרי העדיפות של הלקוח.

ככלל, בעידן הדינאמי שבו אנו פועלים, ייתכן ובשלו התנאים לבחון את הצלחת הפרויקט (ומתוך כך להגדיר מחדש מהו פרויקט במשבר), לא על בסיס תוצרי הפרויקט וכל המשתמע מכך, אלא על בסיס הערך שהפרויקט מביא לארגון בסופו של יום. חלק בלתי נפרד משינוי צורת המחשבה בדרך זו, תהיה התובנה ההדדית לפיה על הלקוחות בארגון לראות את עצמם כשותפים אמיתיים בתהליך. מתוך תחושת השותפות הזאת תצמח גם סביבת עבודה מבוססת סובלות וסבלנות - שתאפשר לצדדים להתוות ביחד כיוונים חדשים לפרויקט, נכונים יותר ומתאימים יותר, שתוספת הערך שלהם לארגון תעלה לאין שיעור על עלות השינוי הכרוכה בביצועם.

כותבת המאמר: דורית שר, מנכ"ל חברת EffectiveHiTech
ליצירת קשר: dorit@effectivehitech.co.il