תפריט נגישות

ניהול משברים בפרויקטי IT - פרק שני

זהו הפרק השני בסדרת מאמרים העוסקת בניהול משברים בפרויקטי IT. בפרק הראשון הגדרנו מהו משבר בפרויקט IT ומה עלול להוביל למשבר. בפרקים השני והשלישי נעסוק בשאלות: איך ניתן למנוע משבר מלכתחילה

אחד השלבים המשפיעים ביותר על יכולת ההצלחה של הפרוייקט הוא שלב התכנון, שבו נקבעת תכולת העבודה, מוגדרים לוחות הזמנים והמשימות לביצוע, נערכות ההערכות התקציביות ונקבעת תוכנית התקציב, מוגדרים הפרמטרים להערכת האיכות הרצויה, נבנה הצוות שיוביל את הפרוייקט לסיומו המוצלח ועוד ועוד. דילוג על שלב התכנון, או העדר תכנון מעמיק ומוגדר היטב - הוא מתכון לכישלון ידוע מראש של הפרוייקט.

תיאום ציפיות - אות לבאות

שלב חיוני בתכנון הפרוייקט הוא ביצוע תיאום ציפיות מול מכלול הגורמים המהווים בעלי עניין בפרוייקט. לצורך כך יש לזהות תחילה מיהם בעלי עניין אלה (יוזם הפרויקט, נותן החסות לפרויקט, ההנהלה, הלקוחות, המשתמשים ו/או מנהלים אחרים בארגון), ולאחר מכן לזמן כל אחד מהם לתהליך מדויק של תיאום ציפיות, שבו יישאלו שלוש שאלות מנחות:

  • מה חשוב לך?
  • מה ייחשב בעיניך כהצלחה?
  • מהו סדר העדיפויות שלך?

לאחר בחינת היבטים נוספים העשויים להשפיע על תכנון הפרויקט, יש לרכז את כל המידע במסמך הבנות כולל, ולזמן את כל בעלי העניין לדיון במסמך ולקבלת אישור עקרוני להבנות.

יחד עם זאת, חשוב מאוד לזכור כי תהליך ריכוז ההבנות ואשרורן אינו תהליך חד פעמי אלא תהליך מתמשך, הנדרש בכפוף לשינויים בצרכים, בנסיבות ובמרכיבים לכל אורך חיי הפרויקט. על מנת להימנע ממצבי משבר, חשוב לשמור כל הזמן על עדכונים שוטפים של בעלי העניין בפרויקט ולהיות נכונים להתגמש בתיאום הציפיות, מתוך ראייה ארוכת טווח של הצלחת הפרויקט ושביעות הרצון של הלקוחות.

תקשורת אפקטיבית עם כל בעלי העניין

שמירה על תקשורת טובה עם הגורמים המעורבים בפרויקט, היא אחד האמצעים להימנעות ממשברים.

תקשורת ויחסי אמון צריך מנהל הפרויקט לפתח ולתחזק לאורך הזמן, ולהגיע למצב בו הצד השני יודע שהצרכים שלו חשובים למנהל הפרויקט, וכי יש מי שמבין אותו. באופן כזה, יהיה קל יותר להתגבר על חוסר הבנה בתהליך, ולחבר את הלקוחות ובעלי העניין האחרים כשותפים לביצוע הפרויקט.

ניהול סיכונים - עם מבט לפנים

חלק בלתי נפרד מכל פרויקט הם הסיכונים - אותם גורמים העלולים להשפיע על הפרויקט לרעה. חלק מהסיכונים ניתנים לצפייה והערכה מראש, אולם יש מספר לא מבוטל של נקודות כשל העלולות לצוץ לאורך מחזור חייו של הפרוייקט ולאיים על הצלחתו.

מה עושים? מקווים לטוב ונערכים לרע ביותר. ובמילים אחרות: מאמצים דרך מחשבה פרו-אקטיבית במטרה לחזות, לאתר ולסכל את נקודות הכשל מבעוד מועד. הדרך היעילה לעשות זאת היא באמצעות תוכנית ניהול סיכונים שמסתכלת לפרויקט ישר בעיניים, בלי הנחות, בלי שבלונות חשיבתיות של כיבוי שריפות ובלי קיצורי דרך.

תכנית ניהול סיכונים אפקטיבית היא פונקציה ישירה של התנהלות מנהל הפרוייקט וכל יתר הגורמים המעורבים בו. חשיבה ריאקטיבית של הצוות המנהל, תוביל לניהול סיכונים מגיב, שלא יוכל לצפות את פני הסכנה קודם להתרחשותה, וממילא, יתקשה למנוע את המשבר מבעוד מועד.

חשיבה פרו-אקטיבית של הצוות המנהל, לעומת זאת, תאפשר לצפות כשלים עוד בטרם התבססו, ולהקדים תרופה למכה או לפחות לזהות את הבעיה בהתהוותה ולהפעיל את תוכנית התגובה שהוכנה מראש, לתיקון הבעיה ולניתוב הפרויקט בחזרה אל דרך המלך.

חלק בלתי נפרד מניהול סיכונים הוא שלב הפקת הלקחים, שבו נדרש לבצע תחקיר על כל סיכון שלא זוהה מראש. הצעתי, להמיר את התחקיר בתחכים, היינו: תחקיר שניתן להחכים ממנו, כדי שבסופו, ניתן יהיה להוסיף את הסיכון הבלתי צפוי לרשימת הסיכונים המוכרים, לטובת הפרוייקטים הבאים.

מחזור חיים אג'ילי - מתאים לי!

דרך יעילה ביותר להקטנת הסיכון בפרוייקט היא פשוט לספק ללקוחות תוצרי ביניים בעלי ערך גבוה ללקוחות, שעונים על צורכיהם, מוקדם ככל האפשר. שימוש במחזור חיים אג'ילי יאפשר להעביר לפחות חלק ממרכיבי הפרויקט המוגמרים ללקוחות, ולהקטין בהתאמה את החשיפה לסיכון אפשרי לפחות בכל הנוגע למרכיבים אלה. יתירה מכך, ככל שנקדים לספק ללקוחות תוצרי ביניים מהפרויקט, כך הטמעת השימוש בהם בקרב הלקוחות תעלה, וזה כשלעצמו יעלה את הסיכוי להצלחת הפרויקט.

מתן תשומת לב לתקשורת טובה ויחסי אמון בין כל הגורמים, ניהול סיכונים כצורת מחשבה פרו-אקטיבית והקדמת מתן תוצרים ללקוחות, יקטינו את הסיכויים למשבר בפרויקט ויתרמו לשביעות רצון גבוהה של הלקוחות. על הדרך הנכונה לצאת מהמשבר, אם הגענו אליו – על כך בפרק השלישי והאחרון של הסדרה.

כותבת המאמר: דורית שר, מנכ"ל חברת EffectiveHiTech
ליצירת קשר: dorit@effectivehitech.co.il