תפריט נגישות

ניהול משברים בפרויקטי IT - פרק ראשון

בשלושת פרקי הסדרה, העוסקת בניהול משברים בפרויקטי IT, נגדיר מהו משבר בפרויקט IT, מה עלול להוביל למשבר, איך ניתן למנוע משבר מלכתחילה


מהו משבר ומהן הסיבות העלולות להוביל פרוייקט למשבר

ניהול פרויקטים כרוך במרכיב גבוה של אי ודאות ו/או סיכון כלכלי. מעצם טבעו, כל פרויקט נועד להסתיים לשביעות רצונות של הלקוח, בלו"ז שהוגדר מראש, תוך עמידה ביעדים ובאיכות הנדרשת, וכמובן, בעלות נמוכה ככל האפשר (או לפחות במסגרת התקציב שהוקצה לו).

פרוייקט במשבר, בהגדרה, הוא פרוייקט שכשל בעמידה באחד ממדדי הפרויקט המרכזיים – שביעות רצון לקוח, לו"ז, מסגרת תקציבית ו/או איכות, או שבשלב כלשהו נראה כי ללא נקיטה בפעולות לא מתוכננות, הוא צפוי להיכשל במדדים אלה - כולם או חלקם.

האפשרות להיקלע למשבר אורבת לפרויקט בכל שלב ושלב לאורך מחזור חייו, מסיבות שונות ומגוונות:

  • ייתכן, כי דרישות התכולה של הפרוייקט לא הוגדרו מלכתחילה באופן מיטבי, ודרישות חדשות או אחרות משבשות את מהלכו התקין.
  • ייתכן כי במהלך הביצוע עולה צורך בשינויים משמעותיים, שיחד עימם עולה רמת הסיכון של הפרויקט והאפשרות לחרוג מהלו"ז ו/או מהתקציב שנקבעו לו.
  • ייתכן כי משאבים שהוקצו לביצוע הפרוייקטים אינם עולים בקנה אחד עם הקיבולת או ההימצאות שלהם בפועל, כך שהקצאתם מתעכבת ויחד איתה – מתעכב הפרויקט כולו.
  • ייתכן ובלהט התכנון נקבע לו"ז לא ריאלי להשלמת הפרוייקט. הלו"ז שנקבע משפיע על האופן שבו נערך הלקוח לקבלת תוצרי הפרוייקט. עיכוב בלו"ז עקב הגדרה לא ריאלית שלו, עלול לגרור בעקבותיו מצד הלקוח תגובת שרשרת של ציפיות בלתי ממומשות, חוסר שביעות רצון ואפילו נזקים ותביעות.
  • גם תעדוף שגוי של משימות הפרוייקט עלול לעכב את התקדמותו ולהובילו למצב משברי של אי עמידה בלו"ז או חריגה מתקציב, או שניהם גם יחד.
  • וכמובן, אי אפשר למנות את הגורמים העלולים להוביל פרוייקט למשבר מבלי להזכיר את האפשרות למעורבות בלתי מספקת מצד הלקוחות, העלולה להאט את התקדמות הפרוייקט, או להוביל אותו לכיוונים שונים מכפי שהיו רוצים, שייתכן ויהיה צורך להגדירם מחדש כשהלקוחות "יתעוררו".

תכנון מפורט ומוקפד, כמו גם תהליכי בקרה יגבירו את הסיכוי לעמידה ביעדי הפרוייקט לשביעות רצון הלקוח, אולם כיוון שפרויקט, מעצם טבעו, מאופיין ברמה גבוה של אי ודאות ושינויים בלתי צפויים, קשה מאוד למנוע את הסיכון להיקלע למדרון החלקלק שיוביל למשבר.

מבחינת מנהל הפרוייקט, מדובר בחלום בלהות, שעליו לשמור את שתי עיניו פקוחות לרווחה בכל עת, כדי שלא להיקלע לתוכו. עליו לגייס את כל הידע, המיומנויות והכישורים שלו, כדי לוודא שהפרוייקט יצליח. אולם גם המנהל המוכשר והמיומן ביותר יודע, כי לעתים, אי הוודאות גוברת.

מהם תמרורי האזהרה שיש לשים אליהם לב, המאותתים על משבר מתקרב?

  • כאשר מנהל הפרוייקט ו/או העובדים בו, אינם מבינים מהו הצורך העסקי שעליו נועד הפרויקט לתת מענה.
  • כאשר מתחיל תהליך של אי עמידה בתאריכי היעד של אבני דרך חשובות בפרוייקט. אי עצירה כבר בתחילת הגילוי עלולה להוביל למדרון חלקלק, שיהיה קשה מאוד לעצור בו.
  • כאשר משיחה עם לקוחות הפרוייקט עולה שאין להם בדיוק מושג על תוצרי הפרוייקט שהם עתידים לקבל בסופו.
  • כאשר מנהל הפרוייקט מחלק הערכות אופטימיות על תהליכי הביצוע, אולם העובדים בשטח משדרים פסימיות הולכת וגוברת.
  • כאשר בשיחה עם מנהל הפרוייקט מתברר שעליו "ללכת לבדוק" נתונים בסיסיים, או להכין דו"חות מיוחדים, כדי לספק נתונים שהוא אמור לדעת לספק בשליפה, בשוטף.
  • כשהעובדים בשטח מתחילים להראות סימני מצוקה, להישאר בעבודה בשעות לא הגיוניות, וכאשר מצב הרוח מתחיל לרדת.
  • כאשר מתברר שהעובדים לא היו שותפים להערכות הזמנים ולמשמעויות הכלכליות והאופרטיביות של העמידה ביעדי הביצוע.
  • כאשר מתברר שלא מתקיימות ישיבות סטאטוס שוטפות עם כל הגורמים הרלבנטיים בארגון בנוסף לגורמי ה- IT (כגון: רכש, הדרכה וכד'), ובשיחה עם אותם גורמים עולה שאין להם שמץ של מושג מה מצופה מהם.
  • ותמרור אזהרה נוסף, בעיקר בפרויקטים מורכבים ומרובי צוותים, הוא כאשר מתגלה שהצוותים אינם מסונכרנים בינם לבין עצמם בכל הנוגע ללוח הזמנים של חבילות העבודה של כל צוות, או שלא נלקח בחשבון זמן האינטגרציה בפרוייקט.

מתן תשומת לב לקיומם של תמרורי אזהרה, תוך הפעלת חשיבה ארוכת טווח, יסייעו למנהל הפרוייקט לצלוח את תפקידו בשלום. על הדרך הנכונה לנהל את הפרוייקט כדי להימנע ממשבר ועל הכלי האולטימטיבי למניעת משברים פרויקטאליים - בפרק השני של הסדרה.

כותבת המאמר: דורית שר, מנכ"ל חברת EffectiveHiTech
ליצירת קשר: dorit@effectivehitech.co.il