תפריט נגישות

אופטימיזציה של תקשורת ותכנון עם ספקים

תקשורת עם ספקים הינה תהליך קריטי וחשוב לאפקטיביות וייעול תהליך ה- S&OP הארגוני. מעבר לשימוש במערכת מידע המאפשרת שיתוף עם ספקים מאפשרת לייעל את התהליך כולו, לקצר את זמני התהליך


רקע

הסביבה העיסקית של ימינו הולכת וגועשת, השינויים העיסקים הופכים תכופים וחדים יותר ויותר. בסביבה גועשת שכזו ניתן לראות מיקוד של חברות רבות בקיצור זמני האספקה והתגובה לאורך שרשרת אספקה. אחת הנקודות החשובות לשיפור בתגובתיות השרשרת הוא שיפור וייעול תהליך ה-Sales Operation Planning (S&OP). כחלק מתהליך זה ארצה לעמוד על החלק שכולל את תהליך התקשורת והתכנון עם ספקי הארגון (המשאב החיצוני).

תקשורת עם ספקים
מערכת הרכש כוללת תקשורת מאד מאסיבית ואינטנסיבית עם ספקים בכל רחבי העולם. את התקשורות ניתן לחלק לשולשה קטגוריות בולטות :

  1. תכנון אספקות : הכוללת תשדורת של תחזיות, הזמנות, שינויים בהזמנות, דוחות חוסרים, דוחות ביצועים וכו'.
  2. תקשורת הנדסית : שרטוטים הנדסיים, שינויים הנדסיים, עצי מוצר, קונפיגורציות וכו'.
  3. תקשורת מסחרית : בקשות להצעת מחיר, חוזים, חשבוניות וכו'.

המשותף לכל הקטגוריות היא מאסה של ניירת אשר עוברת בין הספקים לארגון ומחייבת ניהול מסודר ומדויק, על מנת להיות אפקטיביים ויעילים. לא אחת מבוצעות תקשורת אלו בעזרת מיילים, פקסים, דואר וכו'. מיותר לציין כי פעילות תקשורת זו אינה מוסיפה כל ערך לתהליך והיא בעצם רק תהליך אדמינסטרטיבי טהור של העברת מידע. תהליכים אלו בד"כ לוקחים הרבה זמן לדוגמא: סבב תקשורת של תוצאות ריצת MRP הכולל תשדורת של הזמנות חדשות, עדכון הזמנות קיימות וכו', יכול לנוע בין בין שבוע לשבועיים לסבב מלא!. בעולם הגועש של היום זה הרבה זמן, שאינו מאפשר לאנשי השיווק וההנהלה לקבל החלטות נכונות ומהירות על הזדמנויות
עיסקיות שצצות חדשות לבקרים.

שיפור התהליך
אחד הדרכים לשיפור התהליך הוא הטמעת מערכת מידע של שיתוף מידע עם הספקים. מערכת זו היא בעצם פורטל רשת ( WEB ) אשר אליו "נשפך" כל המידע הארגוני לספקים. הספק בעזרת סיסמא נכנס למערכת ו"שואב" את המידע העיסקי הרלוונטי לגביו. כמו כן הספק מגיב ל"תוך" המערכת לדוגמא: אישור הזמנות, אישור שינוים וכו'.

יתרונות המערכת 

1. מהימנות המידע

  • מקור מידע אחד לכל התקשרות הארגונית עם ספקים.
  • מעקב אחר היסטוריה ועדכונים של וורסיות התקשורת. 
  •  עדכוני מידע מבוצעים ונראים בזמן אמת.

2. זמן עיבוד המידע מתקצר משמעותי

  • ריצת MRP  והשלמת סבב תקשורת מלא (שללא מערכת עומד על בין שבוע לשבועיים) עם מערכת שיתוף ספקים נעה בין 24 ל- 48 שעות בלבד!.
  • זהו יתרון משמעותי לקיצור זמן תהליך ה – S&OP כולו, אשר מאפשר להגיב טוב יותר לשינויים בשוק.

3. ייעול כמות המשאבים הנדרשים לתקשורת אדמיניסטרטיבית

  • בשימוש במערכת נדרשים הרבה פחות משאבים אדמינסטרטיביים. המערכת נטענת במידע אוטומטית, ספקים מעדכנים את המידע לתוך המערכת וזה האחרון "נשאב" אוטומטית למערכת ה – MRP בסוף כל יום.
  • הניהול האוטומטי של השוטף, מאפשר למיקוד האנרגיה בניהול החריגים בלבד.   

שינויי תרבותי

1. שינויים פנים ארגוניים : המעבר למערכת אוטומטית משאיר בד"כ הרבה משאבים אדמינסטרטיביים (ברכש) ללא מעש. נדרש כעת לבחון מי הם המשאבים שניתן לפתח ולהפוך למנהלי ספקים ובכך לגדל אותם לבצע משימות יותר קריטיות לארגון. מצד שני יהיו אנשים אשר לא יתאימו ואולי יאלצו לעבור לתפקידים אחרים, או לעבור לארגון אחר.


2. שינויים חוץ ארגוניים : מאחר והמערכת מאפשרת בעצם לספקים לעדכן את המידע ישירות למערכת המידע, מתבצע פה בעצם תהליך של העברת האחריות לעדכון, אמינות וזמינות המידע לספקים. זה מחייב לא אחת השקעה מחודשת מצד הספק באנשים, אשר ישבו מול המערכת ויעדכנו אותה בזמן אמת. ספק אשר לא יתכונן יכול לפגוע באמינות המערכת כולה.

סיכונים
מאחר והטמעת מערכת מידע לשיתוף עם ספקים, מחייבת ביצוע שינויי תרבותי לא קטן, ובעיקר אצל הספקים, ישנו כאן בעצם סיכון מובנה. מעבר האחריות לעידכון של המערכת ע"י הספקים מחייבת (לפחות בהתחלה) פיקוח צמוד מצד הלקוח, שאכן הספקים מתארגנים (עם משאבי ואנשים) על מנת לתמוך בתהליך החדש. ואולי החשוב מזה הוא יצירת ההבנה אצל הספקים שבתהליך החדש ישנו פחות "פיקוח" מצד הלקוח והמידע שנמסר משודר למערכת המידע ומשם אח"כ למערכת השיווק ואף ללקוח סופי.

לסיכום
תקשורת עם ספקים הינה תהליך קריטי וחשוב לאפקטיביות וייעול תהליך ה- S&OP הארגוני.  מעבר לשימוש במערכת מידע המאפשרת שיתוף עם ספקים (SUPPLIERS COLABORATIONS) מאפשרת לייעל את התהליך כולו, לקצר את זמני התהליך, לשפר את אמינותו ואפילו למזער את המשאבים הארגוניים המושקעים בניהולו. בשורה התחתונה התגובתיות לשוק עולה משמעותית, מערכת הרכש מתייעלת וממוקדת בניהול ספקים (ולא בניהול אדמיניסטרטיבי של מידע, פקסים וכו') ובכך משפרת את ביצועי שרשרת האספקה כולה.
 

לבלוג של ארז לוי