יישום מערך ארגוני בתחום הספנות - מניסיונה של חברת א.מ.א סוכנויות ים

מבט מהיר

פרטי חברה

שם החברה: א.מ.א. סוכנויות ים מאוגדות

תעשייה: תובלה ותחבורה (ספנות)

מוצרים ושירותים: שירותים בתחום הספנות - מכולות ומיכליות, אוניות קירור, מטען בטחוני ושייט ליעדים בכל רחבי העולם

אתר החברה: http://www.ama.co.il/

שותף עסקי: RELS

 צרכי החברה

• מציאת מערכת שתוכל לעמוד בצמיחה המהירה של החברה ובמקביל תוכל להתחבר למערכת הייעודית לתחום הספנות
• יצירת שיקוף בין ה- SAP Business One לבסיסי הנתונים שבמערכות התפעוליות שבסניפים ומערכות הBilling בכדי שכל הפעילות הפיננסית, תקבל ביטוי ב- SAP Business One

פתרון SAP

SAP Business One

 הצלחות עיקריות בהטמעה

• בניית ממשק בין ה-SAP Business One למערכת ה-Billing כך שכל המידע מוצג באופן מפורט ומקוון
• אפשרות לבניית דוחות הפלגה מורכבים באמצעות לחיצת כפתור תוך קיצור זמן הפקת דוחות והעלאת איכות הדו"ח
• עבודה חלקה ללא תקלות למרות נפח התנועות האדיר העובר דרך המערכת
• יכולת הוספת שדות באמצעות מודול ה-UDF והרחבת מסמכים

 מבט לעתיד

• ממשק חכם שנבנה בין ה-SAP Business One למערכת ה-Billing צפוי לשרת את החברה עוד שנים רבות
• המשך צמיחת הפעילות העסקית יחד עם המערכת

-----------------------------------------------------------------------------------------------

א.מ.א סוכנויות ים מאוגדות

א.מ.א. סוכנויות ים הוקמה בשנת 1970. עם מחזור עסקי שנתי של עשרות מיליוני דולרים, היא לא רק מהחברות הותיקות בישראל בתחום הספנות, אלא גם אחת הקבוצות הפרטיות הרווחיות ביותר בתחום. החברה נבדלת ממתחרותיה בשוק במגוון הרחב של השירותים אותם היא מציעה- מכולות ומיכליות, אוניות קירור, מטען בטחוני ושייט ליעדים בכל רחבי העולם.

תהליכים פנים-ארגוניים הם אלה אשר הניעו את החברה לבחון האם המצב הנוכחי בו נמצאת החברה, בהיבטים של ניהול המידע הארגוני, הוא המצב האופטימאלי עבורה. אילן לוינגר, אשר מוביל את פרויקט ה SAP Business One בא.מ.א. מתאר את השינויים שחלו בחברה: "בארבע השנים האחרונות צמחה א.מ.א. מאד בכל הקשור להיקפי פעילות, מספר לקוחות וצרכים פיננסיים. מאידך, הנהלים ושיטת העבודה עם הכלים החישוביים נותרו זהים. עם מערכת ה- DOS ששימשה אותנו, הפקת דוחות הייתה תהליך ארוך ומייגע. כמות הניירת שהופקה לתיעוד כל התנועות אילצה אותנו לנבור בספרים כדי להבין מה נעשה ומה לא. גם ניהול מערכת ה-Billing הנפרדת, בה מופקים החיובים ללקוחות, היה ידני. היה ברור לנו שאנחנו חייבים להתייעל".

א.מ.א עשתה מחקר שוק, ובסופו העמידה שני פתרונות אפשריים למערכת שתנהל את המידע הארגוני ותחבר בין המערכות התפעוליות ומערכת הגבייה: פתרון מקומי ופתרון בינלאומי, ה- SAP Business One. "התרשמנו מהאינטואיטיביות של ה- SAP Business One, ומהתפריטים הנוחים", אומר לוינגר. "זה פקטור מאד חשוב כשאתה ניגש להטמיע מערכת ארגונית. יש חשש שאנשים בחברה לא יצליחו להסתדר איתה. לכן, היה חשוב לבחור במערכת נוחה ככל האפשר". הכף הוכרעה לטובת ה-SAP Business One  והפרויקט יצא לדרך.

פלטפורמה לניהול המידע

חברת RELS, שותפה עסקית של SAP ליישום ומכירה של ה- SAP Business One, אפיינה את הממשק של המערכת על פי הדרישות של מערכת הBilling, והחלה ביישום. "עיקר הצרכים שלנו התמקדו בסגירת הפער הקריטי שבהיבטים הפיננסיים של חיוב הלקוחות", מסביר לוינגר. "אחד האתגרים עימם התמודדנו הוא הצורך ליצור שיקוף ב- SAP Business One לבסיסי הנתונים שבמערכות התפעוליות שבסניפים ומערכות הBilling, בכדי שכל הפעילות הפיננסית, קרי חיובים שיוצאים, תנאי אשראי וכו', יקבלו ביטוי ב- SAP Business One".

אתגרים אלו נובעים ממאפייניה של מערכת הBilling המסורתית המשמשת את א.מ.א.: "מערכת הBilling שלנו היא מערכת ייעודית וכבדה לתחום הספנות, שמבוססת על מניפסטים (רשימת שטרי מטען המתארת את הסחורה, הכמות, עלויות ההובלה וכדומה). מחיר ההובלה נגזר לתוך מערכת הBilling, וכשהלקוח משחרר את הסחורה לייבוא או מטעין לייצוא, מערכת הBilling שואבת מידע משטר המטען ומציגה את החשבון. ה- SAP Business One משמש עבורנו פלטפורמה עליה מנוהל כל המידע הזה והופכת אותו לזמין עבורנו בכל זמן".

עוד מספר לוינגר כי עם ה- SAP Business One, מערכת הBilling יכולה לקלוט נפח נתונים גדול פי 3 משיכולה הייתה לקלוט בעבר. "מערכת ה- Billing שלנו התפתחה ביחד עם SAP. ביחד עם RELS בנינו מערכת Billing אוטומטית, שקולטת את הקובץ היומי לתוך ה- SAP Business One. הקובץ מסייע בהפקת חשבוניות מס, מס זיכוי וחשבוניות השהייה למקרה שהלקוח מעכב את המכולה אצלו. כל אלה מוצגים ב- SAP כעסקה ספציפית כוללת או כהובלה ימית תלוי בדוח המבוקש. זאת מפני שהמידע מאורגן לתוך חשבונות ייעודיים כגון חשבון ההפלגה. מנהלת הלקוחות שלנו הייתה צריכה בעבר לקלוט ידנית חשבוניות מהסניפים לתוך מערכת עזר לגביה וגיול לקוחות. היום זה מוזן אוטומטית. עד ה- SAP Business One לא תמיד היה כל החומר בפנים אלא המתין להזנה ידנית. לבעלי האוניות, יש דרישה להציג את הדברים בצורה מסוימת. באמצעות ה- SAP המידע מוצג באופן מפורט ומקוון כך שזמן הפקת הדוח ואיכותו קוצרה לאין ערוך".

מסמכים בלחיצת כפתור

למרות החששות מהמערכת החדשה, מהר מאד למדו בא.מ.א. להסתייע ב- SAP Business One, בין היתר לבניית דוחות הפלגה. עם נתונים הנובעים מיותר מ- 15 הפלגות בחודש, רק של חברת האם, בא.מ.א. כבר לא מצליחים להבין איך התמודדו עם כל המידע לפני ה- SAP Business One: "עד היום, כשסגרנו דוחות הפלגה, היינו מוצאים את עצמנו עם ניירת במשקל של מספר קילוגרמים לכל דוח. היום כל תנועת יומן מבוטאת במסמך SAP- חשבוניות מס נקלטות כתעודות רכש או תעודות זיכוי, חשבוניות מס מסווגות על פי הפלגות או על פי התפעול השוטף של החברה. יכולת ניהול המסמכים של ה- SAP Business One מאפשר לנו לסרוק מסמכים ל- PDF, לשלוח תעודת רכש, וייצוא אוטומטי של קישור למסמך גם ל-Excel. את המסמך אני יכול לראות בלחיצת כפתור. הכול שמור אצלנו וההתנהלות פשוטה יותר בסביבה ללא נייר".

כוח של SAP Business One הוא בבסיסו, מספר לוינגר, "בתחילת אפיון הפרויקט ביקשתי להרחיב, להתאים ולהוסיף למערכת עוד ועוד אפשרויות, אבל בהמלצתם של  RELS שהציעו לנו להשתמש במערכת כמו שהיא וככל שלמדתי להכיר את המוצר כך הבנתי את כוחו הבסיסי. אנו משתמשים ב- SAP Business One כמו שהוא על יכולותיו, ולמרות נפח התנועות האדיר שעובר דרכו, המערכת עובדת חלק וללא תקלות. הוספת שדות באמצעות מודול ה-UDF והרחבת מסמכים הן משימות פשוטות לביצוע וברמת עבודה היומיומית עם המערכת לא נתקלתי במגבלה שמאלצת אותי לתכנת מחדש את המערכת. RELS כמובן מסייעת עם לנו בבניית דוחות מורכבים יותר כגון דוחות סגירת הפלגה. בעבודת האפיון עם RELS הבאנו את המורכבות לידי פשטות.

על האספקטים העסקיים שבהשקעה ב- SAP Business One אומר לוינגר: "זה לא דבר של מה בכך. לקחנו את המערכת הקיימת בחברה, אותה קשה יותר לאפיין ולפתח, וחיברנו אותה עם מערכת עסקית חדישה ופתוחה, ה- SAP Business One, בממשק חכם שישרת אותנו עוד שנים רבות. בכך יצרנו למעשה שלם שהוא גדול מסך חלקיו. מינפנו את המערכת הקיימת שלנו, שמשרתת אותנו כבר כמעט 25 שנה, בצורה כזו שתעבוד באופן מקוון, על כל יכולות ה- SAP Business One. כל המודולים, לרבות ה- CRM, פתוחים בפנינו, וכל זה בעלויות מאד-מאד נוחות".

לצפיה בפורמט PDF

 ליצירת קשר: shira.alcalay@sap.com