תפריט נגישות

Project Collaboration Portal: פלטפורמת ניהול פרויקטים התומכת בעבודת צוות ושיתוף ידע

ניהול פרויקטים הוא כנראה המבחן העליון, ואולי הקשה ביותר, של תפיסת ''ניהול מונחה תוצאות''. בפרויקטים התוצאה חייבת להיות מסומנת מראש ואי אפשר, בדיעבד, לסמן מטרה סביב התוצאות בפועל.

 בפרויקט מבטא המנהל את יכולתו להפיק תועלת מרבית ממשאבים נתונים, נדירים, עליהם הוא צריך להתחרות מול ''בעלי עניין'' אחרים בארגון. הוא צריך להוכיח מנהיגות ונחישות בהשגת המטרות בלי להפוך לרודן שמצמית את הרצון הטוב ואת מקורות היצירתיות בצוות שלו. ניהול פרויקט דורש עבודה טכנית קשה ברמת הפרטים - ויש אלפים כאלה אפילו בפרויקט לא שאפתני במיוחד- יחד עם חזון ופתיחות לרעיונות טובים שנוצרו במהלך העבודה. יש צורך במנגנון אחד להפצת מידע בין אנשי צוות הפיתוח ואחר, שמכוון לקבל לקוחות הפרויקט וההנהלה עסקית. בפני המנהל עומדות בעיות שליטה, אבטחה, יחסי אנוש ותנודות ברמת התמיכה שהוא מקבל מהממונים עליו. לא פשוט- ולכן גם לא מפליא שאנשים אלה נוטים להיות מכונסים באתגרים הקשים שבפניהם, קצרי רוח בהסברה ובשיתוף אחרים, עובדים קשה מדי ומנוכרים לשאר הפעילויות שמתבצעות בארגון במקביל לפרויקטים שלהם.

 צורך קריטי בסביבת ניהול פרויקטים שיתופית פשוטה 

ברור שזה מצב פסיכולוגי לא רצוי, הן ברמה האישית והן ברמת הצוות והמחלקה. ''כחברת ייעוץ המתמחה בניהול פרויקטים ותהליכים עסקיים, אנו מודעים למתח האקוטי שנוצר סביב מנהל הפרויקט'', אומר יובל שטרן, סמנכ''ל שיווק ופיתוח עסקי בחברת ''מתן'' מפתח-תקווה.  

''גם כאשר הוא מנוסה מאוד ויודע איך להפיק את המקסימום מתוכנת ניהול הפרויקטים המעולה Microsoft Project Server, הוא די בודד במערכה. הוא תמיד נקרע בין הצורך לעקוב מקרוב אחרי מה שעושים עובדיו והחובה לעדכן את ההנהלה העסקית בכל התקדמות שהושגה, ביעדים שמומשו ובאתגרים שנשארו. כיועצים אנו גם יודעים שקיימים כלים מתוחכמים שיכולים לעזור לו בהפצת המידע כלפי מטה, לעובדים שצריכים לקבל ממנו הנחיות ומשימות, משוב ועידוד, וכלפי מעלה- למנכ''ל וצוות ההנהלה הבכירה. אלא שהכלים האלה דורשים התאמות לקהל יעד שונים. נכון שהמידע הרלוונטי מרוכז בשרת Project Server ולכאורה אפשר לקבל ממנו תשובות לכל שאילתה, אבל האם כל האחרים יודעים להשתמש כיאות בכל הכלים של Project Server? האם המנכ''ל מוכן לחקור את המשמעויות של גרף Gantt או Pert? האם העובדים בפרויקט יכולים לעזור לו בניהול על ידי שימוש בתכונות שיתוף העבודה של Project Server? מתברר כי ברוב המקרים כל התשובות לשאלות אלה הן שליליות. זיהינו צורך קריטי כמעט לפשט את הנושא וליצור סביבת ניהול פרויקטים שיתופית פשוטה הרבה יותר, אינטואיטיבית וקלה לפרישה בכל ארגון בו העובדים משתמשים ב-Outlook כתוכנה לניהול תקשורת וסדר יום. ולצורך כך גייסנו את תוכנת שיתוף הידע הארגוני SharePoint Server של מיקרוסופט ויצרנו את Project Collaboration Portal''.

תצוגה אישית, מותאמת לתפקיד ולאחריות

תוכנת Microsoft SharePoint מוגדרת על ידי מיקרוסופט כ''צומת שיתוף הידע בארגון'' ותפקידה לשמש פלטפורמה פשוטה ונוחה מאוד לשימוש כל העובדים בכל המשימות שדורשות העברת מידע בתוך הארגון. מעבר המידע יכול להיות מלמעלה למטה, כמו בהפצת הוראות ההנהלה לכל העובדים, או מלמטה למעלה- משוב מקו החזית לחדרי הישיבות של ההנהלה הכללית. Microsoft SharePoint גם משמש להעברת מידע ''רוחבית'' בין בעלי תפקידים באותו רובד ניהולי, ולהפצת תכנים שמעניינים את כולם ללא קשר לעבודתם, כמו הודעות של מחלקת הרווחה. היתרון הגדול של Microsoft SharePoint הוא הקלות בה ניתן לפתוח אתר ייעודי לכל פרויקט (ובכלל, לכל נושא), לזמן אליו את כל המעורבים ובעלי העניין, ולהתאים לכל אחד את התצוגה על מסך המחשב האישי.

לדוגמה, אם מדובר בהפצת מידע אודות פרויקט מסוים, העובדים יראו את המשימות שלהם, הסיכונים שבאחריותם, רשימת To Do אישית וכדומה. המנכ''ל, בדרך כלל, יסתפק בגרף פשוט המציג את סטאטוס הפרויקט על ציר הזמן, ''רמזור'' התראה על חריגות מסוכנות מהתוכנית, וקישורים למסמכים רלוונטיים מנקודת השקפתו. בצורה דומה יכול מנהל הכספים לעקוב אחרי השגת יעדים על פי תקציב, מנהל משאבי אנוש יכול ללמוד מי  עושה מה, איפה חסרים אנשים ומהיכן אפשר לקחת אותם, ומנהל השיווק יכול להבין אם יש צורך בהערכות שונה לפני השקת המוצר. ''די קל לזהות את הסינרגיה הטבעית בין Project Server, המנוע שסוחב את הפרויקט ומייצר את כל הנתונים הדרושים לניהול אפקטיבי, לבין Microsoft SharePoint, מנוע הפצה והנגישות למידע שיכול לשפר דרמטית את השימוש השוטף במנגנוני Project Server. המוצר שפיתחנו, Project Collaboration Portal, הוא הסינתזה של שני המוצרים של מיקרוסופט-בתופסת הידע והניסיון של מומחי חברת ''מתן'' ותוך שיתוף פעולה עם ''אלעד מערכות תוכנה'', בית תוכנה שמתמחה בנושא ניהול ידע ארגוני''.

 

שיתוף פעולה בעיצוב ה-Best Practice

''חשוב לזכור שמנקודת ההשקפה של המשתמשים השונים לא כל המידע הרלוונטי נמצא ב-Project Server'' אומר רביב שמואלי, מנהל פיתוח מערכות ניהול ידע בקבוצת אלעד. ''בנוסף למסמכים הטכניים שמוצאים את מקומם במסגרת Project Server יש גם מוצרים של מערכות אחרות. למשל, הגדרת יעדים בצורה המשקפת את הדרישות העסקיות תימצא במערכת ''ניהול דיונים ומעקב החלטות''.

פרטים לגבי זמני ההספקה של פריטים שהוזמנו לצורך החוזה זמינים במערכת הרכש. ואת ההתחייבויות שסופקו ללקוח אפשר לחלץ רק ממערכת ה-CRM או ממאגר חוזי SLA. התמונה שכל בעל תפקיד רואה בפורטל הוא פסיפס מסמכים ממקורות שונים וכדי לסנכרן ולעדכן את התצוגה יש צורך במערכת ניהול מסמכים מהסוג שאלעד התמחתה בו. אנו מדברים על שילוב של שלושה מרכיבים מודולריים, העוסקים בניהול מסמכים, במשימות ומעקב ביצוע, ובתיעוד ישיבות ודיוני ועדות. אלעד מובילה את השוק הישראלי במערכות ניהול ידע המבוססות על טכנולוגיות מיקרוסופט. היא מפתחת מוצרים מקוריים, מגדירה מתודות, מטמיעה פתרונות מוכנים ועוזרת באינטגרציה ורטיקלית של ניהול ידע בתוך תהליכים עסקיים שונים. שיתוף הפעולה שלנו עם ''מתן'' הוא עוד דוגמא איך ה-Best Practice של אלעד יכול להוסיף ערך רב לפתרון שנועד לפשט את העבודה באחד מהוורטיקלים החשובים בכל תעשייה-ניהול פרויקטים.

להטמיע במהירות פתרון שעובד, הוכיח את עצמו וענה לדרישות

''כמו בתחומי מומחיות אחרים, החל ב-ERP וכלה ב-BI, גם בניהול פרויקטים המשתמשים גילו את האטרקטיביות של פתרונות Best Practice'' אומר אמיר רוזנפלד, מנהל מחלקת פיתוח התוכנה במתן. ''מערכת דוגמת Project Server היא חזקה וורסטילית מאוד – כאשר היא בידיים הנכונות. עבור חלק גדול מהמשתמשים הפוטנציאליים, אלה שלעולם לא ילמדו להשתמש בכל התוכנות ולנצל את כל הטריקים, עדיף לוותר על חלק מהוורסטיליות ובלבד שהפתרון יהיה שימושי במסגרת העבודה שלהם, ידידותי בממשקיו עם משתמשים שונים ואינטגרטיבי עם מערכות אחרות בארגון. יובל הסביר את החשיבות של ממשך אינטואיטיבי בנוי על Outlook ושל מנגנון הפצה שבסיסו Microsoft SharePoint. רביב דיבר על הצורך להתחבר עם העולם של מסמכים, דיונים וקבלת החלטות. אבל יש עוד הרבה חיבורים שיכולים לתרום ל-Best Practice ואתם לא רוצים להמציא אותם מחדש בכל הארגון. המטרה היא להטמיע במהירות פתרון שעובד, הוכיח את עצמו וענה לדרישות. כאשר עיצבנו את Project Collaboration Portal הקו המנחה היה ליצור סביבת ניהול פרויקטים המתאימה ביותר לתרבות העסקים הישראלית, להטמיע בתוכה את התובנות שלמדנו במשך שנים כחברת ייעוץ, לפשט את השימוש בלי לאבד את הרציונל המקצועי. הסיסמא שלנו Project Management Made Simple, מביעה את אמונתנו, שבאמצעות המתודיקה הנכונה ניהול פרויקטים לא צריך להיות האתגר המפחיד שהוא היום''.

 אינטגרציה פנימית בחבילת Office Server

''התובנה הזאת מושרשת עמוק בליבו של מי שהתרגל לעבוד עם תוכנות מיקרוסופט'', אומר יובל שטרן. ''לא מספיק להביא פתרון לארגון ולהתקין אותו על אחד השרתים. צריך לגרום לאנשים לרצות לעבוד עם הפתרון, לחקור את אפשרויותיו ולגלות איך הוא יכול לשפר תפוקותיהם. נקודת המפתח היא מה שמיקרוסופט קוראת People Ready Solution, פתרון מוכן לשימוש על ידי אנשים רגילים, לא מומחים ולא ''גיקים''. בהקשר של ניהול פרויקטים , נושא בו אפילו מושגי הליבה אינם מובנים לכל אחד, היה ברור שצריך לעטוף את הפתרון בשכבה עבה של מטפורות גרפיות וצורות שימוש המוכרות ומקובלות בין עובדי הידע בכל ארגון. לשם כך השתמשנו, כאמור, ב- Microsoft SharePoint וב-Outlook לצורך נגישות אינטואיטיבית, אך גם יצרנו אינטגרציה פנימית עם שאר היישומים בחבילת Office Server. המשתמשים יכולים לגזור בקלות נתונים מתוך Project Server לגיליונות Excel עבור אנליזה ותרגילי What If. הם יכולים להעביר מסמכי Word למאגר הידע המשותף, לשלוף גרפים עבור מצגות Power Point ולשלוח הודעות מיידיות (IM) על התפתחויות בפרויקט. כדי ליצור נגישות גלובלית, פתוחה ומזמינה, ביססנו את הארכיטקטורה על תפיסת Web Services. הודות לכך אין צורך בתוכנת ''לקוח'' ספציפית כדי לקחת חלק בפעילות הפרויקט או כדי להתעדכן בסטאטוס שלו. מכל מחשב בעל גישה לאינטרנט אתם יכולים להכנס לפורטל ולראות את דף הבית שעיצבתם על פי דרישות התפקיד שלכם''.

''צורבים'' מתודולוגיה סטנדרטית לתודעת מנהלי הפרויקטים

ואם התפקיד שלכם מחייב ידיעה של מצב כל הפרויקטים בארגון, הפורטל יכול לספק גם מידע ''מאוחד'' (Aggregate). תכונה זו זכתה להערכה רבה מצד מנהלים במשלים זמן רב בנסיעות והם רוצים לנצל אותו עבור התעדכנות בנושאים שאף פעם אין מספיק זמן כדי לחזור לעומקם. במבט המאחד אתם יכולים לראות את כל תיק הפרויקטים (Portfolio Management), את ההתקדמות היחסית שלהם, את המשאבים המועסקים והפנויים, ולהבין באיזו מידה תוכנית העבודה משקפת נכונה את סדר הקדימויות של ההנהלה העסקית. ומצד שני, אתם יכולים גם לחדור דרך המסך הגרפי לעומק הפרטים הטכניים, מה שנקרא Drill Down, ולזהות צווארי בקבוק, בעיות אישיות או חריגות מהמדיניות הארגונית. כי זאת יש לדעת, הטמעת Project Collaboration Portal תשפיע מיידית על תרבות הפרויקטים בארגון. אתם למעשה ''צורבים'' מתודולוגיה סטנדרטית לתודעת כל מי שעוסק בניהול פרויקטים ויוצרים תרבות אחידה, שתעזור לכולם להבין טוב יותר את תפקידם ואיך למלא אותו''.

''ניהול פרויקט הוא בעיקרו ניהול ידע'', אומר רביב שמואלי. ''נכון שהמנהל צריך גם תכונות של מנהיג, רקע טכנולוגי, כישורי אנוש ויכולת פוליטית במאבקי הכוח על משאבים נדירים. אבל 90 אחוז מעבודתו היא שגרה של קליטת ידע, ניתוח וקטלוג, הפצת תובנות ועדכון כמות עצומה של פרטים המשתנים דינמית, הן כתוצאה מהתפתחות הפרויקט והן בתגובה לשינויים בסביבה העסקית. הפתרון שאנו מציעים כאן פונה לשני הרבדים ההיררכיים שמקיפים את מנהל הפרויקט. מצד אחד אנו מספקים לו את הכלים ליצור את זוויות ההשקפה של ההנהלה העסקית-גרפים, סטטיסטיקות, ''לוחות שעונים'' (Dashboards), רמזורים שמציגים את הסטאטוס של אינדיקאטורים קריטיים (KPIs) וכדומה. ומצד שני אנו מציעים לכל משתתף בפרויקט להיכנס לפורטל ולהתעדכן במהירות בפרטים הרלוונטים לו, מנקודת ההשקפה הפרטית שלו, בצורה הפשוטה ביותר האפשרית. ומנהל הפרויקט יכול להשתמש במכשיר הזה כדי לוודא כי כל עובדיו מעודכנים ומסונכרנים עם הדרישות האחרונות של ההנהלה-ושלו עצמו- כולל התראות על חריגות ושינויים''.

 הכרה עולמית מחמיאה

Project Collaboration Portal יצא לשוק רק בקיץ האחרון וכבר זכה להכרה עולמית מחמיאה. ''מיקרוסופט עצמה הציגה אותו בכנס בינלאומי חשוב שנערך במדריד בדצמבר 2007, כדוגמא מופתית למה שאפשר לעשות על ידי ניצול תכונות האינטגרציה הפנימית של Office Server'', מספר אמיר רוזנפלד. ''זה היה אחד מתוך שישה סיפורי לקוח שמיקרוסופט הציגה והראשון מבחינת העניין שהוא עורר בקהל. הסיפור התייחס ליישום הפתרון בחברת Nice הישראלית, שהטמיעה אותו על כל חלקיו. ארגונים אחרים בחרו ללכת צעד אחר צעד, משום שהמבנה המודולרי והתפיסה העיצובית (ארכיטקטורת שירותי הארגון, SOA) מאפשרים הטמעה מדורגת.

בחרנו בארכיטקטורה הזאת לא משום שהיא אופנתית ומקובלת היום אלא הודות לפתיחות האינהרנטית שלה להרחבות עתידיות.

אנו רואים במוצר הזה בסיס להוספת מודולים בעלי ערך מוסף ספציפי על פי דרישות השוק. לתפיסתי זו התחלה של סיפור שאינו מוגבל לתעשייה מסוימת או תחום עסקי אחד. ניהול פרויקטים הוא אתגר בכל ענפי המשק, החל בפיתוח תוכנה וכלה בסלילת כבישים, ויש מקום נפלא להוספת מודולים ייעודיים עבור שווקים שונים. וזה לא פתרון יקר, גם עסקים קטנים יחסית יכולים לרכוש אותו ולהטמיע אותו בקלות מפתיעה''.

 הסיסמא Project Management Made Simple עוד תשמע בכל העולם

''יותר ויותר עסקים מבינים שיצירת סביבת פרויקטים תוססת ויעילה היא הערובה היחידה נגד הזדקנות והתנדפות'', אומר יובל שטרן. ''פרויקטים הם זרזי ההתחדשות של העסק ובהצלחתם מותנית היכולת של ארגון להתאים את עצמו לסביבה עסקית משתנה. אי אפשר להשאיר את כל השליטה והאחריות על ניהול הפרויקטים על הדרגים הטכניים וההנהלה הבכירה חייבת להיות מעורבת יותר. במיוחד, המנהלים העסקיים צריכים לקבל החלטות קריטיות, לעיתים קרובות בלי שתהיה להם הכשרה טכנית בניהול פרויקטים. הפתרון שפיתחנו בשיתוף על אלעד מערכות תוכנה מאפשר להם לקבל החלטות טובות יותר ולקחת אחריות במקום שמצפים מהם לעשות זאת. זה לא מוצר מדף ששולפים ''מהפלסטיקים'' ונותנים לו לרוץ ברקע. אנו מספקים שילוב של מוצר ומתודולוגיה, ידע של חברת ייעוץ מובילה יצוק בפתרון טכנולוגי ייחודי, שפותח בשיתוף עם חברת פיתוח תוכנה מובילה.

הפתרון הזה מבוסס על מומחיות ללא תחרות ביישומי ניהול הידע של מיקרוסופט, והתאמה לסביבה העסקית באמצעות ''תרגום'' המתודות הטכניות לעולם המושגים העסקיים. וזה אכן מוצר ייחודי בקנה מידה עולמי.

 לפי המשוב שאנו מקבלים ממיקרוסופט ומשותפים עסקיים בעולם, אין מוצר כזה לאף אחד אחר, ולכן אנו מאמינים כי הסיסמא Project Management Made Simple עוד תשמע בכל העולם''.

 

כותב המאמר: יובל שטרן, סמנכ"ל חברת מתן
ליצירת קשר: yuvals@matan-consulting.com

 

 

פרסום באתר