תפריט נגישות

אתגרים בניהול ממוחשב של פעילות ההפצה בארגונים מסחריים

במאמר, נתמקד באתגרים השונים הקשורים לניהול הממוחשב של פעילות ההפצה משלב ניהול התשתיות, הקשר עם הלקוח, הפצת המוצרים ובצוע ההתחשבנות.

 אתגר ניהול התשתיות במערך המחשובי

 נתוני לקוחות

 יש לתעד בקפידה, בעיקר באספקה לארגון מרובה סניפים, את הנושאים הקשורים לאנשי הקשר בארגון, כתובות לקבלת המשלוח וכיו"ב. באספקה לרשתות יש להבחין בין מצבים שונים לדוגמא: אספקת הסחורה והחשבונית לאותו גורם או לחלופין קבלת סחורה במקום אחד ומשלוח חשבונית למקור אחר. קיימים גם מצבים של אספקת הסחורה לישות אחת ומשלוח החשבונית לישות אחרת.

 מחירונים/מבצעים

 המחירונים משקפים את המחירים ללקוח ומתעדים את הסיכומים המסחריים, הנדרשים לתמיכה בשלב ההפצה, כגון הנחות, הנחות כמות ותנאי אשראי. הדרך הנוחה לתחזק את המחירונים הנה לבסס אותם על מחירון אחד כללי, סטנדרטי, שעל בסיסו מתבצעים הסכמים נפרדים ללקוחות שונים. בין הדרכים לבצע שונות מחיר בין הלקוחות נמנה את השימוש בפריטי בונוס, הנחות ומחיר מיוחד. מנגנון נוסף, המאפשר לתחזק בצורה נוחה את ההתנהלות המסחרית במערך ההפצה, הנו מנגנון תאריך התוקף של המחירון. במצב של חדירה לשוק ניתן להגדיר מחירון התקף לשלושה חודשים ראשונים ולאחר מכן הנחה תבוטל ומחיר הבסיס יהיה המחיר התקף.

 מורכבות נוספת הנדרשת לתמיכה במערך המחשוב הנה הטיפול במבצע. בדרך כלל מבצע מכירות מתנהל באחד משני האופנים הבאים: קנה 10 מפריט A - קבל  2 פריטי A נוספים, או קנה 10 מ-A קבל 2 פריטי B.  נדרשת גם התייחסות וטיפול ב"עסקת כסף" לפיה ניתן ללקוח לרכוש מוצרים שונים בהיקף הכספי שסוכם מראש.

מגוונים ללקוחות

 מגוון מגדיר את סוגי הפריטים שהלקוח יכול לקנות להלן "רשימה מותרת". יש לקוח שאסור לו לקנות מעבר למה שנרשם ב"רשימה מותרת" או לחילופין לקוח שמותר לקנות הכל למעט ה"רשימה האסורה". רשימות אלו מנוהלות בקשר שבין פריט/ללקוח ולקוח/לפריט.

מסלולי חלוקה

 במערך הפצה, מתקיימת אספקה מהמלאי כאשר הלקוח מצפה לקבל את הסחורה מהר ככל האפשר. לכן, יש להגדיר את מסלולי החלוקה/הפצה ולשייך כל לקוח למסלול הרלוונטי. כאשר נקלוט את הזמנת הלקוח, יוכל הלקוח לקבל הודעה לגבי התאריך הצפוי לקבלת הסחורה.

רשתות שיווק

 רשתות שיווק מהוות גורם משמעותי בשוק זה ועקב כוח הקניה שלהן ומורכבות פעילותן על הגורם המספק לעמוד בסט של דרישות מחמירות. אי עמידה בדרישות אלה מביא להטלת קנס ובמקרים קיצוניים לא ישולם כלל בגין האספקה. עבודה מול הרשת מתחיל עם הגדרת מגוונים ומחירונים, קבלת הזמנות באמצעות ממשקים, השתלבות במערך הודעות EDI בגין סטטוס המשלוח, מתן "בול" (אישור קבלת הסחורה לפני הפקת החשבונית) ועוד. 

הזמנת הלקוח – הטריגר שמניע את מערך ההפצה

 הזמנה יכולה להתקבל בארגון באחד משתי שיטות: ידנית או באמצעות ממשקים.

 יישום השיטה הידנית פירושו שקולטים את ההזמנה למחשב מפקס, טלפון  מלקוח או מסוכן. השיטה הידנית נהוגה כאשר הארגון מעוניין בקיום השיחה עם הלקוח לשם הגדלת ערך הרכישה על ידי הצגת מבצעים, בצוע פעילות קידום מכירות נוספות וכיו"ב. שיטה זו גם מאפשרת ללקוח, במקרה הצורך, לברר נושאים בעייתיים כגון: החזרות שבוצעו או מצב האובליגו.

ממשקי הזמנות אוטומטיים מתבצעים באופנים שונים המוצגים להלן:

שימוש במסופון : שימוש זה הופך נפוץ יותר ויותר בפעילת הסוכנים אשר נמצאים בשטח, בוחנים את המצאי במדפים ומסכמים את היקפי ההזמנה עם הלקוח. המסופון מציג מידע עדכני לסוכן כגון: מחירים, היסטוריית לקוח, פניות למחלקת שרות ועוד. כעיקרון מתבצעת טעינה תקופתית של המסופון, אחת ליום או בעת הכניסה לרכב, כאשר במסגרת טעינה זו מועברים נתוני ההזמנות למרכז ומתעדכנים נתונים הנדרשים לפעילות הסוכן להמשך. 

העברת נתונים בין מערכות ממוחשבות. ארגונים שונים ובניהם הרשתות, מעבירים את נתוני ההזמנות במבני קבצים מוגדרים מראש לחברות המספקות.  השידור מטעם הלקוח יכול להתבצע בכל זמן כאשר יש להטמיע במערכת המחשוב של הספק מנגנון PULLING אשר בודק במידה והגיע מידע חדש ומפעיל את מהלך יבוא של נתוני ההזמנות למערכת. 

אתגר האיסוף והליקוט

 לאחר קבלת ואישור הזמנת לקוח יש לאתר ולאסוף את המוצרים הנדרשים במהירות וביעילות. המערכת הממוחשבת צריכה לסייע למחסנאי באופנים שונים.  הראשון שבהם קשור לתנועה במחסן. המחסנים הנם גדולים, לעיתים חשוכים וקשים לתנועה ויש צורך לתכנן את ההליכה במחסן ולבצע אופטימיזציה לשם איסוף הסחורה. כמו כן יש לסייע למחסנאי לזהות את המוצר המוזמן. בארגונים מסחריים ישנם במלאי מוצרים שהם מאד דומים אחד לשני כגון עטים שחורים או כחולים, גדלים של 0.5 או 0.7 מ"מ,  פרטי מזון כגון אורז בשקיות 500 גרם או 700 גרם.

 נושא נוסף הוא סיוע בזיהוי הכמויות. כאשר לקוח מזמין 10 עפרונות וישנם 5 עפרונות בכל קופסא האם התכוון לשתי קופסאות של 5 עפרונות או רצונו באריזה אחת לכלל הסחורה המוזמנת.  המידע חייב להיות זמין למחסנאי וחשיבות מרובה לכך קיימת בארגונים אשר מאפשרים פתיחת אריזות. המערכת הממוחשבת יכולה גם להיות מערכת המתרגמת את השפה הנהוגה בדיבור עם הלקוח לתקשורת הפנימית עם המחסנאי.

עבודת איסוף הסחורה יכולה להתבצע על בסיס מסמך מודפס – המציג את הזמנת הלקוח בהתאם לצורה המיטבית הנדרשת לעבודת המחסנאי כגון סדר הליקוט במחסן או לחילופין באמצעות מסופון.

לאחר איסוף הסחורה מתבצע שלב האימות בעמדת האריזה. רוב הלקוחות יקבלו את הסחורה ארוזה בקרטון על גבי משטחים. תוך כדי האריזה המשנית מבוצע מהלך אימות של פעילות האיסוף מול ההזמנה בפועל. במועד זה גם מוקמת תעודת המשלוח ומדווחים כמויות פריטי האריזה אשר יועמסו על המשאית.

במקרה של חוסר באספקה נדרשת תמיכה במנגנון BACK ORDER בכדי לטפל בחוסר זה בהמשך. מנגנון זה מוגדר בהתאם לאופי העבודה עם הלקוח. ישנם לקוחות הדורשים אספקה מלאה, לחילופין מאפשרים אספקה חלקית ויש לקוחות אשר אינם מעוניינים בהשלמות סחורה כלל. 

מסמכים לנהג

את המשאית יש להעמיס כמובן בסדר המתאים לסדר הפריקה, ובנוסף יש לצייד את  הנהג במסמכים הבאים:

1. תעודות המשלוח – מסמך המחויב לפי חוק. לרוב מופקים 2 עותקים: אחד נשאר אצל הלקוח ואחד חוזר חתום על ידי הנהג. תעודת המשלוח נדרשת להדפסה בהתאם לפורמט והמבנה שאושר על ידי הלקוח, לדוגמא עם או ללא מחירים, תעודת משלוח וחשבונית כשני מסמכים נפרדים או לחילופין תעודת משלוח/חשבונית כמסמך אחד.

 2. דף ריכוז לנהג – ציון ברמת שורה לכל לקוח המפרט את נתוני הלקוח, איש הקשר, כתובת לאספקה ומספר האריזות המיועדות לכל לקוח.

בנוסף ישנם מצבים שהנהג מקבל מסמך נוסף - הזמנת איסוף מהלקוח כגון: איסוף החזרות או פריטי אריזה. 

בעבודה עם רשתות, נדרש לשדר את פרטי תעודת המשלוח טרם לבצוע האספקה בפועל. אם מגיעה אספקה ללא בצוע שידור מסוג זה לא תהיה נכונות לקבל את המשלוח.  

אתגר ההתחשבנות

 ישנן  שיטות רבות הקשורות לחשוב ועיתוי ההתחשבנות. ישנם לקוחות המבצעים התחשבנות כנגד כל תעודת משלוח, ישנם שחפצים בבצוע ההתחשבנות בסוף תקופה (חשבונית לכל חודש), ישנם הרוצים בחשבונית המפרטת בשורה נפרדת כל מוצר ומוצר ואחרים שדורשים  התחשבנות מרוכזת.  אם פעם הספק היה קובע עבור הלקוח כיצד חשבונית תראה, היום הלקוח קובע בעבור הספק מהו מבנה החשבונית הרצוי.  לכן יש לבחון שנושא זה מקבל תמיכה במערכת הפצה הממוחשבת, אחרת פשוט הלקוח לא ישלם או ישלם באיחור תוך מתן קנס. 

נושא נוסף הוא הטיפול בימי החודש. בפעילות המסחרית מסתמנת נטיה, עקב הסכמי תשלום של "שוטף פלוס", להפסיק את ההזמנות בסוף חודש בכדי ל"הרוויח" חודש אשראי נוסף. מאידך, המטרה של הגורם המספק לעודד את הלקוח להזמין בכדי לקיים אספקה שווה על פני החודש.

לכן נדרשת תמיכה בבצוע התחשבנות במסגרת החודש הנתון להזמנות שבוצעו עד ל-25 לחודש, כאשר הזמנות שבוצעו לאחר מכן תחויבנה במסגרת החודש העוקב. 

ישנם גם ארגונים מסחריים המפעילים מספר חברות (מסיבות שונות) תחת מערכת לוגיסטית (פיזית) אחת. במקרה זה קיים הצורך לפצל את החיוב לחשבוניות  המיועדות לחברות השונות של אותו ארגון. 

אתגרים נוספים

 בנוסף לאתגרים שהוצגו להלן, נדרש הארגון המסחרי, המפיץ סחורה ללקוחותיו, לטיפול באתגרים נוספים כגון אתגר ניהול המלאי ובצוע הגביה.

במסגרת הטיפול במלאי יש ליישם מדיניות מלאי אשר תאזן בין הרצון לספק ללקוח ובין הצורך להישמר מפני רמות מלאי גבוהות ובעיות תפוגה.  לגבי הגביה – מחלקות המכירות מעוניינות למכור אך יש צורך גם לגבות את הכסף ולכך נדרשת תמיכה מחשובית הולמת.   

לסיכום

 הפעילות הלוגיסטית והחשבונאית העניפה מחייבת את הארגון המסחרי להצטייד במערכות ממוחשבות מתקדמות לניהול אתגרי ההפצה. הפעילות מחייבת הן את ספק הפתרון והן את הארגון הרוכש. הספק – נדרש להעמיד מערכת מקיפה, גמישה אשר נוסתה בארגוני הפצה רבים והיכולה לתמוך בדרישות השונות. הארגון נדרש לתחזק את נתוני התשתית והפעילות השוטפת בכדי למצות את יתרונות המערכת ולהפיק ערכים מוספים כגון שיפור השירות ללקוח, קיצור מעגל הזמן ממועד ההזמנה ועד קבלת התשלום ועוד.

כותב המאמר: ניל בלנקס, חברת מקסופט

ליצירת קשר: neil@maxsoft.co.il

 

 

 

פרסום באתר