תפריט נגישות

מחשוב הקיבוץ המודרני – מניסיונו של קיבוץ מעגן מיכאל

ענת פילד,מנהלת מערכות מידע בקיבוץ מעגן מיכאל, מתארת את האתגרים שבניהול הקיבוץ המודרני ובכלל זה השילוב שבין הניהול העסקי/תאגידי לשרות לחברי הקיבוץ, מהלך ההטמעה של מערכת ERP במגזר הקיבוצי ועוד.

 אודות קיבוץ מעגן מיכאל

 מעגן מיכאל הנו אחד הקיבוצים הגדולים בארץ שוכן בין הכרמל הדרומי והים, למרגלות זיכרון יעקב. הקיבוץ נוסד ב – 1949 ומונה כיום כ – 1500 נפשות. ראשיתו בתנועת ה"צופים" והמשכו כקיבוץ גלויות. האוכלוסייה הרב גילאית, ההתחדשות והפיתוח המתמיד, הינם חלק ממרכיבי ההצלחה של מעגן מיכאל.

 מעגן מיכאל הוא  קיבוץ  מה"דור הישן", תהליך ההפרטה הינו רק בראשית דרכו, לא נהוגה שיטת השכר הדיפרנציאלי וחלוקת התקציב היא  לפי פרמטרים של מצב אישי ומשפחתי ומצב הילדים.

 בקיבוץ ענפי תעסוקה שונים בינהם:

מפעל פלסאון – חברה ציבורית המתמחה בתחום פיתוח וייצור מוצרי פלסטיקה להובלת מים

וגז, וכן מוצרים לענף הלול ומוצרי סניטציה.

מפעל צורון – ייצור מוצרי מתכת בצריבה פוטוכימית ואלקטרופורמינג

מדן – פיתוח ענף דגי נוי לייצוא ולשוק המקומי

מדן – סחר, חברה לשיווק של עזרי מדגים ומשאבות

דגי ים כרמל - בית אריזה לדגי מאכל

מדגה – בריכות דגים

ענפי חקלאות קלאסיים: כגון אבוקדו ורפת

ענפי שירותים: מוסך, חשמליה, מסגריה  

ענפי שירותים הנוספים: מערכת החינוך מגיל 0 ועד סוף תיכון, מערכת של חנוך משלים חוגים לילדים.

ענפונים: יוזמות של חברים כגון: מטפלים אלטרנטיביים, סוכנות נסיעות, אמנים, מדריכי טיולים, בית דפוס, משרד הפקות  ועוד

אומרת ענת פילד, מנהלת מערכות מידע בקיבוץ מעגן מיכאל: "הקמת מערכת ERP המתמחה בניהול קיבוץ אינה פשוטה מאחר ובנוסף לניהול החשבונאי הרגיל של חברות ועסקים יש צורך בניהול מקיף של פעילות האוכלוסייה של הקיבוץ. ניהול זה מקיף את כל החיובים בגין הקניות הפנימיות שחבר קונה בחדר אוכל, כלבו, פאב, מועדון, חנות בגדים ועוד;  בצוע דיווחים מסודרים לרשויות חיצוניות (מס הכנסה ובטוח לאומי);  מעקב וניהול נושא ההזמנות והחיוב בגין השימוש בצי הרכב; תכנון ומעקב תורנויות- הפעלת חדר אוכל, מכבסה, בית סיעודי המחייב תכנון ורישום; מעקב אחר תשומות עבודה– תשומות של החברים לטובת ענפי המשק השונים והתאגידים ועוד".

מערכת ERP המתמחה במחשוב קיבוץ נדרשת לכלול את הפונקציונאליות הבאה:

 1. מחשוב כל הצד היצרני (ענפים ותאגידים יצרניים)  שמשמעו ניהול פיננסי וניהול לוגיסטי מלא  המאפשר מחד ניהול עצמאי ומאידך גם השתלבות בניהול המרכזי ומתן תמונה כוללת למקבלי ההחלטות בקיבוץ: מרכז משק, גזבר ופורומים שונים.  

 2.  מעקב אחר נושא ה"אוכלוסיה" וגזירת משמעויות מבחינת: דיור, השכלה, תמיכה וכיו"ב.

 3. חלוקת תקציבים לחברים וטיפול במנגנון החיובים כל זאת באופן אמין ויעיל לשם ניהול יתרת החבר בדומה ליתרה בנקאית. ישנה חשיבות רבה בהקשר זה לשקיפות ומתן גלוי נאות כמו כן עמידה בתכתיבים של החלטות פנימיות או תקנות מדינה.   

 4. תמיכה בהנהלת חשבונות מרכזית ותמחיר – רישום כללי של ישות מרכזת -  קיבוץ "מעגן מיכאל" וזאת על ידי מנגנוני איחוד של כל התאגידים. בכלל זה הצגת מאזנים וביקורות, דיווחי מס ובטוח לאומי, טיפול באוכלוסיית השכירים בהיבטי משכורת וניהול הקשר עם הספקים. מודלים תמחירים התומכים בניהול הכלכלי של הקיבוץ וכן קיום קשר שוטף עם גורמים המעבירים נתונים פיננסים כגון: בנקים, מס"ב, כרטיסי אשראי ושע"מ (שירותי עיבוד ממוחשבים), חברות סלולאר המעבירות חיובים ועוד.

 5. תמיכה במבנה ארגוני המקיף בעלי עניין רבים: בעלי תפקידים, מרכזי ועדות, החברים ועוד כולל פעילות מאסיבית של אחזור, הצגה והפצת מידע לצרכנים השונים.

יישום המערכת בקיבוץ מעגן מיכאל

מערכת ה-ERP המוטמעת בקיבוץ מעגן מיכאל משרתת מעל ל-100 משתמשים. את ניהול המערכת מובילה ענת פילד – מנהלת מערכות המידע, בוגרת תואר שני בתעשייה וניהול בטכניון ומתכנת בחצי משרה. הטמעת המערכת בוצעה בתחומים הבאים:

מפעל צורון – המערכת  מאפשרת ניהול מפעל מלא הכולל: מעקב ייצור, רכש, מלאי, שיווק, ספר רכוש, כספים ותמחיר שהוטמע בשנה האחרונה.כמו כן ניתנת תמיכה בכל הקשור למסמכי הייצוא ולמורכבות בניהול פריטים והטיפול הלוגיסטי.

 ענפי הדיג – ניהול פעילויות הרכש והשיווק, ניהול מלאי, הנהלת חשבונות ותמחיר.

 ענפי חקלאות אחרים: אבוקדו, רפת בהיבט של ניהול מערך הנהלת החשבונות והתמחיר. יש להדגיש כי כל תשומה מושקעת כגון: עבודה, מים, השקעות ועוד מתועדת ומבוקרת בהתאם לתוכנית השנתית.

 ענפי השירות: חדר אוכל, כלבו, מרכולית, חנות לציוד מחנאות, פאב, מועדון, מספרה, ענפי עזר: חשמליה, קירור ומיזוג ונותני שירותים אחרים למיניהם. לכל חבר יש קוד אישי (כולל כרטיס מגנטי). בכל ענפי השרות יש שימוש בעמדות מכירה, שהינן חלק ממערכת ה-ERP, כאשר החיובים נצברים באופן אוטומטי ומעדכנים את יתרת הכרטיס של החבר.

 גישה לדו"חות החבר דרך האינטרנט – כל חבר יכול באמצעות הקוד האישי לראות את פרוט הקניות התקופתיות שלו בכל אחד ממרכזי המכירה, כמו כן לראות את סכומי ההקצבה החודשיים ודף חשבון מרכז של כל התנועות הכספיות שלו בתוך הקיבוץ ומול גורמי חוץ המעבירים חיובים בצורה מרוכזת דרך הנהלת החשבונות (ויזה, בנק וכו')

 ניהול אוכלוסיה –אוכלוסיית הקיבוץ מורכבת מחברים, עולים באולפן, במב"חים  (בני משק בחופשה – בוגרי צבא שבאים לעבוד תקופה מוגבלת בזמן ומקבלים שכר ומתגוררים במשק), שכירים אחרים שנותנים שירותים למשק ומעמדות זמניים שונים. כל מי שנמצא, עובד, או לומד בקיבוץ מעגן מיכאל נרשם  במערכת ומוגדר לו מעמד במשק ובהתאם סטטוס מול בטוח לאומי וקופת חולים. 

ניהול ודיווח לבעלי העניין

 מציינת ענת פילד: "מבחינת דוחות אנחנו נדרשים לשני דברים עיקריים: עיצוב הפורמט של המסמכים השונים בהתאם לדרישות המשתמשים ואספקת מידע תפעולי וניהולי לבעלי העניין השונים. אנו מספקים כלים שמאפשרים למשתמשים מובילים לתכנן ולהפיק דוחות ומאידך ישנם גורמים שאנו מפיקים את הדוחות עבורם. מערכת ה-ERP מאפשרת לנו לנהל את כלל הנתונים במערכת אחת כאשר באמצעות שימוש במערך ההרשאות אנו יכולים להפריד, מבחינת הגישה לנתונים, את השימוש במערכת לגורמים שונים".

מגוון הדוחות הינו רחב: דוח למרכז משק שכולל את כל הענפים, סט דוחות נוסף למרכזי ענפים הסוקרים את הפעילות הענפית, דוחות תפעוליים ותמחירים ברמה חודשית, רבעונית ושנתית וכן דוחות תכנון מול בצוע לתקופות זמן שונות.  כמו כן מופקים דוחות שונים לחברי הקיבוץ.

תוכניות לעתיד

 בכוונת הצוות המיישם בקיבוץ מעגן מיכאל להעמיק את היישום של המערכת כך שיתמוך במהלך ניהול העסקים של ענפים נוספים בקיבוץ.  בכלל זה יקבלו מנהלי הענפים מידע ניהולי שוטף ברמת בדיקה ובקרה כדי שיכולו לנתח את  נתוני התקציב אל מול נתוני התפעול היום יומיים.

כמו כן ישנה כוונה לבצע הרחבה של תחום ניהול משאבי אנוש בהיבטים  של: תכנון קרירה, לימודים, הכשרות, בדיקות, חופשות והיבטים פיננסים. מוסיפה ענת: "בקיבוץ בהחלט ישנו מצב שחבר עובד בשני ענפים, רוב מערכות משאבי האנוש החיצוניות לא יודעות להתמודד עם זה ולכן כנראה  שנפתח את הנושא עם ספק מערכת ה-ERP שלנו".  

בנוסף מתוכננת העמקה והרחבה של מערכת הדיווח דרך האינטרנט   כך שחברי הקיבוץ יוכלו לצפות בנתונים   באופן שוטף ולא לחכות, לדוגמא, לדף התקציב המודפס שנשלח ב-15 לכל חודש. כמובן נוסף לכך היבט של חסכון בנייר..ודאגה ליערות הגשם..

מסכמת ענת: "היום אני בטוחה בכך שניתן להמשיך ולהעביר מערכות לווין למערכת One1ERP המרכזית בה אנו עושים שימוש. זוהי מערכת ה-ERP המובילה לטעמי במחשוב המגזר הקיבוצי על כל היבטיו וצרכיו".

ליצירת קשר: fielda@mmm.org.il

 

* * * * *

דגש הספק – חברת One1ERP

בשנים האחרונות אנו עדים למעבר מואץ של הקיבוצים להתנהלות עסקית. מהלך זה מקיף את כלל הענפים ומרכזי השירות בקיבוץ (עסקים ותעשיה, ענפי חקלאות - לול, רפת, גידולי שדה, מדגה, אירוח ומרכזי שרות לחבר: חדר אוכל, מכבסה ועוד). מהלך זה חייב את הקיבוצים להתארגן ולאסוף מידע ברמת ענף או מרכז שירות כשמידע זה כולל ניהול מלאיים, תזרים מזומנים, ניהול תקציבים ועוד.

מרכזי השירות התחילו במסגרת ההתייעלות העסקית למכור שירותים לגורמי חוץ. לדוגמא: ענף המזון, ששרת רק את החברים, החל למכור שירותי הסעדה;  המכבסה - מספקת שירותי כביסה לגורמים חיצוניים; ענף החינוך - מנהל קייטנות ומבצע פעילות תעסוקה לאחר הלימודים כגון ניהול צהרון ועוד.  חלק מהקיבוצים אף בצעו מהלך של תאגוד של הענפים המובילים כחלק מהפרדת ה"משק" מ"הקהילה".

חבר הקיבוץ הפך ל"לקוח" שצורך שירותים ומשלם עבורם. ההתייחסות לחבר הנה בהיבט של יחידת רווח מנוהלת ולשם כך יש לעקוב אחר הכנסות והוצאות ברמת החבר.   

מערכת ה-ERP נדרשת לשרת את מקבלי ההחלטות בקיבוץ:

 יו"ר דירקטוריון – האחראי על ניהול הדירקטוריון וההובלה האסטרטגית

מרכז המשק או מנהל העסקים – אחראי על כל הפעילות של הענפים העסקיים בקיבוץ

מנהל הקהילה – אחראי על ענפי השירות ומעקב אחר רווחת החברים

מנהל כספים/גזבר

מרכזי ענפים – אחראים על אחד על היחידה העסקית שבאחריותו

מערכת ONE1ERP מיושמת למחשוב הקיבוץ המודרני בתפיסה של מערכת קונצרנית המאפשרת מתן ביטוי נפרד לכל ענף בדומה לניהול של חברה אוטונומית במבנה של קונצרן.

היישום מתאפשר במספר מודלים:

מספר חברות לוגיסטיות המגובה בחברה פיננסית אחת

מספר חברות פיננסיות המגובות על ידי חברה לוגיסטית אחד

אוסף של חברות לוגיסטיות ופיננסיות

ניתן גם לנהל את המידע ברמת מימדים תמחירים כגון:

א. -  גידולי שדה

ב.  – סוג גידול

ג.  -  פרויקטים מיוחדים חותכי גידולים

ד. -   עובד

מערכת לניהול האוכלוסייה בקיבוץ

 המערכת מאפשרת לנהל את כל המידע הכולל לחבר, הן מידע אישי, מידע משפחתי (בני זוג, ילדים), מידע על המעמד בקיבוץ (היסטוריה בקיבוץ: התקבל כאורח, מועמד, חבר קיבוץ, יציאה לחופשה ועוד), תפקידים שמלא בקיבוץ, השכלת החבר וכל מידע נוסף שניתן להכניסו בצורה גמישה למערכת. ניתן גם לשייך מסמכים מסביבה חיצונית לחבר כגון: סיכומי דיון, פרוטוקולים של ישיבות ועוד. כמו כן ניתן להפיק לגורמי חוץ, כגון המוסד לבטוח לאומי, דוחות שונים לגבי האוכלוסייה.

המערכת מאפשרת רישום מהיר של חיובי חברים כולל הוצאות חיצוניות: חשמל, טלפון, חברות אשראי, מערכת ניהול הרכב וחנויות הקיבוץ. כמו כן מתבצע רישום של הכנסות. אם הקיבוץ מנהל תקציבים –החבר מקבל אחת לתקופה הקצבה על שמו בכפוף לקריטריונים שונים. המערכת יודעת לנהל את הקריטריונים השונים ולחשב את הזכאות להקצבה התקופתית ומזכה בהתאם את חשבונו. קיבוצים שעברו לשכר דיפרנציאלי, מפיקים תלוש לחבר והמערכת מקבלת בממשק את נתוני השכר של החברה ומעדכנת בהתאם.

עמדות מכירה קיבוציות

 ניתן להתקין את מערכת עמדות המכירה בחנויות הקיבוץ השונות כאשר המערכת יודעת לזהות את החבר לפי מספר תקציב או מספר עובד כולל קריאה מכרטיס מגנטי. המערכת מפיקה חיובים לחברים וכן לגורמים חיצוניים ומתפקדת כ-POS לכל דבר. בנוסף, יודעת המערכת לבדוק וניתן להגביל לפי מיקום מכירה את המסגרת החודשית שניתן לצרוך ברמת כל חבר.

קישוריות לאתר אינטרנט

 המערכת מאפשרת לחברים לגשת לנתוני החשבון שלהם באמצעות אתר אינטרנט, השומר על סודיות של הנתונים בהתאם לזיהוי כל חבר בכניסה לאתר.

היבטי תקציב ותזרים

 מערכת One1ERP מאפשרת לבנות את "תוכנית המשק" – תקציב פעילות המשק בחתך של הענפים השונים: שרות ועסקים. הבניה מתבצעת במודול התקציב.  ניתן להכניס פקודות תקציב ולפרוס את הנתונים בצורה גמישה על פני תקופות מבוקשות לפי חלוקה אחידה: מפתחות ,אחוזים ועוד. אפשר לנהל מספר מהדורות של תוכנית המשק עד לאישורה הסופי על ידי הדירקטוריון. במהלך השנה השוטפת מתבצע מעקב של תקציב מול ביצוע ב-ON LINE כאשר מתקיימת חריגה ניתן לעצור את מערכות הרכש במועד.

התזרים מתבצע ברמת כל ענף המוגדר במערכת כבעל חשבון נפרד והן ברמה הכוללת של המשק. התזרים העתידי יודע להסתכל על כלל התנועות במערכת (חשבונאיות ולא חשבונאיות) החל משלב הזמנת השיווק/הרכש. בתזרים נלקחים בחשבון תנאי האשראי של הלקוחות והספקים וכן ניתן להקליד תחזית תזרים מזומנים של הוצאות והכנסות ברמת נתונים שאין להם עדין ביטוי רשמי במערכת ולבצע התאמה לאחר קבלת נתוני האמת. ביצוע התזרים מתאפשר לפי  תקופות זמן גמישות :יום, שבוע, שנה בהתאם לצורך.

בין הקיבוצים שמשתמשים במערכת: מעגן מיכאל, עין החורש, מעברות, יזרעאל, עין חרוד איחוד, אייל, משמר השרון, ברקאי, הזורע, עלומים, מגל ועוד.  

ליצירת קשר: esti@one1.co.il

 

פרסום באתר