תפריט נגישות

יצירתיות וחדשנות ביישום של מערכות ERP

מאמר זה דן בחשיבות ויתרונות של הפעלת שיטות חשיבה יצירתית וחדשנות ביישום של מערכות ERP. מושג "יצירתיות" ביישום של מערכת מדף בא לידי ביטוי בדרכי חשיבה וגישה לפתרון הבעיות במהלך הפרוייקט.

Charles Darwin -  "In the long history of humankind (and animalkind, too) those who learned to collaborate and improvise most effectively have prevailed"

דרכים אלו דורשות מהמיישם לצאת ממסגרות החשיבה המקובלות ולראות את הארגון והפרויקט באור אחר. במאמר מפורטות מספר שיטות המסייעות ליישם את הגישה החדשה.

שינויים באופי פרויקטי ERP

עד לפני מספר שנים ענף מערכות ERP ו-CRM היה מאופיין מצד הספקים ע"י ספקים גדולים של מערכות מידע ארגוניות המכוונות לארגונים גדולים (Oracle, SAP, Sybase וכו') ומצד הלקוחות ע"י חברות גדולות אשר יכולות להרשות לעצמן רכישה ויישום של מערכת ERP ו/או CRM בעלויות של מיליוני דולרים. 

 פרויקט יישום של מערכת ERP בארגון גדול מאופיין ע"י נקודות הבאות:

·     פרויקט נמשך חודשים רבים ולעתים גם מספר שנים

·    צוות יישום גדול המורכב מנציגים של כמה חברות ובו יישום של כל מודול מבוצע

    ע"י מספר אנשים

·    עלויות רכישה ותחזוקה של התשתיות הטכנולוגיות גבוהות מאוד

·  פתרונות לפונקציונאליות החסרה במערכת מדף ניתנים ע"י פיתוחים

    וקסטומיזציות הכרוכים בעלויות גבוהות ובהשקעת משאבים רבים

·   בגמר הפרויקט נשאר באתר הלקוח צוות גדול של מיישמים ואנשים טכניים

    הנותנים תמיכה למשתמשים לטווח ארוך

בשנים האחרונות מאפייני שוק ה-ERP השתנו בכמה היבטים:

1.  שוק מכוון גם לחברות קטנות ובינוניות (SMB,SME) עם תקציבי IT מצומצמים.

2.  כניסה לפלחי שוק חדשים המאופיינת גם בהתמודדות מול מתחרים חדשים (Priority, Movex, MFG וכו') המציעים פתרונות זולים יחסית וזמני יישום קצרים.

3.    מערכות גדולות (כדוגמת Oracle Applications) מציעות מגוון פתרונות רחב הרבה יותר וגמישות פונקציונלית רבה יותר המאפשרת יישום כמעט ללא התאמות מורכבות.

הטמעת כלים ושיטות לחשיבה יצירתית

לאור השינויים בשוק ה-ERP, על מנת להצליח בפרויקטים חדשים, על החברה להפעיל יצירתיות במציאת פתרונות זולים ויעילים לכל לקוח. הפתרונות יופעלו במסגרת מערכת ERP לצד הפעלת שיטות ניהול פרויקטים חדשות המטמיעות את החשיבה היצירתית בתוך צוות היישום.

קיימות שיטות וכלים רבים לחשיבה יצירתית ונדרש לבחור את השיטות המתאימות ביותר לאופי פעילות החברה ולסביבה העסקית בה היא נמצאת.

אחת הסיבות העיקריות לאי הצלחה של פרויקט יישום היא הגדרה לא נכונה של הגורמים המעורבים והמשפיעים מצד הלקוח וכתוצאה מכך גם הגדרה לא נכונה של הבעיות בהן הצוות אמור לטפל. בחלק מהפרויקטים ניתן לראות גישה "הנדסית" ליישום המערכת כאשר הפרוייקט מתמקד בחבילת התוכנה ובדרישות הלקוח ללא התחשבות בגורם האנושי המעורב בפרוייקט, בפוליטיקה פנים ארגונית וכו'.

על מנת להשיג את המטרות של הפרויקט ולהגיע ליישום מוצלח נדרש לגשת לארגון כאל מערכת אנושית המפעילה תהליכים ומכונות ולא להיפך. אחת הגישות המדעיות שפותחו למטרה זו היא Soft Systems Methodology (SSM). מתודולוגיה זו פותחה באנגליה ע"י פרופ' Peter Checkland והיא כוללת אוסף של שיטות וגישות לחשיבה מערכתית. המטרה של ה-SSM היא ליצור "מתודולוגיה" אשר מאפשרת קודם כל להגדיר את הבעיות והגורמים המעורבים בהן בצורה נכונה ואז לגשת לפתרון המבוסס על ההגדרות הללו. אחת הדוגמאות הנפוצות ביותר בהן מטפלת מתודולוגיה זו היא מעורבות של גורמים שונים בתהליך קבלת ההחלטות בארגון.

מטרת מערכת מתודולוגית זו היא לגרום למעורבות של גורמים שונים בתהליך קבלת ההחלטות בארגון. מטרת מערכת ERP היא לתמוך בקבלת החלטות עסקיות ברמות שונות בארגון. בתהליך זה ישנם שני צדדים: הצד שמספק את המידע הנדרש למערכת והצד שמקבל את ההחלטות על סמך אותו מידע. כאשר ניגשים לפתרון בתפיסה שהמחשב יעשה את העבודה של שני הצדדים – הפרויקט נועד לכישלון. הגדרה הנכונה למערכת מידע לפי SSM  היא:

"מערכת מידע הינה אינטרציה מכוונת בין בעלי מידע בארגון אשר נתמכת לעיתים קרובות ע"י מערכת ממוחשבת"

על מנת לזהות, להגדיר ולפתור את הבעיות הקיימות בארגון ע"י יישום מערכת ERP (כמו גם כל מערכת מידע אחרת) ניתן להשתמש במספר טכניקות הקיימות בשיטת SSM.

טכניקת CATWOE

 טכניקה זו פותחה ע"י Checkland and Scholes (Checkland and Scholes, Soft Systems Methodology in Action, 1990) והיא מסייעת בהגדרת הבעיה ו/או המטרה של המערכת:

C (Customers) – מיהו הלקוח הסופי של המערכת? האם ברור מההגדרה מי ירוויח או יפסיד משימוש במערכת?

A (Actors) – מי יהווה שחקן אחראי על כל הפעילויות של המערכת?

T (Transformation process) – מה הם הקלטים הנדרשים למערכת על מנת להפיק את הפלט המתאים?

W (World view) – הסתכלות על המערכת בראיה רחבה יותר (השלכות גלובליות, השפעה על פעילויות אחרות של הלקוח)

O (Owner) – מי הם הגורמים היכולים לגרום להפסקת פעילות של המערכת?

E (Environmental constraints) – מה הן מגבלות הסביבה? (אתיקה, פיננסים, חוקים, משאבים וכו')

 סיעור מוחות (Brainstorming):

o  מכנסים ישיבה של 4 עד 8 איש (זה בד"כ גודל צוות היישום)

o   רושמים על הלוח נושא הדורש פתרון

o   כל משתתף מעלה מספר לא מוגבל של רעיונות לפתרון, כאשר כל רעיון מתקבל

    ונרשם ללא ביקורת

o  ניתן לבסס רעיונות חדשים על הרעיונות שהועלו ע"י משתתפים אחרים

בסוף הדיון מסכמים את כל הרעיונות ובוחרים בפתרונות המתאימים ביותר.

   שאר הרעיונות נשמרים על מנת לאפשר שימוש בהם בהמשך

טכניקת SCAMPER

טכניקה זו פותחה ע"י Michael Mikalko והיא עוזרת להחליט אילו שינויים נדרש לבצע במוצר קיים על מנת לקבל מוצר חדש. טכניקה זו רלוונטית מאוד לפעילות של החברה מכיוון שכל פרוייקט הוא בעצם שינוי של מערכת מדף והתאמתה לצרכים של כל לקוח.  להלן שלבי פעילות בטכניקה זו:

S (Substitute) – מה להחליף? מערכת הפעלה, תחנות עבודה, בסיס נתונים וכו'

C (Combine) – מה לשלב? מודולים נוספים, מערכות חיצוניות וכו'

A (Adapt) – מה להתאים? שינוי תהליכי עבודה

M (Modify) – מה לשנות? שינוי פונקציונליות של המערכת, שינויים במסכים וכו'

P (Put to another use) – שימוש במודולים ו/או בפונקציונליות לצרכים אחרים

E (Eliminate) – מה להוציא, לפשט? הורדת מודולים, תהליכים, מספר רשיונות וכו' על מנת להוזיל את הפתרון ולפשט את העבודה

R (Reverse) – פיתוח מוצרים המסייעים בתהליכי יישום, הדרכה ועבודה שותפת עם המערכת

בתור דוגמא ליישום של אחת השיטות ניקח פרוייקט יישום Oracle Applications טיפוסי בחברה בינלאומית. בתחילת הפרוייקט חייבים להגדיר את הבעיות שהמערכת אמורה לפתור ואת המטרות אליהן רוצים להגיע כתוצאה מהיישום. בשלב זה נשתמש בטכניקת CATWOE:

הלקוחות הסופיים של המערכת הם: הנהלת הארגון, מנהלים בדרג ביניים, אנשי כספים. גורמים אלו יכולים להרוויח מיישום של המערכת. נכון להיום בחברה ישנה תופעה של דיווחים חסרים/לא נכונים מרצפת הייצור ומאנשי המכירות בשטח. מערכת חדשה תפטור את הבעיה אך יכולה לפגוע באנשים האלו.

A

אחריות על הפעלת המערכת תתחלק למספר גורמים:
1. מחלקת מערכות מידע, אחראית על הצד הטכנולוגי ועל פעילות תקינה כוללת של המערכת.
2. משתמשי מפתח בכל מחלקה אחראים על הפעלה פונקיונאלית נכונה של המודולים הרלוונטים ועל הדרכת משתמשי קצה.
T
על פי הגדרת היישום כל התהליכים המרכזיים ייושמו ב-Oracle Applications ולכן רוב הקלטים הנדרשים מתקבלים מהמודולים של המערכת (הזמנות לקוח, פקודות עבודה, הזמנות רכש וכו'). על מנת לקבל  ו/או להעביר נתונים נוספים ידרשו ממשקים עם מספר מערכות חיצוניות.
W
החברה הינה בינלאומית עם פריסה רחבה של סניפים בכל העולם. יישום המערכת ישפיע על פעילות של כל סניף בכל מדינה ויתן שליטה טובה יותר בכל הנעשה בחברה. במהלך היישום יש לקחת בחשבון את כל האילוצים של היישום הבינלאומי כגון חוקים שונים בכל מדינה, ריבוי שפות, מיקום גיאוגרפי, הפרשי שעות וכו'.
O
בתחילת היישום זיהינו כי ישנם מספר גורמים בארגון אשר מוגדרים כמשתמשי מפתח אך מתנגדים ליישום המערכת. גורמים אלו יכולים להביא להפסקה/שיבוש של הפרויקט. צריך להשתדל ולהפוך אותם לשותפים בפרויקט או (במידה וזה לא הצליח) להביא להחלפתם.
E
אופי פעילות החברה מעמידה אותה במספר מגבלות אשר חייבות לבוא לידי ביטוי ביישום:
1. החברה חייבת לעמוד בתקן FDA
2. החברה היא חברה בורסאית וחלות עליה תקנות SOX
3. החברה היא ספק של משרד הבטחון
לסיכום

הפעלת שיטות ניהול חדשניות וחשיבה יצירתית היא למעשה החדרת תרבות ניהול וחשיבה חדשה לארגון. על מנת להצליח בתהליך זה נדרשת הרתמות של הנהלת החברה ושל העובדים לתהליך זה. הנהלת החברה חייבת להחדיר את גישת היצירתיות והחדשנות ולהפוך אותה למדיניות החברה, כאשר כל עובד מבין את הגישה ויודע להשתמש בכלים הרלוונטיים למציאת פתרונות חדשים ויצירתיים.

כותב המאמר סלביק גימלברנד, ראש תחום לוגיסטי בחברת 

ONE1UP 

ליצירת קשר: roman.mitshel@one1up.com 

 ביבליוגרפיה:

 -  דה בונו, א. (1995יצירתיות רצינית, מכון ברנקו וייס לטיפוח החשיבה, ירושלים

-     דה בונו, א. (1996) שישה כובעי חשיבה, כנרת בית הוצאה לאור

-     שקפים מהקורס

 Clegg, B., (1999) Creativity and innovation for managers, Butterworth-Heinemann, London  

http://www.mycoted.com/creativity/techniques/index.php

http://debonogroup.com/

http://www.cio.com/knowledge

http://www.knowledgeware.co.il/

 

 

 

 

 

פרסום באתר