תפריט נגישות

אז מה זה מיישם ERP?

מה זה מיישם? כיצד ניתן להגדיר את התפקיד? על פי רוב, ההסבר כה סבוך ומפותל עד כי אנו מעדיפים לפתור עצמנו בתשובה הפשוטה, "אני עוסק במחשבים". ארנון יפה, סמנכ"ל תפעול בחברת ONE1UP מתמודד עם הסוגיה..

מחשבים", זו תשובה מעולה כשכל רצוני הוא לסיים את השיחה ולהמשיך הלאה. למשל, בדלפק ביקורת הדרכונים או בשיחת נימוסין עם קרובת משפחה רחוקה בסדר פסח. לעיתים, התשובה דווקא מסבכת אותי כי פתאום השכן מבקש שאתקן לו את המחשב שהתקלקל. לך תסביר לו שאתה עובד ב"מחשבים" אבל לא ממש מבין ב"מחשבים".

 אז מה זה מיישם ERP? באנגלית מכנים אותנו Consultants, קרי יועצים. אין מילה שאני סולד ממנה יותר, או שהיא פחות מתאימה לתיאור המקצוע שלנו מהמילה "יועץ". "יועץ" הוא מי שנותן עצות לאחרים, בעוד האחרים מקבלים את ההחלטות, מבצעים את העבודה, ונושאים באחריות. כמי שמפעילים מערכות מתוחכמות, מובילים תהליכים של שינויים ארגוניים, ואחראים לביצוע המוצלח של פרויקטים איכותיים - אנחנו לא יועצים.

 אז מה אנחנו בעצם עושים?

למקצוע היישום פנים רבות. ראשית, אנחנו אנשים של תהליכים, תהליכים ארגוניים, עסקיים. חלקנו בעלי רקע של הנדסת תעשייה וניהול, חלקנו רואי חשבון או כלכלנים. עלינו להיות בקיאים בתהליכי תכנון, ייצור, שרשרת האספקה, איכות, ניהול קשרי לקוחות, חיובים, תשלומים, הכרה בהכנסה, דיווחים לרשויות, חישובי מסים, תמחיר, ומה לא? ההכרות עם התהליכים מחייבת ראייה והבנה מערכתיים. הבנה של יחסי הגומלין בין היחידות הארגוניות השונות והתקשורת ביניהן. בין אם בתעשייה הכבדה או בהיי-טק, בחקלאות או בפרמצבטיקה, במסחר או בשירותים, בכולם אנחנו מיישמים תהליכים.

יתרה מזאת, כאנשי תהליכים הלקוחות מצפים מאתנו להמליץ על תהליכים נכונים. פעמים רבות עבדתי עם מנכ"לים, מנהלי תפעול ולוגיסטיקה, מבוגרים ממני ועתירי ניסיון בתעשייה, שביקשו ממני להנחותם בדבר הטמעה של תהליכים נכונים. הנחת היסוד ב-ERP היא שתהליכי הליבה דומים בכל הארגונים. תהליך רכש לדוגמא, החל מהזנת דרישה, המשך בהליך אישורים, וכלה בהפקת הזמנה ואישורה, קליטת הסחורה, התאמת החשבונית ותשלום לספק, הנו תהליך דומה בכל הארגונים. בתעשיית הזרעים או בהי-טק, בארץ או בחו"ל, כולם רוכשים בצורה דומה, אם לא זהה. אנו נוהגים לכנות תהליכים אלו במונח 'Best Practice'. לקוחותינו רואים ביישום ה ERP הזדמנות לשפר ולייעל תהליכים בארגון, ומצפים מאתנו להוביל יישום של תהליכי ה Best Practice בארגון.

שנית, אנחנו אנשי שירות שמבלים את מרבית זמנם במתן שירות לבני אדם, למשתמשי המערכת. ה"מחשב" הוא רק כלי עזר בידינו בבואנו לתת שירות. על כן עלינו להיות בעלי תקשורת בין אישית טובה, סובלניים, בעלי יכולת הקשבה והבנה, הסברה ושכנוע. לא אחת אנחנו נמצאים בליבו של תהליך קריטי, לחוץ, ונדרשים להפגין שליטה וקור רוח. הדבר נכון בחיי היום יום בכלל, ובפרט בתקופות של הפעלה מבצעית של מערכת ERP חדשה. תארו לעצמכם סמנכ"ל כספים, שמצפה להפיק לראשונה דו"חות כספיים לבורסה מתוך מערכת הERP החדשה. האינטנסיביות שמלווה הפעלה מבצעית, לרבות התקלות ומחלות הילדות, מתובלות בחשש מהחדש והלוא נודע יוצרים סיר לחץ אדיר. אותו סמנכ"ל כספים שחושש פן יאחר בהפקת הדו"חות, או שמא המספרים לא יתאמו את המצופה, מצוי תחת מכבש לחצים ולעיתים אף חושש למשרתו. ובעין הסערה, בלב העשייה, נמצאים המיישמים, שמצופים לנווט את הספינה כתמול שלשום, בקור רוח ובמקצוענות.

גם בשגרת התמיכה, עבודת השירות היא עבודה שוחקת. אנו מצופים להיות ענייניים ומסבירי פנים בכל עת, ותמיד יעילים ומועילים. שיטוט סתמי באינטרנט, הפסקות סיגריה תכופות ושיחות חולין ארוכות אינן מקובלות, שהרי הלקוח משלם על הזמן שלנו ומצפה לתפוקות. אנחנו לא נהנים מהנינוחות המאפיינת את עמיתינו במחלקות ה-IT בארגונים, מה שעוזר לנו להיות חדים, ערניים, מעודכנים.

שלישית, אנחנו מקצוענים של מערכת מאוד מסוימת, Oracle Applications. בסופו של יום אנו נדרשים לספק פתרון, פתרון שלם, פתרון נקי, פתרון שעובד. היכרות מעמיקה עם המערכת הנה תנאי הכרחי לביצוע המשימה. מיישם טוב מכיר את הארכיטקטורה של המערכת, מבין את המבנה הרב-ארגוני שלה ואת יחסי הגומלין שבין המודולים הפיננסיים, הלוגיסטיים, משאבי האנוש ושירות הלקוחות. המקצוענות במערכת נרכשת עם הזמן והניסיון. בכל פרויקט ובכל אתר אנו נחשפים למודול חדש, שלא הכרנו בעבר, נחשפים לפונקציות שלא הכרנו ולרעיונות יישומיים חדשים. לא פשוט להכיר את Oracle Applications על בוריה. זו מערכת שנמצאת בהתפתחות מתמדת. מודולים חדשים, תכונות חדשות ואפשרויות חדשות מתווספות כל הזמן. גם הפלטפורמה הטכנולוגית מתקדמת כל הזמן: Forms, Workflow, Framework. כל גרסה וה Buzz Words שלה. אי אפשר לעצור לרגע, כל הזמן צריך להתעדכן.

יכולות נוספות הנדרשות מהמיישם

בסביבה כה דינמית, גם המיישם המנוסה ביותר לומד כל הזמן. כל פרויקט מביא עמו אתגרים חדשים בדמותם של מודולים או תהליכים שלא נתקלנו בהם מעולם. בארגז הכלים של המיישם, הידע הוא רק שני ליכולת לרכוש ידע חדש. חלק ניכר מן הידע נרכש תוך משחק וניסוי עם המערכת. לשם כך אנו נדרשים ליכולת לימוד עצמי גבוהה, לצד נכונות לעזרה הדדית ושיתוף. הלקוח רואה את המיישם הבודד, אולם מאחוריו ומצידיו ניצבים החברים הטלפוניים, העמיתים לעבודה עמם אנו בקשר מתמיד של שיתוף והחלפת דעות. מי שאינו חולק בידע ואינו יודע נהנה מעבודת צוות, לא יחזיק מעמד במקצוע.

יכולות הדרכה, גם היא כלי חשוב. המיישם נדרש לעמוד מול קהל ולהעביר הדרכה באופן מובנה וברור. לשם כך על המיישם לשלוט במתודולוגיה של הדרכה נכונה, לדעת להכין את החומר מראש, להשתמש נכון בקול, בשפת הגוף, ובעזרים כגון מצגות ולוח מחיק. אנו מאמינים שההדרכה היא מיומנות שנדרשת מהמיישם. בזמן ההדרכה עולות שאלות יישומיות רבות, שרק מי שהיה חלק בעיצוב הפתרון, יידע לתת עליהן את הדעת ולספק תשובות מקיפות ואינטליגנטיות.

ניידות וגמישות, הם מאפיינים מובהקים של עבודת המיישם. אנחנו נמצאים בתנועה מתמדת, מי יותר ומי פחות, נעים בין פרויקטים, לקוחות ואתרים גיאוגרפיים. בתשע השנים האחרונות הספקתי לבצע פרויקטים במפעלי כבלים בשדרות ובאילת, במפעל המזון של תלמה בחיפה. מהמפעל בחיפה המשכתי לפרויקט במפעל דגני הבוקר בערד, אליו הייתי מגיע במטוס קל משדה דב. משם המשכתי למפעל פלסטיק בעמק יזרעאל, ומשם לניהול פרויקט ראשון במפעלי גזים במצפה רמון ורמת חובב. אחר-כך התחיל עידן ההיי-טק עם נסיעות לאירופה, מזרח ארצות הברית ועמק הסיליקון. המשך בחברות הזרעים באזור גדרה, חברת הפצת תרופות במדריד, ועוד מגוון חברות במרכז הארץ. אפילו עתה, שורות אלו נכתבות בבית מלון קטן, בלב מחוז חקלאי בבולגריה, שם אנו מבצעים פרויקט אצל יבואנית מיכון חקלאי.  במצטבר, בצענו פרויקטים במגוון תעשיות בהודו, המזרח הרחוק, אפריקה, אוסטרליה, אמריקה הלטינית, וכמובן בצפון אמריקה ובאירופה.

זה לא פשוט "לארוז את עצמך" כל פעם מחדש. עד שהתבססת במקום, יצרת קשרים ונכנסת לשגרה, אתה קם ויוצא לדרך חדשה. כל פרויקט וכל אתר הם כמו מקום עבודה חדש. ראיון עבודה, אנשים לא מוכרים, ושוב עליך להוכיח את עצמך מחדש. עבור מי שכמותי, שיש לו קוצים בישבן, זוהי העבודה אידיאלית. כמו בטיול הגדול של אחרי הצבא, אתה נע ממקום למקום, וכל תחנה קצובה בזמן. אין שגרה, אין רגע דל. גם מי שנמצאים באתר מסוים שנה ושנתיים, יודעים שברגע שיחפצו בכך, יוכלו "לארוז את התרמיל" ולהמשיך לנדוד. סוג של חופש ממכר.

מנהיגות, היא תכונה מרכזית ביישום, ומשקלה רב ככל שאנו צוברים ניסיון ומקבלים אחריות.
הכנסת מערכת
ERP לארגון היא תהליך מורכב ורצוף קשיים והתנגדויות. אנו מתמודדים עם הפחד הטבעי של בני אדם משינוי, והקושי שבכניסה לתבניות עבודה מסדורות. לעיתים הפרויקט משמש במה למאבקים פוליטיים בתוך הארגון. יש מי שעבורם הצלחת הפרויקט היא עניין של יוקרה אישית, בעוד אחרים מחכים בפינה, ממתינים לטעות, למעידה, לכישלון. פרויקט  ERP אידיאלי הוא פרויקט שנתפס כפרויקט אסטרטגי לארגון. פרויקט שהמנכ"ל דוחף באופן אישי ומעורב בפרטיו. אך לא תמיד זהו המצב. לא אחת אנו מתמודדים עם חברי הנהלה ש"יושבים על הגדר" ומחכים לראות מה ילד יום, האם ה-ERP יהיה ל"פיל לבן". בתוך כך המיישמים נדרשים לנווט את הפרויקט, להתמודד עם הקשיים, להקרין רוגע וביטחון. הארגונים מצפים מאתנו שנוביל אותם בבטחה אל היעד, סומכים עלינו שנדע להתגבר על הקשיים הארגוניים שלהם עצמם.

מודעות עסקית גם היא תכונה חשובה של המיישם, שיש לה ביטוי במגוון רחב של תרחישים. כדרישת סף, עלינו להיות מסוגלים לעבור ראיונות עבודה ולהיקלט בהצלחה במקומות חדשים. אנחנו משתתפים בתהליכי מכירה בהם אנו נפגשים עם לקוחות פוטנציאלים, מציגים את המוצר ואגב כך מציגים את יכולותינו. להתנהלות האישית שלנו בפרויקט יש השפעה ניכרת הן על שביעות הרצון של הלקוח והן על התוצאות העסקיות של הפרויקט, על כן חשוב שנבין את המעטפת העסקית בה אנו פועלים.

גם בפעילויות של תמיכה שוטפת יש חשיבות עליונה למודעות העסקית של המיישמים. המיישמים בשטח הם המקור מספר אחד למודיעין עסקי. המיישם המודע קשוב לצורכי המשתמשים, מעודכן בחידושים ומסוגל לזהות הזדמנויות עסקיות. המיישמים יהיו הראשונים לדעת אם מתחרה מתדפק על דלתות הלקוח.

וואן1- אפ בנויה על כוח אדם איכותי, שהוא הנכס היחיד של החברה. המוצר זה אנחנו-האנשים, וכפי שהסברתי זה עתה, מדובר במוצר מורכב, רגיש ומיוחד. לא פלא, איפה, שאנשינו הם מצרך נדיר ומבוקש. זכות גדולה לי להיות חלק מקבוצה כה מיוחדת.

כותב המאמר: ארנון יפה, סמנכ"ל תפעול בחברת ONE1UP

ליצירת קשר: roman.mitshel@one1up.com

 

פרסום באתר