תפריט נגישות

סיכום מפגש "התעשייה מלמדת" – כיצד לבנות תקציב IT בשיתוף הארגון

הנחו: ישראל פטשניק, סמנכ"ל מערכות מידע ותקשוב, קוקה קולה אבי פנחס – CIO דלתא גליל תעשיות.המאמר מפרט את מצגות המנחים וכן את סיכום הדיון שהתקיים לאחר מכן.

 

 

המפגש התקיים בתאריך ה-28.6.07, בחסות חברת QUICKSOFT.

   מצגות המנחים 

 אבי פנחס – הציג את תפיסתו בנושא הקמת התקציב בהיבטים הבאים:

 •         עקרונות תקציב ה-IT

•         לו"ז הכנת התקציב השנתי

•         תהליך בניית תקציב הוצאות

•         תהליך בניית תקציב השקעות

•         ייזום ואישור תקציבים מיוחדים

•         בעיות בתהליך

 עקרונות תקציב  IT

 •         תקציב ה-IT מורכב מתקציב השקעות/פרויקטים ותקציב הוצאות.

•         ייזום השקעות/פרויקטים יכול להתבצע ע"י ה-IT או ע"י יחידה עסקית.

•         תקציב ההשקעות הוא דינאמי כך שפרויקטים יכולים להתווסף או להתבטל במהלך שנת העבודה.

•         תקציב ההשקעות הוא טנטטיבי ונדרש אישור פרטני לכל פרויקט בעת היציאה לדרך בנוסף לאישור התקציבי העקרוני.

•         תקציב ההוצאות מושפע מתקציב ההשקעות.

•         התקציב הוא תקציב מקסימום. חריגה כלפי מטה מהתקציב אינה גוררת "עונש".

•         בהכנת התקציב נלקחים פרמטרים קונצרנים כגון שערי מטבע לתקציב, % העלאת שכר. 

 לו"ז הכנת התקציב השנתי

 

תקופה

פעילות

יולי

הוצאת הנחיות לתקציב שנה עוקבת

תחילת איסוף נתונים לתקציב

אוגוסט

הכנת תקציבי IT בשיתוף חטיבות

ספטמבר

סיכום תקציבי IT חטיבתיים. קונסולידציה של תקציבי IT

אוקטובר

אישור תקציב IT

קונסולידציה של כל התקציבים

נובמבר

תקציב שנתי סגר ומאושר

  

תקציב הוצאות

 •         תקציב ההוצאות מורכב מ-3 תחומים עיקריים:

–        כח אדם

–        תחזוקת חומרה ותוכנה

–        שאר ההוצאות (קורסים והדרכות, יעוץ, הסעות, נסיעות לחול, ניקיון, צרכי משרד, פחת, וכו'...)

•         כל אחד משלושת התחומים מושפע מתקציב ההשקעות.

•         בניית התקציב:

–        איסוף נתוני Actual Projected לשנת העבודה הנוכחית.

–        איסוף הערכות שינויים לשנת התקציב בנושאי כ"א, חומרה, תוכנה,  תקשורת, פרויקטים צפויים, והוצאות אחרות.

–        בניית תקציב ראשוני על סמך נתוני העבר תוך השלכת ההערכות לשינויים וכן הנחיות קונצרניות בנושאי שערי מטבע והעלאות שכר.

–        חישוב תמחיר שעות עבודה לבעלי התפקידים השונים. (התמחיר משמש להערכת פרויקטים בבניית תקציב השקעות).

–        ביצוע איטרציות לעדכון התקציב לאור בניית תקציב השקעות.

•         סגירת התקציב לאחר הגעה לגרסה אחרונה של תקציב השקעות. 

תקציב השקעות

 •         תקציב ההשקעות מורכב מ-3 תחומים עיקריים:

–        פרויקטים חטיבתיים

–        פרויקטים קונצרניים

–        תשתיות חומרה ותוכנה

•         בניית התקציב:

–        מנהל מחשוב חטיבתי (מנהל מערכות מידע של החטיבה – שייך ארגונית למערכות מידע) מבצע סדרה של מפגשים עם גורמים ניהוליים שונים בחטיבה לגיבוש תוכנית העבודה הרצויה לחטיבה וסדר העדיפויות הרצוי לחטיבה לשנת התקציב החדשה. ייזום הנושאים השונים יכול להיות ע"י IT או ע"י אנשי החטיבה.

–        תהליך דומה נעשה ע"י המנמ"ר ברמת הנהלת החברה לגבי פרויקטים קונצרניים.

–        CTO בשיתוף הצוות הבכיר במערכות מידע מתכנן פרויקטי תשתית חומרה, תוכנה ותקשורת. בהכנת תקציב התשתית ישנה התייחסות גם לפרויקטים שהתבקשו ע"י החטיבות והמטה.

–        נעשית הערכת הרכב הפרויקטים ומשמעויות חומרה, תוכנה וכח אדם על ציר הזמן (פילוח רבעוני).

–        ריכוז של כל המשאבים הנדרשים לכלל הארגון וההשלכות על התקציב.

–        קבלת החלטות ראשוניות לגבי אופן ביצוע פרויקטים (כ"א חיצוני/פנימי).

–        התאמת תקציב הוצאות.

•         תהליך אישור התקציב:

–        הגשה ראשונה של התקציב המאוחד כולל משמעויות, "הגנה" על כל פרויקט וקבלת הנחיות קיצוץ.

–        חזרה לחטיבות ומו"מ על קיצוצים.

–        גיבוש תקציב פרויקטים סופי.

–        הגשת התקציב הסופי לאישור הנהלה.

–        פרסום התקציב הסופי לאחר האישור.

תקציבים מיוחדים

 •         ייזום פרויקטים שלא תוכננו בתקציב השנתי יכול להתבצע בכל עת ע"י מערכות מידע או ע"י החטיבות. בדרך כלל פרויקטים אלה נועדו לענות לאתגר או הזדמנות עסקית חדשה.

•         הנושא נידון בין החטיבה ומערכות מידע, נבדקות אלטרנטיבות לפתרון הצורך, מתבצעת הערכת משאבים ועלויות ומפותח מודל ROI.

•         הפרויקט מוגש לאישור הנהלה.

•         הפרויקט יוצא לדרך לאחר קבלת אישור

בעיות בתהליך

 •         חוסר קשב ארגוני לתהליך תקציב ה-IT . (המצאות בתהליך בניית תקציב כללי במקביל).

•         קוצר ראיה אסטרטגי של אנשי ה-business בתחום ה- IT. (אי ראיה של נחיצות פרויקטים תשתיתיים שישפיעו בעתיד).

•         קבלת שרותי IT כמובן מאליו. (רמת ביצועים, זמינות תקשורת, המשכיות עסקית).

•         חוסר מודעות למשמעות IT במהלכים עסקיים. (יכולת/אי-יכולת לתמוך במהלך העסקי ע"י מערכת המידע ונגזרת פרויקט IT הנדרש למימוש המהלך העסקי). 

•         רצון לקבל שרות מקסימלי בעלות אפסית. (כל משאבי ה-IT  צריכים להיות זמינים ליחידה הארגונית אך ללא רצון לשאת בעלות הכרוכה).

•         מתן סדר עדיפות ארגוני לפרויקטים. (עשרות פרויקטים קטנים וגדולים של היחידות השונות אשר לא ניתן לבצע במקביל). 

 

 

 

ישראל פטשניק הבהיר למשתתפים את תהליך התקציב וממשק עם הארגון:

 

מרכיבי התקציב מרכיבים קבועים יחסית

מרכיבי התקציב מרכיבים משתנים יחסית

תהליכי בניית התקציב ובעיות בתהליך

התקציב בעיות ארגוניות

 מרכיבי התקציב מרכיבים קבועים יחסית

 •         תחזוקה חומרה

–        למעט מגמות התיעלות ושיפור הסכמי רכש

–        ותחזוקה של מרכיבים חדשים

•         תחזוקה תוכנה ועלויות תקשורת

•         כוח אדם פנימי וחיצוני קבוע

–        כ- 80% לתחזוקה שוטפת

 מרכיבי התקציב מרכיבים משתנים יחסית

 •         תחזוקה חומרה

–         מעבר תחזוקה ומעבר לביטוח

•         כוח אדם פנימי וחיצוני

–        כ- 20% לפעילות פרויקטלית

•         פעילויות פרויקטליות ב- outsourcing

–        כולל מערכות שלמות מפותחות ומתוחזקות

•         מרכיבים שניתן להפסיק בכל רגע נתון / בהתראה קצרה יחסית

 התקציב - תהליכי בניה

 •         שילוב של bottom up ו- top down

•         Top  - מסגרות תקציביות כלליות של הארגון

•         Bottom – אוסף של שורות תקציב

–        תחזוקה חומרה, תוכנה והסכמי תקשורת

–        כוח אדם פנימי וחיצוני

–        פעילויות פרויקטליות 

•         יזומות על ידי IT למטרות ה- IT

•         יזומות על ידי ה- IT לטובת הארגון ותהליכיו העיסקיים (פילוט)

•         יזומות על ה- Business

•         התכנסות לתקציב הכולל

התקציב - תהליכי בניה –בעיות

 •         הנחיות התקציב לא לוקחות בחשבון את צורכי המיחשוב כפי שמוגדרים על ידי ה- Business וה- IT

•         איך קובעים סדרי עדיפות (80% קבוע)

•          האם התקציב הפרויקטלית היזום על ידי ה- business צריך להיות עם ROI ?

•         האם התקציב הפרויקטלי עבור ה- business צריך להשאר בידי ה-  businessאו בתקציב ה- IT  ?

•         מה רמת ההתחייבות שיש ל- IT לגבי התקציב המוערך לביצוע פרויקטים עבור ה- business ?

•         עד כמה "בשלות" הדרישות הפרויקטליות של הארגון ועד כמה זה משפיע על בניית התקציב וההתחייבויות לביצוע על ידי ה- IT ?

התקציב בעיות ארגוניות

 •         איך יודע הארגון האם סך כל הוצאות המיחשוב הן גבוהות או נמוכות יחסית (מדדים תפעוליים)

•         הארגון מבקש גמישות מקסימלית להקפאת תקציבים במהלך השנה

•         הארגון לא מאלץ את היחידות הארגוניות להניח מסמכי כדאיות כלכלית ו/או איכותית של הפרויקטים המיחשוביים לטובת ה- business .

•         הנהלת הארגון לא מקבלת החלטות המגבות את המסגרות התקציביות שהוטלו על ידה

•         הנהלת הארגון לא קובעת סדרי עדיפויות לגבי הפרויקטים מרכזיים.

•         במהלך השנה יש הצנחה של פרויקטים "אסטרטגיים" הדורשים משאבי כוח וכסף רבים ללא שינוי המסגרות התקציביות.

•         התוצאה - אי שביעות רצון לקוחות/יחידות ארגוניות מאי מימוש ה"פנטזיות" המיחשוביות שלהן ואי מימוש הנושאים שהובטחו על ידי ה- IT בתוכניות השנתיות.

 סיכום הדיון

 במסגרת הדיון שהתפתח הובהר כי קיים ניגוד עניינים בין יחידת ה-IT, המוגדרת בארגון כמרכז עלות, לבין היחידות העסקיות המוגדרות כמרכזי רווח. פער זה נובע מכך שישנה נטייה בארגון להוריד את תקציבי ה-IT (מרכז העלות) ומאידך התייחסות למשאבי ה-IT והשירותים הניתנים כדבר טבעי שניתן גם להתבצע בהשקעות נמוכות.

יתר מכך, היחידות העסקיות, יוזמות פרויקטים עם היבטים טכנולוגיים ואינן דואגות לעדכן את יחידת ה-IT במועד לצורך הערכות והתארגנות, דבר שמביא להערכות לא נכונות של הפרויקטים ולעיתים לבעיות בתמיכה הנדרשת.

הוסכם כי תפקיד מנהל מערכות המידע בארגון השתנה, מתפקיד בעל משמעות טכנית מאד בעבר לתפקיד עם אוריינטציה עסקית בהווה. מנהל מערכות מידע טוב הוא זה המכיר לעומק את התהליכים העסקיים של הארגון ויכול להציע וליישם טכנולוגיות לשם שיפור אותם תהליכים.

הובהר כי הפרויקטים, שאינם תשתיתיים, הנם פרויקטים של ה-BUSINESS בארגון ועל המנהלים להציג מדוע לדעתם יש לבצע את הפרויקט ומהו ה-ROI לארגון. מאידך יש מקום ליחידת ה-IT להציע פרויקטים טכנולוגיים ל-BUSINESS, אך ברגע שהמסר נקלט יש לעבור לעמדת תמיכה ולתת ל-BUSINESS בארגון להוביל את התהליך.

רשם: שמואל מרדלר

ליצירת קשר:

 

ptashnik@netvision.net.il

 

Avi.Pinhas@deltagalil.com

 

 

פרסום באתר