תפריט נגישות

ניהול סיכונים והזדמנויות בפרוייקטים

בשנים האחרונות ניכרת מגמה בקרב ארגונים רבים שתכליתה היא שכלול שיטות ניהול הפרוייקטים ואימוצן של שיטות חדשניות. .

ניהול סיכונים והזדמנויות בפרוייקטים  

על בטיחות בטיסה

בזמן שאנחנו עסוקים במסירת המזוודות בדלפקי ה- Check-in בנמל התעופה, או בבדיקת הביטחון או אפילו במסע הקניות הבלתי מרוסן בחנויות ה- Duty free, עסוק צוות האוויר של חברת התעופה במעבר על תכנית הטיסה, לימוד מצב מזג האוויר בנתיב הטיסה ובנמל היעד וביצוע בדיקות חיוניות לגוף המטוס ולמערכות השונות.  הבדיקות מתבצעות במטרה ללמוד על הימצאותם של גורמים שונים העשויים לשבש את עמידת הטיסה ביעדיה על פי תכנית הטיסה או חלילה לסכן את הנוסעים. למשל, לימוד נתוני המטאורולוגיה בנמל היעד המעלה סבירות למצב מזג אוויר בעייתי עשוי להוביל לתוספת בכמות הדלק שישא המטוס מתוך כוונה לספק מענה לצורך להמתין באוויר זמן רב יותר מהמתוכן עד להתבהרות מזג האוויר.

בשנים האחרונות ניכרת מגמה בקרב ארגונים רבים שתכליתה היא שכלול שיטות ניהול הפרוייקטים ואימוצן של שיטות חדשניות. ניהול פרוייקטים על פי תפישה ארגונית EPM, כולל בראש ובראשונה הנחלת מתודולוגיות ניהול פרוייקטים הכוללת לרוב טיפול בשיטות ניהול לוחות הזמנים, ניהול המשאבים והתקציב. אחד משטחי הידע המקובלים בעולם הפרוייקטים והתורמים ביותר לניהול מוצלח של פרוייקטים הנו תחום ניהול הסיכונים וההזדמנויות.

תחילה מספר הגדרות

מהו אם כן סיכון?! סיכון מוגדר כגורם העשוי לפגוע באחד או יותר מיעדי הפרוייקט (עמידה בלו"ז, בתכולה, בתקציב וכו'). הזדמנות לעומת זאת מוגדרת כגורם העשוי לתרום לעמידה מוצלחת יותר ביעדי הפרוייקט.

כיוון שסיכונים והזדמנויות הם צדדים שונים של אותה המטבע וניתן בנקל להמיר את המילה סיכון במילה הזדמנות וליהנות מתורת ניהול להזדמנויות. נמשיך את הדיון בנושא הסיכונים בלבד מתוך הנחה כי עניין הרוב הוא בניהול הסיכונים ובנוסף בשל קלות ההתמרה של התורה כפי שציינתי.

הטעמים לנהל את הסיכונים וההזדמנויות בפרוייקט הם רבים וכוללים:

קלות יישום התפישה –  בהשוואה לשיטת מורכבות אחרות לניהול הפרוייקט כמו ניהול הנתיב הקריטי, ערך מזוכה (Earned value) או רשת PERT, ניהול סיכונים הנה תפישה פשוטה יחסית ואינטואיטיבית.

שיפור איכות התכנון – ניהול הסיכונים מהווה דרך שיטתית למנהל הפרויקט לבחון ולאתגר את התכנון שביצע תוך ביטול האמונה המתבטאת בקלישאות כמו "יהיה בסדר", "לי זה לא יקרה" או "סמוך על סמוך..." ניהול סיכונים מושתת בדיוק על הראיה ההפוכה.

שיפור האינטגרציה והתקשורת – אחד היתרונות המשמעותיים בניהול הסיכונים הוא פשטות ואינטואיטיביות של הנושא בהשוואה למורכבות של תחומים כמו ניהול לו"ז, ניהול משאבים וכו' והקלות על כן לתקשר באמצעותו את צרכי הפרוייקט לשאר הארגון לספקים ולקבלנים וליצור תיאום טוב באמצעות שפת הסיכונים בין גורמים שונים המעורבים בפרוייקט.

מיקוד המנהלים בעיקר – האינטואיטיביות של השיטה מפשטת ומקלה על התקשורת בין מנהל הפרוייקט לבין מקבלי ההחלטות וקובעי המדיניות בארגון. דו"ח סטאטוס של הסיכונים הוא למעשה תמצית מנהלים הממקדת אותם בסוגיות האקוטיות ביותר של הפרוייקט.

שיפור היכולת להעריך כמותית את התפתחות הפרוייקט – עצם העיסוק והבחינה של תרחישים שונים מחייבת ביצוע הערכות להתפתחות הפרוייקט שלא עפ"י תפישה דטרמיניסטית ובפרט ביצוע של ניתוחים כמותיים להשלכות כלכליות והשלכות על לו"ז של התרחישים.

תהליך ניהול הסיכונים

תהליך ניהול הסיכונים כולל חמישה שלבים: תכנון, זיהוי, ניתוח, תכנון מענה ומעקב ובקרה.

תכנון – תהליך זה מתבצע במסגרת שלב האתחול של הפרוייקט וכולל פיתוח שיטה לניהול הסיכונים בפרוייקט. הפלט מתהליך זה יהיה תכנית לניהול הסיכונים.

זיהוי הסיכונים – תכליתו של התהליך היא איתור כלל הסיכונים לפרוייקט וסיווגם לתחומים שונים כמו: סיכונים טכנולוגיים, סיכונים מגורמי אנוש, סיכונים ארגוניים, סיכוני תכנון, גורמים חיצוניים, פוליטיים וכו'.

ניתוח סיכונים – תכליתו של תהליך זה הנה הערכת ההסתברות להתממשות הסיכון וכן הערכת הנזק שעשוי להיגרם מהתממשות הסיכון. תהליך זה הוא חיוני לצורך מיקוד מנהל הפרוייקט בסיכונים המהותיים ביותר. בתהליך זה משמשות טכניקות הכוללות הערכת מומחים, ניתוח עצי החלטות, מטריצת Probability Vs Impact, ביצוע סימולציות ועוד.

תכנון מענה לסיכונים – לסיכונים המשמעותיים על פי ניתוח הסיכונים מפתח מנהל הפרוייקט תכניות מענה. לרשות מנהל הפרוייקט עומדות מספר אסטרטגיות למענה: הימנעות (Avoidance), העברה (Transference), שיכוך (Mitigation) והשלמה (Acceptance).

מעקב ובקרה – ביצוע מעקב ובקרה אחר הסיכונים וההתקדמות בהוצאה אל הפועל של תכניות המענה הנם חיוניים. שילוב דיון בסיכונים כחלק מישיבות הבקרה של הפרוייקט תורם רבות להטמעת התפישה בארגון ומניב תוצאות חיוביות ומידיות באיכות תהליכי ניהול הפרוייקט.

נקודה למחשבה!

לטעמי כנוסע, הידיעה שנוהלי הטיסה המקובלים כוללים ביצוע שיטתי של ניהול סיכוני הטיסה,  מרגיעה משהו ומעלה את קרנם של צוותי האוויר. מדוע אם כן שלא ידרוש הארגון מקברניטי הפרוייקטים עתירי התקציב, היוקרה והסיכון ביצוע דומה של ניהול סיכונים שיטתי ומושכל, העשוי לשפר במידה ניכרת את הסיכוי של הפרוייקט להגיע אל היעדים בהתאם לתכנון וללא נזקים מיותרים?! 

כותב המאמר: יובל שטרן סמנכ"ל פתרונות EPM בחברת מתן

yuvals@matan-consulting.com

פרסום באתר