תפריט נגישות

זווית ראיה: תקופת הקורונה – זה הזמן להתייעלות בארגונים מסדר גודל קטן ובינוני !

ארגונים מסדר גודל קטן ובינוני נדרשים היום יותר מתמיד, לאמץ טכנולוגיות ומתודולוגיות להתייעלות בכדי להצליח, ולא רק לשרוד, בעולם משתנה.

כללי
מדובר רבות על תקופת הקורונה והשפעתה הרבה על העולם העסקי והאישי. במצב של חוסר וודאות הולך וגובר קיים צורך חיוני בהטמעה של כלי ניהול, שליטה ובקרה מתקדמים אשר יאפשרו מעקב שוטף ומיצוי הפוטנציאל העסקי של עסקים וביחוד אלו המשתייכים לסדר גודל קטן ובינוני.

האתגר
בעוד שבארגונים גדולים נושא ההתייעלות על היבטיו השונים מטופל על ידי גורמים פנימיים ייעודיים שהנושא מהווה חלק מסדר היום שלהם, הרי בארגונים קטנים יותר נושא זה במקרים רבים אינו מטופל כלל עקב העיסוק השוטף ב"כיבוי שריפות".

שיתוף גורם חיצוני בתהליך
הגורם החיצוני יוביל את התהליך ויתרום ידע נדרש ויכולות ניהול ותיעוד לשם יצירת בסיס ידע משותף, חילוץ המידע הנדרש, הטמעת טרמינולוגיה משותפת והצגת אפשרויות מתודולוגיות וטכנולוגיות בתהליך.

התנעה
המנכ"ל ומנהלים בעלי אחריות לתחומי הפעילות השונים: רכש, לוגיסטיקה, שיווק, שירות לקוחות וכיו"ב מובילים תהליך בחינה של העסק בצורה מתודולוגית וקבועה לשם הבנת המצב הקיים ואיתור תחומים ונושאים בעלי פוטנציאל התייעלות.

הבנת התהליך
הגורם החיצוני מסביר לגורמים השונים את התהליך ברמות שונות. החל מהבנת "התמונה הגדולה" – הבנת מטרת הארגון: לפעול למימוש יעדים עסקיים באמצעות: ידע, טכנולוגיה, אנשים ותהליכים עסקיים וכלה במפות תהליכים לפי תחומים מבוססי Best Practice. המהלך מאפשר לכל אחד מהמשתתפים להבין את תפקידו במסגרת "שרשרת האספקה הארגונית – הלוגיסטית / פיננסית" ולייצר שפה אחידה בין המשתתפים.

ניתוח תהליכים עסקיים
ברמת כל פעילות עסקית מתבצעים תהליכים שונים. ניתוח התהליכים נדרש בשתי רמות: רמת הפעילות העסקית (רכש, שיווק וכיו"ב) ורמת הארגון כולו. הרבה דובר על יצירה של "סילואים" דהיינו גדרות חוצצות בין התחומים השונים בארגון, המיועדות ליצירה של אופטימיזציה מקומית. לדוגמא: מחלקת הכספים מקבלת פניות רק בימי שני ורביעי. המטרה של בחינת התהליכים העסקיים הינה כפולה: האחת, לוודא שכל יחידה מתנהלת באופן מיטבי מבחינת התהליכים והשניה: שישנם קשרי גומלין זורמים ותקינים המאפשרים לארגון לפעול כיישות אחידה.

טכנולוגיה ומתודולוגיה
על בסיס הממצאים (ניתוח פערים בין מצב קיים למצב רצוי) מגבשים רשימה של מהלכים טכנולוגיים ומתודולוגיים שתפקידם לסגור פער ולשפר את ההתייעלות בתחומים השונים. לכל מהלך שכזה מוצגת ההשקעה הנדרשת והחזר ההשקעה – ROI הצפוי ממימוש המהלך.

תעדוף ויישום
מתבצע תהליך תעדוף ויישום של הנושאים בהתאם להחלטת הארגון. מהלכי היישום מתבצעים תוך עדכון תקופתי של המשתתפים ומשמשים גם ליצירת תובנות ארגוניות בכל הקשור לניהול מוצלח של פרויקטים מסוג זה הכוללים: ניהול שינוי, העברת ידע, שינוי הגדרות תפקיד, מדדים ועוד.

לסיכום
המצב המשתנה משול לסערה בים המטלטלת את הספינה. ספינה אשר לא תהיה בנויה באופן מיטבי, לא תוכל לשוט בבטחה לכיוון היעד. לכן, יש לאמץ מהלכים שהוגדרו לעיל בכדי להבטיח שבים הסוער יפליג העסק בבטחה ובהצלחה ויממש את יעדיו העסקיים.

 

כותב המאמר: שמואל מרדלר, מנכ"ל ERP.ORG
Shmuel.merdler@erp.org.il

פרסום באתר