תפריט נגישות

ERP - מורה דרך למצויינות תפעולית?

מתוך פנל מומחים בועידה ה-8 לניהול משאבי הארגון שהתקיימה בתאריך ה-7.5.07. מתייחס לשאלה בני גוזלן, מנכ"ל אופקס מערכות העוסקת במצוינות תפעולית ובשילוב שלה עם מערכות ERP מובילות.

צהריים טובים לכולם. תודה לשמואל על השאלה. נגדיר תחילה מהי בעצם אותה "מצויינות תפעולית" אליה אנחנו מכוונים, וכיצד היא באה לידי ביטוי?

א. "מצויינות תפעולית" – תרבות ארגונית של שאיפה למצויינות המיושמת בכל היבטי התפעול.

ב. היא באה לידי ביטוי ברמת ביצועים גבוהה של כל חוליות שרשרת האספקה בארגון, לרבות של יחידות הטכנולוגיה והמו"פ: תכנון (לרבות מו"פ), רכש, ייצור, מחסנאות ומשלוחים, ולעולם תהיה נתמכת במצויינות בעבודתן של המחלקות התומכות, כספים ומשאבי אנוש (אחרת זה לא הולך..).

כלי העבודה השכיח בארגון המכוון למצויינות תפעולית הוא סט מדדי ביצוע (או גם לעיתים "לוח מחוונים"), שמכמתים באופן רציף את רמת הביצועים, לדוגמא: מידת דיוק התחזית, Time to Market, איכות הרכש, שיעור העמידה בתכנית הייצור, שיעורי הפחת והעבודה החוזרת, רמת דיוק המלאי, שיעור האספקות המושלמות ללקוחות ועוד..

השגה של מצויינות תפעולית בשוק ניכרת בחדשנות של המוצר/שירות, עלותו, איכותו, זמינותו ורמת השירות הניתנת לו, כאלה היוצרים יתרון משמעותי ביחס למתחרים (זו אגב הסיבה לכך שנדיר לזהות מצויינות תפעולית היכן שאין באמת תחרות, לדוגמא במונופולים...).

ועתה לשאלה "האמנם מערכת ERP היא מורה דרך למצויינות תפעולית" – ובכן הקשר בין שתי התרבויות (כן, גם ERP היא תרבות..) הוא קשר מסוג "תנאי הכרחי" ולא קשר מסוג "תנאי מספיק". כלומר לטעמי, לא ניתן להגיע למצויינות תפעולית ללא מערכת ERP אמינה וטובה, אבל עצם קיומה של מערכת ERP חדשנית לא אומר ולא כלום על קיומה של תרבות מצויינות תפעולית.

ולמה לא ניתן? כי את המצויינות התפעולית שמשיגים הירקן או האטליז שלי בשכונה במכבים, ללא מערכת ERP, אפשר להשיג עד גודל מוגבל של חנות או פעילות. מגודל מסוים ואילך, לא ניתן לשלוט בתחזית המכירות, בצבר ההזמנות, בפעילות הרכש, בתמונת המלאי ובצבר פקודות העבודה בייצור, וחייבים להכניס לשימוש מערכת מידע כלשהי ומוטב שזו תהיה מערכת ERP כזו או אחרת.

מהגודל המסוים הזה ואילך (והוא אגב שונה מהותית מענף לענף), מערכת ה-ERP היא חלק בלתי נפרד מהתשתית שמאפשרת השגת מצויינות תפעולית. אמינות: המידע, התקשורת הפנים ארגונית, ביצוע של הפעולות הפיזיות, של הטרנזאקציות המבוצעות במערכת המידע, שקיפות ונראות של נתונים במערכת המידע, הגדרה ברורה של תחומי האחריות, ורמה מקצועית טובה של בעלי תפקידים. אפקטיביות: של הפעולות הנעשות. השירות/מוצר מגיע באופן עקבי ורציף לאן שצריך להגיע, בכמות הנכונה, באיכות ובזמן שנקבעו, והארגון נותן מענה בפועל לצרכי השוק והלקוחות/צרכנים. יעילות: בתכנון, ובשימוש במשאבי הארגון (ציוד, חומרים, שעות עבודה, אנרגיה, מים). נמדדת באמצעות KPI's (מדדי מפתח) ומשופרת באופן רציף. מהירות ! מהירות וזריזות, כדי להיות תמיד לפני המתחרה. מתן מענה זריז לדרישות המשתנות של השוק, ו-"Time to Market" קצר, הם כלי נשק יעילים בתחרות על השוק ועל הלקוח/צרכן.

הסדר הזה בהתפתחות של מצויינות תפעולית: יצירת אמינות > ביסוס של אפקטיביות > עבודה יעילה > ולבסוף גם עבודה מהירה, מחייב אותנו לטפל בשלב הראשון של הפעילות במערכת ה-ERP ובאמינות ושלמות נתוני האב, אמינות הטרנזאקציות הנרשמות, ואמינות המסמכים במערכת (הצעות מחיר, הזמנות לקוח, דרישות רכש, הזמנות רכש, הסכמים שונים, פקודות עבודה לסוגיהן וכו'). בעבודתנו עולה מיד הקשר ההדוק בין מצבה של מערכת ה-ERP לבין מיקומו של הארגון על ציר התפתחות המצויינות התפעולית...וטרם נתקלתי בארגון מצטיין תפעולית, שהוא מוביל שוק בנישה שלו, שלפחות מערכת ה- ERP שלו (ולעיתים מערכות נוספות, כדוגמת CRM), נמצאת במצב תחזוקה ירוד, או, גרוע מכך, ננטשה ע"י המשתמשים והפכה להיות מערכת להדפסת הזמנות רכש, הזמנות לקוח וחשבוניות, ובצידה משמשות מערכות פרטיות לתכנון ייצור, תד"ח וכו'...

לסיכום, מערכת ERP המתוחזקת ברמה גבוהה וחביבה על המשתמשים היא תנאי הכרחי להשגת מצויינות תפעולית. אמינות הפעולות שלנו כוללת גם את אמינות נתוני מערכת ה-ERP והיא חלק מהנדבך הראשון בדרך להשגת המהירות המיוחלת: כדי להגיע למהירות הזוכה, הארגון חייב תחילה להשיג אמינות מלאה בכל פעולותיו, על מנת שכולן יהיו תחילה אפקטיביות ואח"כ גם יעילות, ולבסוף – מהירות (במעט מהמתחרה...).

לגבי מצויינות תפעולית ענפית

ברור שככל שהענף בו אנחנו עוסקים הוא מתקדם מבחינת דרישת ניהול המידע, רמת המצויינות התפעולית הבסיסית הנדרשת ממנו כדי לשרוד – גבוהה יותר.

אתן שתי דוגמאות:

בתעשיית האלקטרוניקה לא מספיק לנהל את הרכש ואת המלאי במקטי"ם המקומיים, של הארגון, והוא דרוש גם במקט"י ה-MPN (Manufacturer Part Number).

בתעשייה התהליכית, בין אם במוליכים למחצה, בתרופות או במתקני ייצור מסוכנים, מתנהל עפ"י הסטנדרטיים הענפיים והרגולציה תיעוד של התהליך, והמלאי מנוהל ברמת אצוות המייצגות ימי ייצור או סדרות ייצור.

מהיכרותי מערכות ERP מובילות, כדוגמת SAP, קיימת פונקציונאליות טובה וייעודית להרבה ענפים (בדוגמא של SAP, למעלה משלושים), המאפשרת לנהל את אותו בסיס של אמינות פעולות ונתונים שהכרחי לבניית מצויינות תפעולית כהלכתה.

וצריך לזכור כאן שני דברים מהותיים להצלחת שילוב של מערכת ERP ומצויינות תפעולית: הראשון - גם כאשר מאמצים סטנדרטים ענפיים מתקדמים (למשל תיעוד התהליך בתעשיית התרופות), אין לנטוש את סט המדדים הבסיסי איתו יצאנו לדרך המצויינות (איכות ספקים, רמת המלאי...),

ולא פחות חשוב - רכישה, או התקנה, או יישום של מערכת ERP אין לה ולא כלום עם מצויינות תפעולית. רק מערכת ERP החביבה על המשתמשים, ומהווה מקור יציב ואמין לנתוני הארגון, מהווה נדבך "אמינות" אמיתי בדרך להשגת אפקטיביות, יעילות ולבסוף גם מהירות.  

ליצירת קשר: gozlan@opex-il.com

פרסום באתר