תפריט נגישות

הטמעת נושא מדידת ובקרת התהליכים הקריטיים במהלך היישום של מערכת ERP בארגון

בשנים האחרונות אנו עדים למגמה של דרישה גוברת והולכת בקרב חברות רבות בארץ ובעולם לשילוב מהלכי בקרה בניהול התהליכים העסקיים.

במאמר זה אנסה להביא מספר דוגמאות מעשיות של סוגי בקרות לבקרת התהליכים העסקיים. במונח בקרה אני מתכוון ליכולת של המערכת לדווח בזמן אמת על חריגה כלשהי מנורמה שהוגדרה ע"י הנהלת הארגון.

מה חסר בERP-יישום מערכת ה- הסטנדרטי ?

חלק לא מבוטל מיישומי חבילות ה-ERP הסטנדרטיות מתמקד ביישום תהליכים  לניהול משאבי הארגון ובכלל זה ניהול תהליכי הייצור, פיננסים, לוגיסטיקה, מלאי, משאבי אנוש ועוד. אולם ניתן לקבוע כי קיים חוסר, במהלך רוב היישומים, בהטמעה של כלים ו"חוכמה" עסקית לניהול יעיל יותר של התהליך ויותר מזה לבקרת התהליך באופן רציף.

להוסיף נדבך "חוכמה" ליישום ה- ERP הסטנדרטי :

אי לכך על ארגון המיישם מערכת ERP לתת את הדגש לשני היבטים: האחד - שהמערכת מתפקדת כהלכה ברמת התהליך והאחר בניית נדבך הבקרה.

במושג בקרה, אנו מתייחסים למספר תחומים מרכזיים:

  • פיננסים  בקרה בכל הקשור לניהול פיסקאלי של ארגונים גדולים כקטנים במצבים פיננסיים מורכבים, מעקב אחרי ריבוי חברות וריבוי מטבעות, בשילוב עם מודולי מכירות והפצה, וייצור במערכת ה- ERP .
  • שירותים משותפים – דיווח ובקרה חוצי תחומים וברחבי חברה. הצורך לאחד ולפצל מערכות של מפעלים רבים וספרי חשבונאות ראשיים (General Ledgers) , למפות ולאחד טבלאות רבות של חשבונות לקוחות תוך שמירת קשרים לטרנזקציות המקוריות, לשלב פעילויות במספר קטן יותר של מסדי נתונים.
  • ציות לתקנות חוקיות – סביבת החוקים והתקנות משתנה בהתמדה. תקנות מבוססות חוקים עבור חשבונאות ציבורית, דיווח, וגילוי של מידע עסקי, מפנות מקומן לתקנות מבוססות על עקרונות. מידע עשוי להיחשב כרלבנטי לציבור אם הוא משפיע על תהליך קבלת החלטות של משקיעים.
  • הפרדת תפקידים - להפרדת תפקידים במערכת ה ERP חשיבות רבה כיוון שהפוטנציאל להשיג גישה לא מורשית לנתונים או לשנות נתונים מבלי שניתן לעקוב אחריהם הוא גדול. לדוגמה, עובד המחזיק בהרשאות לאישור קבלת סחורה ולאישור תשלומים, למרות שבפועל תפקידו הינו לאשר תשלומים בלבד, עלול להזין למערכת קבלה פיקטיבית או מנופחת של סחורה ולאשר באופן זה תשלומים במרמה.
  • ארגונים משקיעים משאבים רבים בהטמעת מערכת ERP , אך אינם מקפידים ליישם ולנהל באופן הולם את אבטחת המידע ועקרון הבקרות במערכת.

הבקרות במערכות ERP מוגדרות ומנוהלות על ידי פרמטרים רבים שמאוחסנים בטבלאות שונות במערכת ולשם תחזוקתן נדרש ידע מעמיק ומקצועי.

סיווג הבקרות ע"פ מטרות הבקרה

את הבקרות במערכת ה-ERP ניתן לסווג למספר סוגים עיקריים:

  • Preventive control מונעות
  • Detective control מגלות
  • Corrective control מתקנות
  • בקרות משולבות/משלימות/מפצות :במקרים רבים בקרה אפקטיבית נובעת מיישום משולב של בקרות שונות בשלבים השונים של התהליך.

להלן דוגמאות מעשיות לסוגי בקרות:

בקרות הפרדת תפקידים וגישה ( בקרה מונעת)

  • מניעת שילובי תפקידים מתנגשים. הפרדת סמכויות וזיהוי תפקידים ופונקציות הקשורות אליהם, אשר זמינות לתפקידים אלה. בדיקת מערכי אבטחה של כל משתמש לאיתור שילובי תפקידים הנמצאים בקונפליקט, הניתנים להגדרה בשימוש בבקרות פנימיות.
  • אפשרות נטרול טרנזקציות לספקים או לקוחות בלתי פעילים. הגבלה יעילה של פעילות, והבטחה כי יבוצעו בדיקות הכרחיות לפני שתותר פעילות נוספת.
  • תיוג הזמנות כיסוי (Blanket Orders ) עם זיהוי של המשתמש המבצע את הפעולה, במקום הזיהוי של האדם המבצע את הזמנת הכיסוי.

בקרות ניהול הזמנות מכירות ואשראי (בקרה מונעת)

  • אי-אפשרות שינוי של הזמנות מכירות ברגע שאשראי נבדק.
  • חישוב ערך של הזמנות מכירות באשראי (קרדיט) בשימוש בכמות הזמנה פתוחה או בכמות שהוקצתה. כמו כן חישוב הזמנות שסופקו אך לא חויבו.
  • הפרדת שינוי של תקרת אשראי של לקוח משינוי פרטי לקוח.

הפרדת חיוב/זיכוי בספרי העזר (בקרה מתקנת)

  • יצירת טרנזקציות מתקנות לא רק בספר חשבונות ראשי (General Ledger ), אלא גם בהזמנות מכירות, הזמנות עבודה, ובקרות מלאי.

כלי דיווח (בקרה מגלה)

  • יצירת דוח Purchase Requisition עם בחירה לפי מרכז עלויות ופרויקט. קישור דרישות נבחרות להזמנות רכש תואמות. הצגת פרטי דרישה, שורות דרישה, וקישור שורות הזמנת רכש. אפשרות מעקב ובקרת עלויות של פעילויות רכש בתוך פרויקטים ומרכזי עלויות.
  • יצירת דוח מלאי מפורט עם סיכומי משנה לפי פריט ומיקום.
  • יצירת דוח היסטוריית מחירי חשבוניות על בסיס דוח תמחור הזמנות מכירות, והצגת מידע נוסף הקשור לחשבונית.

תהליך ייצור ותפ"י (בקרה משלבת)

  • יצירת בקרה ומדידה על תהליכים קריטיים בתהליך הייצור, לדוגמה, מכונת ייצור האחראית לתהליך ייצור קריטי. עלינו להכין במקרה זה הערכה וגיבוי של השפעת השינוי על מערכות הייצור, בניית נתיב קריטי למקרה של תקלה במכונת הייצור והמשך עבודה רציף ומיידי להמשך הייצור. הנזק הכספי בעת עצירת מכונה בייצור למשך שעה עלול להגיע לעשרות אלפי דולרים, לכן יש לבנות סט בקרות אשר יאפשרו גילוי, מניעה ותיקון של האירוע.

לסיכום

 יישום נכון ומלא של מערכת ERP חייב לכלול גם את ההטמעה של נושאי המדידה והבקרה של התהליכים הקריטיים. הטמעה שכזו דורשת מיומנות והכוונה מקצועית ולכן אינה מתבצעת ברוב היישומים. מומלץ ביותר, לארגון שהטמיע מערכת ERP או נמצא לקראת הטמעה של מערכת שכזו, לתת את הדגש על יישום נושא זה שחשיבותו מרובה.

כותב המאמר: עופר עסיס, רו"ח CISA  

ליצירת קשר : ofer@widelink.co.il

פרסום באתר