תפריט נגישות

בינה עסקית: אסטרטגיות לאימוץ מהיר של מערכות BI ע"י המשתמשים

האינטרס של כל יחידת IT בארגון הנו להפחית פניות משתמשים ע"י הרשאה למשתמשים עסקיים לעבור לפרקטיקת "שירות עצמי". העברת משתמשים לחפש ולמצוא את נקודת המבט העסקית לה הם זקוקים באופן עצמאי...

רבים יודעים כי אין זה כל כך פשוט וקל להשיג תמיכה רחבה לאימוץ השימוש במערכות מידע חדשות שמשולבות בארגון. לגרום למשתמשים לעזוב את השיטות הישנות והממשק הקודם להם הם רגילים ו"לצלול" אל עבר טכנולוגיות חדשות, עלול להיות לא קל כלל ועיקר. שינוי כזה עלול לכלול התנגדויות בטרם שילוב המערכת או אי שימוש לאחר הכנסת המערכת לארגון.  

עם זאת, היום זה כבר ברור כי ארגונים הפועלים בשוק המודרני חייבים לעבוד עם כלי בינה עסקית (Business Intelligence), המבוססים על נתונים אמינים ומדויקים, לא רק על מנת להפחית את עומס העבודה, אלא גם כדי להבטיח שהארגון יוכל להגיב בזריזות ולשפר את הביצועים העסקיים.

אם מאלצים משתמשים לאמץ פרקטיקה סטנדרטית או טכנולוגיה חדשה עלולים להיתקל לעיתים קרובות בהתנגדות ובעיות פוליטיות.

אז כיצד יכולה מחלקת IT להשיג תמיכה עבור המאמץ שלה ולעודד את המשתמשים לאמץ את המערכת אל ליבם ללא מדיניות פנימית? רבים מלקוחותינו פיתחו אסטרטגיות מוכחות להשגת אימוץ משתמשים נרחב ואנו שמחים להעביר את התובנה הזו הלאה:

1. הוכח הצלחה

לעולם לא תשיג שינוי ללא התנגדות פנימית אם אינך יכול להוכיח למשתמשים שהפתרון שלך יעבוד. ראשית, עליך להציג צעד פתיחה שיראה ל"קהל" שלך שהצלחה היא אפשרית בהחלט. אז הפעל תומכים שיהווה סוכני שינוי ושיעזרו לך לקדם את הפרויקט בארגון. בחר כמטרה לקטוף את הפרי התלוי הכי נמוך על העץ – כלומר גרום לחלק הפשוט ביותר בפרוייקט לעלות ולפעול במהירות והדגם את התוצאה לארגון. לדוגמא, אתה יכול לבצע פרויקט להפקת דיווחים במחלקת השיווק- לא רק שהם יתנו לך פרויקט עסקי שיכול להועיל לשתי המחלקות: שיווק ומכירות, אלא גם יעזרו לך לשווק פנימית את הפרויקט.

2. הדגם את המאפיינים המקלים על המשתמש

ככל שמערכות ניהול הביצועים מבשילות, הן כוללות יותר ויותר מאפיינים רבים המציגים באופן ברור בינה עסקית למשתמשים. בתוכנות BI מובילות כגון Cognos 8 BI  לא רק שאתה יכול להקליק, לגרור ולרדת דרך ממשק רשת –בנוסף ביכולתך להפעיל מאפיינים "מגניבים" נוספים שבתוכנה היכולים לגרום למשתמשים בעסק "להזיל ריר", ביניהם:

·מצגות וגרפים בקלות: היחידות השונות בארגון מבזבזים זמן רב בייצור מצגות, גיליונות נתונים ודוחות- גרפים, טבלאות והוספת סטטיסטיקות עם תוכנות שלא מוכרות להם ומקווים שהתוצר יהיה מדויק ונעים ויזואלית. תוכנות BI מובילות מסירות את החרדה מכל הנושא ומאפשר להעביר נתונים בקלות ובדיוק מוחלט מתוך מערכת ניהול הביצועים אל תוכנות דוגמת PowerPoint, Word או Excel.

·  חיפוש: משתמשים אינם רוצים לנבור בתיקים וספריות כדי למצוא את המידע העסקי הדרוש להם. הם רוצים למצוא אותו כמו במנוע חיפוש לו הם רגילים בצורה שהמידע "ינחת להם בקצות האצבעות". ל- Cognos 8 BI אינטגרציה חזקה עם מנוע החיפוש "Google" ועם IBM Omnifind  ו-FAST! כך שהמשתמשים שלהם יכולים למצוא את נתוני ה- BI של הארגון להם הם זקוקים במהירות ובקלות.

·  מכשירים ניידים: ל- Cognos 8 BI יכולות ניידות חדשות המאפשרות למנהלים לצפות להתבונן בכל מידע אותו הם רוצים, לצפות בדוחות, גרפים ולחקור לעומק כל נתון ישירות ממחשב כף היד או הטלפון הסלולרי. "BI בתנועה" זו הסיסמא החדשה.   

·  Dashboards/Scorecards: מה בנוגע ל- Dashboard (לוח מחוונים) או Scorecard (גיליון ציונים) מלוטשים למשתמשים ומנהלים שזקוקים להם יותר מכל? בין אם נדרש מידע מבצעי או אסטרטגי, ניתן לצפות במידע בקלות, להיכנס לעובי הקורה ולתת תשומת לב לפרטים היכן שהם הכי דרושים.

·  ניהול אירועים: עם מנהל ההתראות של התוכנה ניתן לקבל חדשות והתראות מותאמות אישית לכל משתמש בהתאם להגדרות שנרשמו מראש. ניתן "לחסוף" למשתמשים בקלות מידע על נתונים חריגים, עמידה או אי עמידה ביעדים, אירועים יוצאי דופן או כל אירוע אחר.

3. הקמת מרכז יכולות ה-BI

אין זה פשוט ליישר מטרות ויעדים של הארגון ושל אגף ה- IT. בעיה ישנה ומוכרת זו ניתן לפתור באמצעות מרכז יכולות ה- BI (BI Competency Center). גיבוש האנשים הנכונים ביחד לפורום אחד יכול לעזור לקיום הפרויקט ולקלוע לצרכי העסק. יש צורך בקבוצת האנשים הנכונה ובייצוג הנכון מן המחלקות השונות של הארגון, היכולים לשפר ולשנות את העסק. בנוסף, ספונסר מההנהלה הבכירה הוא קריטי להצלחת הפרויקט.

מרכז יכולות ה- BI יכול יסייע לקדם ולאמץ את הפרויקט. כך, יקבל הפרויקט סטטוס גבוה בארגון וידגים את החשיבות של ה- IT. פורום אסטרטגי זה יאפשר לאנשי המפתח החברים בו להתבסס על סיפורי ההצלחה לשיווק הפרויקט, לחלוק פרקטיקות להטמעת המערכת בקרב משתמשים חדשים ולבצע תיעדוף של חלקים בפרויקט או פעולות.

4. שינוי העסק

שינוי או החלפת הדרך בה אנשים עושים עסקים אינה קלה. עליך להרוויח את אמונם ותמיכתם כמו להראות להם את הערך בעשיית השינוי. אך התועלת בשינוי עסקי עם ניהול ביצועים תוביל את הביצועים המשופרים, תחרותיות בשוק ולהצלחה האולטימטיבית- תדגים את הערך של מחלקת ה- IT באופן גלוי לעסקים.

כותב המאמר:  יוסי חנין, CTO של ליבי טכנולוגיות, נציגת COGNOS BI/CPM בישראל.

ליצירת קשר: Yossi@libi.co.il

פרסום באתר