תפריט נגישות

מקסום התועלות והחזר ההשקעה ברכישת מערכת ERP מנסיונה של חברת פרומדיקו

האם פרויקטים של מחשוב ארגוני – הנם פרויקטים של יחידת המחשב – IT בארגון, או פרויקטים עסקיים – של הנהלה העסקית של הארגון.

מקסום התועלות והחזר ההשקעה ברכישת מערכת ERP או גישת האיים מול גישת היבשת

האם פרויקטים של מחשוב ארגוני – הנם פרויקטים של יחידת המחשב – IT  בארגון,  או פרויקטים עסקיים – של הנהלה העסקית של הארגון. בעבר, פרויקטים אלו היו פרויקטי הדגל של יחידת המחשב שתפקידה, בין השאר, היה להגיע למצב שהמערכת הממוחשבת פועלת לשביעות רצון משתמשי הארגון.

הדרישות שהוגדרו בפרויקטי המחשוב היו בעיקר ברמה המחלקתית/אגפית. כל מחלקה פיתחה מערכת מידע שתאמה את צרכיה ותפיסתה לגבי התמיכה הנדרשת לה ממערך המחשוב. כך נוצרו בהרבה ארגונים איי מחשוב שהקשר בניהם היה חלקי. נקרא למצב זה "גישת האיים".

מערכות ה ERP פותחו מתוך "גישת היבשת". התהליכים במערכות אלו הנם תהליכים חוצי ארגון המשלבים את כלל השותפים בארגון למהלך העסקי כגון:מחלקת: כספים, שיווק, מלאי, ייצור, כח אדם ועוד. המערכות פותחו בכדי לשרת את הנהלת הארגון,  נדרשת להפעיל את הארגון כגוף אחד,  לשם השגת מטרותיו בראיית – אופטימום כללי ולא אופטימום מקומי.

הרבה ארגונים לא מבינים את חשיבות האינטגרציה שיש לבצע במערכת ERP גדולה שאחד יתרונותיה הגדולים הנה שהתהליכים הנם חוצי ארגון. בדרך כלל נעשה אפיון הצרכים בכל יחידה בפני עצמה מבלי להתייחס להשפעה שיש לכל מחלקה על מחלקה אחרת. למרות שנרכשה ויושמה מערכת  ERP כוללת, הארגון ממשיך להתנהל ולחשוב בצורה של איי מידע. לא ניתנת חשיבות לכך שערוץ התקשורת בין המחלקות יהיה פתוח כל הזמן.

המטרה המוצהרת בהרבה פרוייקטים של מערכות ERP הנה ליישם את המערכת ולעלות אותה לאוויר, אך זו אינה המטרה הנכונה. המטרה הנכונה הנה ,לבנות ארגון חדש, להעשיר את המשתמשים ולא להנציח את המצב הקיים. בהנצחת המצב הקיים,  התרומה של המהלך הנה משנית,  מאחר וה ERP  האמיתי לא בא לידי ביטוי. לא מוקסמה התועלת ברכישת המערכת.

כיצד אם כך יש לגשת לפרוייקט.  בשלב ראשון של הטמעה יש לבחון ולהבין היטב את האסטרטגיה של החברה. מהי האסטרטגיה ולאן פונה החברה. יש לייחס חשיבות רבה לתרבות הארגונית ולבצע בה שינויים. לדוגמא: אם קיימת תרבות ארגונית שהמשתמש הוא המלך, כל משתמש מגדיר ומקבל את מה שהוא רוצה, יש לעבור למצב אחר בו נשמעות הדרישות של המשתמש, אך דרישות אלה עוברות בחינה בהתאם ליכולות המערכת ותפיסתה,  ומידע זה חוזר למשתמש כך שיוכל ללמוד מניסיונם של ארגונים אחרים ולבחון שיטות עבודה שהוגדרו כיעילות.

במידה של קונפליקט יש לחזור ולבחון מה עושים,  וכיצד משנים את התרבות הארגונית של החברה. בשלב בחירת המערכת ולפניה יש להעביר הסבר להנהלה ולאנשים לגבי מהות התהליך. קונפליקט כמו שהוגדר לעיל מציין שההכנה לא היתה נכונה. יש להבין שהעולם השתנה, התרבות הארגונית הנוכחית לא יכולה להוות חסם לקבלת ידע ולשיפור שיטות. דרך זו הינה הדרך לפתור בעיות קונפליקט מהסוג שהוצג.

כאשר מבצעים אפיון צרכי משתמשים, האפיון צריך להיעשות על ידי אנשים שיש להם ראיה אינטגרטיבית ומכירים את המערכת על בוריה. כך, שכבר בשלב האפיון הראשוני של הצרכים, תתבטא התרומה של עושר המערכת ויוצגו אלטרנטיבות בפני המשתמש תוך כדי שמיעת דרישותיו. וכך להצעידו לעולם העסקים של המאה ה 20.

משתמשים ומנתחי המערכות נוטים בזמן האפיון לבחון את יעד העמידה בלוחות הזמנים ולכן נוטים לרצות את המשתמש, למנוע ממנו זעזועים ולהגיע ליעד של עליה לאוויר (אבן דרך לתשלום) מהר ככל האפשר. ישנה חשיבות גדולה מאד לישיבות של צוותים משולבים שאכן בוחנים את התרומה שהושגה בתהליך בכל שלב, האם היא מיטבית, לנתח את ההיבטים של היענות לדרישות של מחלקה אחת על חשבון צרכים של מחלקה שניה ולהסביר לכולם שעובדים בארגון אחד שלכל פעולה יש השלכה על מחלקה אחרת. גם אם נראה למחלקה אחת שעושה דברים מיותרים, בראיה כוללת של הארגון הדברים נדרשים ותורמים לכלל הארגון – המיקוד בצרכי הארגון.

יש להתאמץ ולמצוא את שביל הזהב בין היענות לדרישות המשתמשים המעונינים לרוב לעשות את אותם תהליכים בדומה למערכת הקודמת, לעומת בצוע REENGINEERING וביצוע שינויים מתוך ראיית האסטרטגיה הארגונית.

מניסיוני, בראש ועדת ההיגוי צריך לעמוד נציג הנהלה בכיר בעל ראיה האינטגרטיבית בעל יכולת הכרעה כאשר האינטרסים מנוגדים, והמגובה על ידי המנכ"ל. מנכ"ל המבין שמערכת ERP משנה את פני הארגון. מערכות מידע בתפיסה זו, הנם חלק מהאסטרטגיה הארגונית מאחר ומאפשרים את בצוע המהלך. גם בצאג תעשיות וגם בחברת פרומדיקו, בהן בצעתי מהלכים אלו, היתה עליה לאוויר של כלל המודולים במערכת ה ERP שיושמה, מתוך דגש התפיסה האינטגרטיבית.

כותבת המאמר הנה:

לאה בן צבי, סמנכ"ל מערכות מידע חברת פרומדיקו 

leabzvi@gmail.com

פרסום באתר