תפריט נגישות

יישום מתודולוגית LEAN בניהול פרויקטים

שימוש במתודולוגית ה- Lean מבטיח קיצור לוחות זמנים והקטנת עלויות אל מול התכולה/האיכות הנדרשת ע"י הלקוח, ע"י יישום טכניקות לצמצום גורמי הבזבוז (waste) בפרויקט.

מבוא

Lean Thinking הנה פילוסופיה ניהולית הגורסת כי על הארגון לשים דגש אך ורק על אותן פעילויות בעלות ערך שהלקוח מוכן לשלם עבורן. מאידך גיסא, כל מה שאינו בעל ערך הינו בגדר waste ועל כן יש לפעול בכדי להעלים אותו.

במהלך השנים האחרונות ארגונים רבים במגזרים שונים (ייצור, שירותים וממשלתיים) בחרו לאמץ גישה זו של Lean Thinking ובאמצעותה להתמודד עם האתגר העסקי-תחרותי של הפחתת

ה- waste, שיפור זמני התגובה וחתירה להטמעת גישות חדשניות בארגון.

חמשת עקרונות ה- Lean Thinking

בבסיס המתודולוגיה מצויים חמישה עקרונות :

  1. הגדר את הערך (Value) של כל מוצר, שרות או פרוייקט מנקודת מבטו של הלקוח
  2. זהה את גורמי הבזבוז (Waste) בכל שלב בשרשרת הערך (Value stream)
  3. אפשר לתוצרים "לזרום" ללא הפרעות ע"י העלמת הבזבוז
  4. פעל עפ"י עקרון המשיכה (Pull)
  5. שאף למצוינות באמצעות שיפור מתמיד

יישום עקרונות ה- Lean בניהול פרויקטים

1. בחינת הערך ללקוח –  

כל פרויקט נבחן עפ"י 3 פרמטרים: עלות, זמן ותכולה (איכות). יש לבחון מהו הפרמטר "המוביל" בעיני הלקוח – הפרמטר החשוב ביותר להשגה ושיפור מבחינת הלקוח. עבור הפרמטר "המוביל", יש לזהות את גבול התועלת עפ"י הגרף הבא:

 

 

הגרף מתאר את השתנות שביעות רצון הלקוח (תועלת ללקוח), כפונקציה של עלות ביצוע שיפור בפרמטר "המוביל".

שיפור בפרמטר "המוביל" יכול להיות: קיצור לוחות הזמנים של הפרויקט, הגדלת תכולת הפרויקט, שיפור איכות התוצר או הקטנת העלות.

כל שיפור מגדיל את התועלת ללקוח עד לנקודה שבה שיפור נוסף אינו מוסיף ערך ללקוח ועל כן הוא אינו מעוניין לשלם עליו. נקודה זו היא גבול התועלת, החל מגבול זה כל שיפור יתבטא בעלות אך לא יעלה את שביעות רצון הלקוח. על כן, יש להגדיר את יעדי הפרויקט כנגזרת של גבול התועלת ולהגביל את הביצועים בהתאם.

גבול העלות מבטא את הנקודה שבה השיפור מגדיל מאוד את העלות של הפרויקט, דבר אשר מתבטא בירידת שביעות רצון הלקוח והקטנת התועלת.

2. בנית שרשרת הערך וזיהוי גורמי הבזבוז –

20% מן הפעילויות בפרויקט הינן פעילויות בעלות ערך ללקוח (Value). למשל: ביצוע תכנון, התקנת מערכת, כתיבת מסמכים הנדסיים.

35% מן הפעילויות בפרויקט הינן פעילויות שאינן בעלות ערך מוסף עבור הלקוח ואולם עדיין נחוצות/הכרחיות לביצוע העבודה (Type 1 Waste). למשל: הוצאת מכרז, ביצוע סיורי שטח עם הלקוח, תיעוד הפרויקט.

45% מן הפעילויות בפרויקט הינן פעילויות חסרות ערך מוסף ללקוח באופן מובהק (Type 2 Waste). למשל: סבבי חתימות ארוכים, חיפוש אינפורמציה ומסמכים, ישיבות תאום, המתנה למשאבים.

יש למפות את כל הפעילויות בפרויקט ולסווגן עפ"י הקטגוריות הנ"ל.

3. צמצום/ביטול גורמי הבזבוז

כל הפעילויות אשר סווגו בשלב הקודם כפעילויות מסוג Waste 2 – הינן פעילויות אשר אינן תורמות ערך בעיני הלקוח ויש לבטלן או לצמצם אותן ככל הניתן.

שיטות ליישום

להלן מוצגות מספר דוגמאות והזדמנויות לצמצום ה-waste במהלך הפרוייקט. יש לזכור כי הטמעת lean בפרויקטים אינה מחייבת שימוש בכל השיטות/טכניקות המוזכרות להלן וכי על כל ארגון לבחור בכלים המתאימים לו:

1. ניהול אפקטיבי של ישיבות
אבחון ה-waste בישיבות קיימות,הבניית מערך ישיבות יעיל ומאוזן בין ישיבות דיווח (report) ובין ישיבות עבודה (process) ויישום טכניקות לניהול יעיל של ישיבות הפרויקט.

2. שיתוף ידע באמצעות "חדר הפרויקט"
יצירת מאגר נתונים מרכזי המכיל את כל סוגי המידע ומאפשר לחברי הצוות וללקוחות הפרויקט למשוך (pull) מסמכים רלוונטיים לפי הצורך. מאגר זה מאפשר לצמצם אובדן זמן הנובע מחיפוש ואיתור מסמכים ומונע מקרים בהם בעלי תפקיד מחזיקים בידם מסמכים שונים שאינם המעודכנים ביותר.

3. ניהול תהליכי שינוי
הכנסת וביצוע שינויים במהלך הפרוייקט עלולים להביא להארכת משך הזמן, לגרור עליה בהוצאות ובזבוז משאבים. יש לנהל את תהליכי השינוי בפרויקט באופן מובנה תוך כדי הצבת גבולות ברורים וידועים מראש של ביצוע שינוים. הטמעת תהליך כזה מאפשרת בקרת שינויים וחיסכון במשאבים (זמן, כ"א ותקציב).

4. תקשורת ממוקדת וויזואלית
שימוש באלמנטים וויזואליים משפרת באופן ניכר את איכותה ויעילותה של התקשורת בין חברי צוות הפרוייקט. יתרונות מיידים מהטמעת אמצעים וויזואליים אלו יהיו הפחתת הזמן הדרוש לאיתור מידע, קריאתו והבנתו והפחתת טעויות הנובעות מכשלים בתקשורת הקונבנציונאלית הקיימת

5. ישום סטנדרטיזציה בעבודה
יצירת סטנדרטיזציה של העבודה בפרויקט. סטנדרטים אחידים מאפשרים לשחזר תהליכי עבודה מוצלחים ויעילים (כלומר שכבר הוכחו בעבר) מחד, ולהימנע מטעויות "והמצאת הגלגל" בכל פרוייקט מחדש מאידך גיסא. התוצאה היא צמצום עלות טעויות ואופטימיזציה של הפרויקט.

6.ניהול "הליבה הקריטית" (Critical “Core”)

הליבה הקריטית כוללת את הנתיב הקריטי ואת כל אותם נתיבים נוספים שאורכם מתקרב לאורך הנתיב הקריטי ועלולים להשפיע באופן ישיר על לוחות הזמנים, התקציב והאיכות של הפרויקט. ניהול כזה יבטיח הכנת דרכי התמודדות עם תרחישים שונים בפרויקט, ויבטיח עמידה ביעדים בכל תרחיש אפשרי.

7.ניהול סיכונים בפרויקט

זיהוי הסיכונים בפרויקט, הכנת תכנית סיכונים כולל דירוג ההשפעה והסבירות, הכנת  "תכניות מגרה" להתמודדות עם סיכונים והפעלת תכנית לצמצום השפעת הסיכונים.

8.ניהול משאבים אפקטיבי
ניהול מטריצת משאבים ותפקידים לשיבוץ אופטימלי למשימות. הפחתת המקרים בהם נרשמת סטייה מלוחות הזמנים כתוצאה מזמני המתנה למשאבים (lead times) וכתוצאה מאי וודאות באשר לזמינות המשאבים. בנוסף, ווידוא כי המשאבים בארגון מוכוונים לעבוד קודם כל על הפעילויות בעלות סדר העדיפות העליון ורק אחר כך על היתר. 

9. בקרת התקדמות באמצעות כרטיס PDM
זהו כלי למדידת ההישגים וההתקדמות של צמצום ה-
waste בפרויקט. המעקב מתבצע באמצעות כרטיס
PDM עליו יופיעו כל מטרות הצוות, המדדים והקצאת המשאבים. הישגי הצוות מוצגים באמצעות כלים גרפים נוחים ופשוטים.

 סיכום התועלות ביישום LEAN בניהול פרויקטים

מתודולוגיות ניהול פרויקטים שונות מציעות שיפור ביצועים תחת Trade-off מתמיד בין קיצור לוחות זמנים לצמצום עלויות. שימוש במתודולוגית ה- Lean מבטיח קיצור לוחות זמנים והקטנת עלויות אל מול התכולה/האיכות הנדרשת ע"י הלקוח, ע"י יישום טכניקות לצמצום גורמי הבזבוז (waste) בפרויקט.

יישום עקרונות ה-Lean  בניהול הפרויקטים, יתרום לביצוע פרויקטים "מוכווני לקוח" תוך הקטנת התשומות, קיצור משך הפרויקט ושיפור האינטגרציה בין המשתתפים בפרויקט.

כותבת המאמר:  שירלי פסטר- מנהלת מוצר ניהול פרויקטים

                        קבוצת אביב

ליצירת קשר:      shyleeb@avivil.com

פרסום באתר