תפריט נגישות

מחשוב מטה חברה ורשת קמעונאית – מניסיונה של חברת אומטיים הפצה

חברת אומטיים הפצה בע"מ הנה יבואנית של מותגי שעונים ותכשיטים. בין המותגים: סייקו, נייקי, דולצ'ה וגבנה, פרארי ועוד.

הרקע לפרויקט

אובחן הצורך לשליטה טובה יותר במלאי, בתפעול השוטף ובתמיכה בקבלת ההחלטות על בסיס הנעשה בשטח – רשת החנויות ומטה החברה.  מערכת המידע הקודמת סיפקה מידע אודות פעילות שבוצעה בדיעבד – ניהול כספים ומלאי מרכזי ללא מחשוב של נקודות המכירה. דבר זה גרם לכך שזמן תגובה היה איטי כולל תופעות של אובדן סחורה מסיבות שונות.

תהליך הבחירה

הגדרנו את הדרישות שלנו במסמך,  בסיוע של יועץ מחשוב, נפגשנו ובחנו פתרונות של חברות שונות שלהן ניסיון בתחום ה-ERP בכלל וה-RETAIL בפרט. הושם דגש על מחשוב כולל של הארגון מרמת החנות (מלאי, מכירות, תקבולים), שליטה על פעילות לוגיסטית ופיננסית המתקיימת בין החנויות למרכז, המשך בניהול המרכז על כל היבטיו  וכלה בכלי ניתוח ובקרה מתקדמים (BI) לתמיכה בקבלת החלטות בזמן אמת.

תהליך הבחירה היה אינטנסיבי ומקיף במטרה לעמוד בלוחות הזמנים הקצרים למימוש. בצענו בדיקות של התוכנות השונות, שוחחנו עם לקוחות קיימים ועוד. דגש נוסף הושם על נתינת מענה לייחודיות תהליכים הקשורים לתחום התכשיטים ובכלל זה: יהלומים. מאחר והמוצר טבעי קיים שוני רב בין שני יהלומים, הנראים זהים לכאורה – משקל ומראה, אך למעשה שונים בתכלית ויכולים להיות בהבדלי מחיר משמעותיים של מאות אחוזים עקב איכות הטבעית של כל יהלום הנמדדת במגוון מאפיינים.

לאחר סקירת כלל הפתרונות האפשריים  בחרנו בפתרון RETAIL MARS מבית אביב פתרונות מתקדמים בע"מ – פתרון מקיף לתחום ה RETAIL . שיקולי הבחירה העיקריים היו: בגלל הקדמה הטכנולוגית, איכות הפונקציונאלית של כל רכיב בפתרון והאינטגרטיביות המלאה.

מהלך הפרויקט

לפרויקט היו שני יעדים מבחינת ההנהלה: מימוש בלוח זמנים קצר – חודשיים של מרבית התכולה ובכלל זה: ארגון הקטלוגים בחברה, מחשוב כל חנויות הרשת ללא יוצא מהכלל והפעלתם ביום אחד, מחשוב הפעילות הפיננסית והלוגיסטית הנדרשת לשלב זה כולל מערכת השליטה והתמיכה בהחלטות הארגון.

במהלך החודשיים, עד להפעלת המערכת בארגון, בוצע אפיון מפורט על בסיס התהליכים ודרישות הארגון. כל מחלקה בארגון, הציגה את דרישותיה והתהליכים הייחודיים לה. התמקדנו בייחודיות של הארגון, מאחר והוצעו לנו פתרונות מקיפים וטובים למרבית הדרישות

בשלב הבא, החל שלב מימוש היישום במסגרתו, בוצעו הדרכות לאנשי החנויות שבארגון. לשמחתנו והפתעתנו, על אף שעובדים אלה, לא פעלו בעבר מול מערכת ממוחשבת ולא היו מיומנים בפעילות מסוג זה, אימוץ המערכת היה מהיר יחסית. ברצוני לציין את תרומתו ומקצועיותו של אבי שמילוביץ – משנה למנכ"ל אביב פתרונות מתקדמים – שליווה את התהליך באופן אישי ומחויב.

תובנות בפרויקט

  •           אנשים מטבעם נמנעים משינוי ולכן כדאי תמיד לשתף את ההנהלה והעובדים הבכירים בארגון בכל השלבים, החל משלב האפיון , ובכך למנוע התנגדויות.
  •          הדרכות צריכות להתבצע כמה שיותר קרוב להפעלת המערכת, ולחזור לעשות הדרכה נוספת תוך כדי עבודה שוטפת התחלתית
  •          יש לקיים הערכות מיוחדת כאשר מתבצע מחשוב כולל בו למעלה ממאה עובדים ו-40 נקודות מכירה ומרכז מופעלים ביום אחד.  במסגרת ההערכות, מעבר למוקד של הספק שהורחב לצורך זה, הקמנו מוקד בהנהלת החברה אשר נתן מענה פונקציונאלי לתרחישים בזמן אמת וזאת בעזרת יכולת צפייה ושליטה על התחנות המרוחקות.

 תועלות לארגון

  •          כמנהל אני יודע הכל בזמן אמת,  מה קורה בחנות, אם אני יודע שב-12 לא התבצעה מכירה, אני מתקשר לחנות. אני יודע מתי נפתחת כל חנות – אני מקבל חיווי מהמערכת.
  •         יכולת לשלוט מיידית בנושאים שונים: שינוי מחירים, ביצוע החלטות הנהלה כגון: מבצעים, העברות מלאי בין חנויות, היכן נמצא כל פריט וגם אם הוא בדרך, מי מוביל אותו.
  •          הרחבה בנושא המאפיינים, פילוח מדויק ונכון יותר, ניתוח של המכירות יותר ממוקד.
  •          קיצור תהליכי העבודה כגון החנויות, ברגע קבלת משלוח פריטי מלאי, מבצעים אישור קבלה בלבד, ללא צורך בהקשה נוספת של הנתונים.
  •          השוואה בין תנאי העסקאות במכירות של חנויות הרשת השונות וגיבוש מדיניות כוללת.
  •         מעקב סריאלי מלא. לכל אחד מ-47,000 פריטים שונים המנוהלים באופן זה שמחירם נע מ 300   ועד 50,000 ₪.
  •          חיזוי מלאי ומכירות: ראיית מגמות, מה הולך יותר ופחות, אם איזה מלאי כדאי להיערך.

המשך היישום – השלב הבא  

הפעלת מועדון לקוחות – ברצוננו להנפיק כרטיסי מועדון ללקוחות שתתן להם הנחות, הפצת קטלוגים דרך המייל. התשתית של מאגר הלקוחות נבנה באמצעות המערכת החדשה.

הפעלת מנגנוני ייזום מלאי אוטומטית – אשר, בין השאר, ימליצו על העברת פריטים מחנות לחנות, השלמות למלאי החברה ועוד.  כמו כן את מודול ה CRM – ניהול קשרי לקוחות. ניהול פניות ציבור הלקוחות ומעקב אחריהן.

כותב המאמר: שובל פלח, חברת אומטיים הפצה

ליצירת קשר: shuvif@omtime.co.il

 דגש הספק

ניר עמיחי, סמנכ"ל השיווק והמכירות באביב פתרונות מתקדמים, ביקש להדגיש כי פרויקט בהיקף כה נרחב, בלוח זמנים כה צפוף, לא יכול היה להצליח ללא מחויבות טוטאלית של הלקוח, אשר אנשיו עשו לילות כימים, שכם אל שכם עם מומחי חברת אביב על מנת להביא להפעלה מוצלחת של הפרויקט במועדו.

ליצירת קשר: nir@aviv.co.il

פרסום באתר