תפריט נגישות

פרויקט מחשוב להדפסה עצמית של המחאות מאובטחות - מנסיונה של חברת מצרפלס

במפעל מייושמת מערכת ERP (דור מיושן, אמין ויציב). המחאות הודפסו באמצעות המערכת על גבי המחאות נייר רציף בתבנית מודפסת מראש.

תכנון הפתרון

לספק המערכת היה פתרון להדפסת המחאות על גבי נייד בדיד "חלק", שחייב התקשרות לספק נוסף ורכישת מדפסת מותאמת. במפעל מוצבות מודפסות של ספק קיים, שלהערכתי ניתן היה להתאימן לנושא.

ניתן אישור עקרוני של חשב המפעל לתחשיב עלויות (קבועות ומשתנות), שהוערך כנמוך מההוצאה הקיימת. הנושא נבדק עם מנהל מחלקת התוכנה אצל ספק המדפסות, שנרתם לפרויקט.

בוצע תכנון בשיתוף עם מחלקת הכספים במפעל, הבנק,  ספק המדפסות, ספק המערכת ובית הדפוס, שכלל איפיון תבנית ההמחאה, הועבר קובץ נתוני תוכן לבחינת שילובם בהדפסה. התוצאות היו מעודדות והפרויקט יצא לדרך.

יישום הפרויקט

ההמחאה עוצבה "לרוחב" בחלוקה לשני חלקים. חלק שמאלי מיועד למקבל ההמחאה, באזור התחתון הודפס מראש "לוגו" החברה כרקע להדפסת התבנית והפרטים, האזור העליון יועד לאישור קבלה. החלק הימני הוא העתק מצומצם של החלק השמאלי המיועד לתיוק ומעקב במפעל.

מחלקת התוכנה ערכה את תבנית הנתונים הקבועים (לוגו החברה, לוגו הבנק, לפקודת וכו' )  ושילבה את הנתונים היחודיים מהמערכת המרכזית, של פרטי ההמחאה לבצוע ההדפסה בו זמנית. הוגדרו מספררים ומספר סוגי "לוגו" עבור כל חברה במפעל, על פי שיוך לקוד החברה הכספית  במערכת.

מחלקת השירות של ספק המדפסות ביצעה הסבה במדפסת לייזר קיימת במפעל לדיו-מגנטי.

ספק המערכת התאים תכנית קיימת אצלו להדפסת המחאה (מותאמת לספק מדפסות "אחר"). כמו כן, בוצעו הרצות נסיון במשרדיו על ידי מחלקת הפיתוח באמצעות מדפסת שהושאלה לצורך כך. בנוסף, נוספה בתכנית אפשרות בחירה עם / בלי "למוטב בלבד", על פי דרישת מחלקת הכספים במפעל.

נבדקו חלופות לבתי דפוס שיכינו גלופה של "לוגו" המפעל כרקע להמחאה ויספקו נייר מתאים עם חלוקה לתלישה בין אזורים וכולל הדפסה מראש של "לוגו" המפעל. הנייר שנבחר היה בעובי ומשקל שמתאים לדרישות הבנק ולמדפסת, החשוב מכל היה שהנייר יוגדר כבטחוני ןמאובטח מפני זיופים.

תהליך היישום כלל מספר סבבים של התאמות ותיקונים על ידי כל הגורמים. כולל הטמעה במחלקת הכספים במפעל, שכעת מדפיסה באופן שוטף ולשביעות רצון של מורשי החתימה החוקיים במפעל.

בחברה בוצע שינוי בעלות, שחייב הערכות לשינויים בשם החברה ("לוגו", מס' חשבון בבנק, קוד חברה וכו'), הוגשה בקשה אל מחלקת התוכנה של ספק המדפסות , שבצעה את השינויים בזמן קצר.

תועלות הפרויקט

המטרה הראשית לאבטחת המחאות והדפסתן על גבי נייר "חלק" על פי הצורך במפעל, הושגה בשלמותה.

המטרה המשנית להקטנת עלויות שוטפות והחזר ההשקעה , הושגה בטווח קצר מהמתוכנן.

מטרה נוספת הושגה למרות שלא תוכננה מראש,  פירסום שיווקי חינם של "לוגו" המפעל, כרקע מודפס בהמחאות.

התועלת העיקרית הושגה, גם כן מבלי שנצפתה מראש, כאשר היתה דרישה לגמישות ושינויים בעקבות  שינויים ו/או הוספה של חברות במפעל. בצוע השינויים היהבזמן קצר. מיותר לציין, שנמנעה הוצאה אבודה עבור המחאות, באם היינו ממשיכים בהדפסת המחאות מראש עם תבנית נפרדת (ו"פס מגנטי")לכל חברה. 

לקחים ומסקנות

ניתן להוביל פרויקט מיחשוב לשינויים ויישום על ידי מפעל, שנחשב כ"לקוח קצה" אצל ספקי מערכות תוכנה וחומרה. באמצעות יצירת קישרי עבודה אמינים לאורך זמן עם ספקים קבועים, ניתן להשיג  שיתוף פעולה ישיר ופתוח ביניהם במטרה ל"שילוב ידיים", אפילו אם לא היו ביניהם קישרי עבודה ישירים, בעבר. שיתוף בעלי תפקידים במפעל, בחינת חלופות מתמדת לאורך כל הדרך, משלב ההחלטה על פרויקט עצמי מול פתרון מדף, דרך גישות ואילוצים שונים מגורמי החוץ ועד לירידה של פרטים כמו בחירת סוג הנייר ובחירת צבע הדפסת "לוגו" כרקע להמחאה. הם הערובה להצלחה.

מיותר לציין, שספק המדפסות מנסה לשווק את ה"פתרון" ללקוחות שלו, שמשתשים באותה מערכת עיסקית.בשורה התחתונה, הכרת יכולות של המערכות, הובלה עיקבית ושיתוף  פנים מפעלי ובין ספקים שונים, מניבים הצלחה בפרויקט מיחשוב, גם אם "קטן", במטרה שמערכות המידע יסיעו בניהול  העיסקי של המפעל.

כותב המאמר: מוטי סתיו, מנמ"ר

ליצירת קשר: mottis@metzerplas.com

פרסום באתר