תפריט נגישות

ניהול פרויקט ERP - הכוונה וציוני דרך

אתה מתחיל את הפרויקט הכי מהר שאפשר ולאט לאט אתה מגביר את הקצב...איציק דור, מנהל מערכות מידע - סוכנות מכוניות לים התיכון.

ניהול הפרויקט

ניהול פרויקט ERP הנו מהלך מורכב שבד"כ מבוצע פעם אחת בחיי ארגון ובסיומו עובר הארגון מהפך שלם בתפיסת ותפעול מערכות מידע.

לקראת מהלך כזה נדרש הארגון לבצע חשיבה ודיונים רבים ומעמיקים בנושאים רבים שישפעו על הפרויקט ועל הארגון כולו ולא רק בהיבט של מחשוב. פרויקט זה הוא פרויקט של הארגון כולו ואינו מאמץ של מחלקת מערכות מידע בלבד. במסמך זה, ריכזתי את רשימת הנושאים המלאה שהארגון חייב לתת עליהם את הדעת לפני כניסה לפרויקט שכזה,

מעבר על כל הסעיפים ומתן תשובות מפורטות וברורות הכרחי לארגון ומקטין את רמת הסיכון של הפרויקט.

הנושאים הנם:

1.   הגדרת תכולת הפרויקט

2.   הגדרת תקציב

3.   בחירת ספק

4.   הכנת הסכם

5.   בחירת צוות הספק

6.   בחירת צוות הלקוח

7.   בחירת צוות ניהולי לפרויקט

8.   מחויבות הנהלה

9.   הקצאת מקומות עבודה

10. טיפול בתשתיות מחשוב

11. הסבות וטיוב נתונים

12. בדיקות קבלה

13. הרשאות

14. הדרכות

15. עליה לאוויר והפעלה שוטפת

 1. תכולת הפרויקט

 בדומה לבניית בית, גם לקראת פרויקט ERP יש להגדיר בצורה ברורה את התכולה שעימה צריך הארגון להתמודד. נקודות המפתח בהכנת מסמך התכולה הנן:

  •       אילו מודולים יבוצעו – בהתייחס למצב הקיים ובדיקת הצרכים הידועים, אין צורך להיכנס לרמת פירוט גבוהה מדי
  •       אילו מערכות מידע מתבטלות
  •       אילו מערכות מידע נשארות ומדוע
  •       האם נדרש שדרוג למערכות שנשארות ?
  •       אילו ממשקים נדרשים
  •       הגדרת כמות טפסים
  •       הגדרת כמות דוחות
  •       הערכה של כמות שרתים ורישיונות
  •       ההתאמה הנדרשת לחומרת המחשבים הקיימת בארגון: תחנות עבודה, מערכות הפעלה, ציוד תקשורת, מערכות אחסון נתונים, מערכות גיבוי, מדפסות, ועוד מערכות מחשוב אחרות.

בנוסף, יש להגדיר נוהל אישור פיתוחים, בכדי להביא לכך שיתקיים המאמץ הנדרש ליישום קרוב לסטנדרט של הפתרון. פיתוחים והתאמות יבוצעו רק לאחר בחינה מספקת של הקיים ובמידה ואין דרך אחרת לממש את הדרישה.

 2. תקציב הפרויקט

 גם פרויקט ERP ניתן לבצע בתכולה מוגדרת ובתקציב ידוע מראש.

אם עוברים על כל הצרכים נמנע "הפתעות" תקציביות. יש לתמחר את כל הנושאים הבאים:

  •         יישום כל המודולים הנדרשים כולל כמות טפסים, דוחות וממשקים
  •         הדרכה והטמעה, קורסים למשתמשים
  •         בדיקות קבלה
  •         חומרה נדרשת עבור רמת ביצועים
  •         רישיונות
  •         שיפור תשתיות מחשוב קיימות
  •         הסבת נתונים
  •         טיוב נתונים
  •         מקומות ישיבה וחדרי הדרכה
  •         עמדות מחשב למיישמים ולצוותים
  •         תקופת חפיפה בין מערכות המחשוב - נושא שבד"כ "הולך לאיבוד" -  בתקופת ביצוע הפרויקט ובד"כ גם לאחריו נדרש הארגון עדיין לתחזק את המערכות הישנות.
  •         צ'ופרים, בונוסים

במידה ותתבצע פעילות מיקור חוץ יש להגדיר את עלותה וכן את העלות השנתית לחידוש רישיונות  תוכנה.

 3. בחירת הספק

 בחירה נכונה של הספק – הגוף המיישם, תביא להצלחתו של הפרויקט. להלן הדגשים בנושא זה:

•         יתרון לספק שמכיר את תחום העיסוק של הלקוח ושביצע יישומים אצל לקוחות דומים בתחום

•         במידה וישולבו קבלני משנה, מטעם הספק, יש לאפשר שקיפות לנתוני קבלני המשנה

•         התרשמות מהספק תגובה בשיחות ופגישות עם לקוחותיו

•         יש להגדיר האם הספק יבצע מיקור חוץ לאחר העלייה לאוויר ובאיזו מתכונת, כאן מדובר בדיון שלם בנושא מיקור חוץ ועל שיטות שונות לביצועו.

 4. הכנת הסכם

 הסכם ההתקשרות יהווה את המסמך המגבה את תהליך בצוע הפרויקט ותפקידו לשמור על חובותיו וזכויותיו של כל צד להתקשרות

•         בניית הסכם לפרויקט ובמידת הנדרש לפעילות מיקור חוץ

•         הכנסת כל התכולה והסעיפים במסמך זה להסכם

•         יש לקשור בין אבני הדרך בבצוע הפרויקט לביצועם של תשלומים

•         להגדיר מנגנון בוררות במידה של אי-הסכמה במהלך הפרויקט

•         לציין את ההתייחסות למצב של סיום מוקדם של ההסכם

•         לציין את ההתייחסות למצב של סיום מוקדם של הסכם מיקור חוץ

•         לקבל ערבות בנקאית מהספק בגין התשלומים

 5. בחירת צוות הספק

על הלקוח לאשר שמית את הצוות שיבצע את הפרויקט. להלן הנקודות למהלך זה:

•         קבלת קורות חיים של כל מיישם

•         ביצוע ראיון קבלה עם כל מיישם

•         קבלת המלצות והצלבת מידע

•         בדיקה ואישור צוות העזר של הפרויקט. בד"כ יש נטייה לסכם על האנשים שיובילו את הפרויקט מטעם הספק ולשכוח שעל כל מיישם מוביל יש צוות נוסף של עוזרים ותוכניתנים.

•         התחייבות הספק להישארות הצוותים לכל אורך הפרויקט

•         התחייבות הספק להישארות הצוותים לאחר העלייה לאוויר

•         התחייבות הספק להיקף המשרה של כל מיישם

6.         בחירת צוות הלקוח

צוות הלקוח בנוי משלושה גורמים בכל מודול: משתמשי מפתח – מובילים את הפרויקט מטעם הארגון, מנהלים המכירים את הסביבה העסקית, שיטות העבודה והיכולים לקבל החלטות במהלך בצוע היישום.

ספונסרים – מנהל בכיר בד"כ ברמת סמנכ"ל שמתווה את אסטרטגיית הפתרון במודול שעליו הוא אחראי ומקבל אחריות להצלחת היישום בתחומו, וצוות עזר הכפוף למשתמשי המפתח ומסייע במהלך בצוע מטלות הלקוח בפרויקט. הדגשים בנושא זה הנם:

        בחירת ספונסר

  •  מנהל בכיר בד"כ ברמת סמנכ"ל

    מכיר ומגדיר את הפעילות העסקית של החברה

  • יקצה מספר שעות בכל שבוע לפרויקט

         בחירת משתמשי מפתח

  •        העובד הבכיר ביותר בכל מודול מתחת לרמה של סמנכ"ל
  •        עובד שמכיר את הפעילות העסקית של החברה
  •        גישה לתחום מערכות מידע יתרון
  •       יקצה כ- 3 ימים בשבוע – ככל שיקצו יותר זמן לפרויקט יקבלו תוצאה טובה יותר.
  •       לקראת העלייה לאוויר העומס יגבר
  •       בחירת צוות עזר, יעזרו למשתמש המפתח ביישום, בבדיקות הקבלה, בהסבות, בהטמעה

 

7. בחירת צוות ניהולי לפרויקט

 הצוות הניהולי, מטעם הלקוח לפרויקט, יפקח על המהלך התקין של הפרויקט ועמידה ביעדיו.

בצוות שתי פונקציות עיקריות: מנהל הפרויקט וספונסר הפרויקט.

        יש לבחור מנהל לפרויקט שיעסוק בנושא כמעט במשרה מלאה, תפקידו של מנהל הפרויקט:

  •         בניית לוחות זמנים
  •         תיאום בין כל פרטי ומרכיבי הפרויקט
  •         ישיבות מעקב
  •         גיוס משאבי הארגון (כ"א, לוגיסטיקה)
  •         ישיבות מקצועיות עם הצוותים
  •         שחרור בלמים וחסמים בארגון

          ספונסר הפרויקט יהיה ברמת סמנכ"ל ויקדיש כרבע עד חצי משרה לנושא, תפקידו של הספונסר:

  •       פיקוח עליון על התנהלות הפרויקט
  •        שחרור בלמים וחסמים בארגון (התנגדויות וכד')
  •        גיוס משאבי הנהלה
  •         ישיבות מקצועיות בבעיות לא פתורות
  •         התאמת הארגון לשינויים ויישום נהלי עבודה חדשים

8. מחויבות הנהלה

 בכל הפרויקטים שבוצעו בתחום, הובהר מעל לכל ספק כי אחד הגורמים העיקריים החיוני    להצלחת המהלך הנו מחויבות הנהלה לפרויקט. הדגשים הנם:

•         הבנת הצורך וקבלת הפתרון, ללא הבנה עמוקה של הסיבות לביצוע הפרויקט יתקשה הארגון לרתום את חברי ההנהלה למאמץ הכולל.

•         מחויבות המנכ"ל וההנהלה כולה להצלחת הפרויקט

•      מחויבות ההנהלה להסרת התנגדויות – אצל המשתמשים בכל הדרגים קיים פחד משינויים וממערכות חדשות, ההתנגדויות יבואו בצורה של תירוצים שונים ומשונים, כולל הפחדת ההנהלה מפני חוסר יכולת לבצע את המטלות באם לא יתקבלו דרישותיהם.

•         מחויבות ההנהלה להקצאת משאבי כוח אדם מהארגון

•         הבנה שמדובר במאמץ מרוכז של כל הארגון

•         קביעת הפרויקט בסדר עדיפות גבוה – לכולם יש השקה חדשה, מאמץ מכירתי, מבצע חדש, מכירות סוף שנה וכד', אם הפרויקט לא יקבל עדיפות גבוהה לא יגיע לסיומו!!

•         מועד העלייה לאוויר מקודש וללא פשרות, אחרת הפרויקט יימרח עד שיימאס לכולם ממנו.

•         מעורבות של ספונסרים בתהליך למניעת הפתעות לאחר העלייה לאוויר, בכל  מודול מוגדר ספונסר ברמת סמנכ"ל אם הספונסר לא יהיה מעורב בכל שלבי הפרויקט יגיע השלב שבו הוא יתעורר ואז יהיה מאוחר מדי.

9. הקצאת מקומות עבודה

בפרויקט מסוג זה יש להקפיד על הצד המנהלתי בכדי לאפשר תפוקות מיטביות, הפרויקט גדל בכמות כוח האדם די במהירות ויש לתת את הדעת לנושאים הבאים:

•         הקצאת חדרים לצוותים

•         הקצאת חדר ישיבות לפרויקט

•         הקצאת כיתות הדרכה

•         הקצאת מקומות למדריכים

•         הקצאת מקומות למטמיעים לאחר העלייה לאוויר.

10.  טיפול בתשתיות מחשב קיימות

תוכנות ה-ERP המתקדמות, דורשות סביבה מתקדמת של חומרה ושל מערכות הפעלה. לכן, יש לפעול כדלקמן:

•         התאמת המחשבים לפרויקט כולל מסכים

•         התאמת מדפסות לפרויקט

•         מערכות הפעלה

•         תיאום מועדים להזמנת החומרה הנדרשת

•         תגבור צוות טכנאים להתקנות

•         חדר מחשבים

•         מערכות גיבוי

•         מערכות אל פסק

11. הסבות וטיוב נתונים

פרויקט ההסבה וטיוב הנתונים הנו פרויקט מורכב, בייחוד כאשר נדרש לשקף את נתוני מערכות מחשוב קודמות במערכת ה-ERP החדשה.

•         בניית צוותים להסבת נתונים כולל יחידת מחשב ומשתמשים

•         קביעת הנתונים להסבה

•         טיוב הנתונים (חברה חיצונים, ידנית)

•         כתיבת תוכניות שליפה במערכת הישנה

•         כתיבת תוכניות קליטה למערכת ה-ERP

•         בדיקות (אקסלים וכד')

 12.  בדיקות קבלה

אמינות המערכת נדרשת להבחן טרם להפעלה המבצעית השוטפת, זוהי מטרתם של מבחני הקבלה. בצוע לא מלא של מבחני הקבלה יביא לכשל בפעילות המבצעית של המערכת !

•         האם באמצעות חברה חיצונית ?

•         הכנת תרחישי בדיקה

•         בדיקת מצבי קצה

•         הגדרת תהליכים שבלעדיהם אין עלייה לאוויר, אומנם נרצה לבדוק הכל אבל זה לא אפשרי, לכן עלינו להגדיר תהליכים קריטיים שבלי פעולה מלאה ותקינה שלהם לא תהייה עלייה לאוויר.

•         שיתוף של משתמשים רבים בבדיקות (דורש הדרכות והתקנות)

•         ישיבות מעקב יומיות

•         הסקת מסקנות

•         אפשרות לדחיית מועד העלייה לאוויר

•         ביצוע פיילוטים לתהליכים קריטיים

•         ביצוע פיילוטים למערכות חומרה/תקשורת ייחודיים

 13. הרשאות

הרשאות המערכת נחלקות לשני תחומים: הרשאות גישה לתוכניות והרשאות גישה לנתונים. בהקשר זה יש למפות באופן מדויק את משתמשי הארגון ואת ההרשאה הניתנת לכל אחד מהם:

•         קביעת צוות אחראי

•         הכנת הרשאות לפני בדיקות והדרכות

14. הדרכות

לנושא ההדרכות חשיבות מרובה מאחר והוא מכין את משתמשי הארגון להפעלת המערכת החדשה. יש לוודא בהקשר זה גם את העברת החומר באופן המלא והמדויק וכן את קליטתו על ידי המודרכים.

•         בחירת חברת הדרכות

•         בניית כיתות הדרכה ל- 10-12 תלמידים בכל כיתה

•         בניית תוכנית הדרכה

•         הדרכת המדריכים

•         הכנת מערכי שיעור

•         הדפסת חוברות הדרכה

•         בדיקת הגעת כל המשתמשים להדרכות

•         ציוד הדרכה

  •         מחשבים
  •         תוכנת השתלטות
  •        מקרנים

 15. עליה לאוויר והפעלה שוטפת – GO LIVE

היום הגדול בסוף מגיע ועולים לאוויר עם המערכת החדשה. שלב זה הנו שלב קריטי, מאחר ובעיות לא צפויות מתעוררות, הארגון תלוי בפעילות התקינה של המערכת והיא נבחנת   בתמיכתה בפעילות האופרטיבית של הארגון. הדגשים לכך הנם:

•         החלפת המערכות תתבצע בד"כ מחמישי בערב עד יום ב'

•         אין חשיבות קריטית לעלות בתחילת חודש או תחילת שנה

•         הכנת תוכניות גיבוי ידניות לתהליכים קריטיים

•         הקמת חמ"ל:

  •         לתמיכה
  •         להרשאות
  •        לתקלות חומרה ומדפסות

•         הודעה מראש והכנת משתמשים, ספקים ולקוחות

•         הגדרה של כמות מטמיעים נדרשת – למניעת זמני המתנה מיותרים

•         נוכחות מלאה של משתמשי המפתח והמיישמים

•         בניית צוות להמשך פרויקט עוד בשלבים מוקדמים של הפרויקט

•         הקצאת מקומות ישיבה וציוד מחשבים למטמיעים ולמיישמים באתרי החברה

אני מקווה שמסמך זה יסייע לך בבצוע נכון ומיטבי של פרויקט ה-ERP בארגונך, בהצלחה !

כותב המאמר: איציק דור מנהל מערכות מידע - סוכנות מכוניות לים התיכון

ליצירת קשר: dor@fiat.co.il

פרסום באתר