תפריט נגישות

פרויקט בינה עסקית – BI, מניסיונה של חברת: מאפיות אנג'ל

לאחרונה הטמיעה החברה פרויקט בינה עסקית שמטרתו לסייע למקבלי ההחלטות בניהול הארגון.

 

 

 

 

ניבה קאליש, מנהלת מערכות מידע

מאפיות אנג'ל

הצורך לפרויקט

חברת מאפיות אנג'ל פועלת במסגרת מערכת תוכנה שנרכשה לפני שנים רבות ושעל בסיסה בוצעו פיתוחים שונים לשם התאמתה לאופי הייחודי של הארגון. סביבת העבודה – מחשב    IBM-AS400. במערכת 250 משתמשים בתחומי המודולים הלוגיסטיים והפיננסיים.

במהלך השנים, דרישות המידע של המשתמשים חייבו פיתוחם של עשרות רבות של דוחות יעודים וכמובן עם כל שינוי של דרישה היה צורך לפתח דוחות נוספים או להתאים את הדוחות הקיימים. בסיכומו של דבר הובן כי השיטה הקיימת אינה תומכת כראוי בדרישות המידע המשתנות של המנהלים בארגון.

ניר בן יהודה – מנהל פתוח עסקי, מאפיות אנג'ל: "חיפשנו טכנולוגיה שתאפשר למנהלים בארגון לבחון את נתוני הפעילות בתחום המכירות וההפצה באופן גמיש ואינטואיטיבי. יצאנו מההנחה כי מערכת תוכנה שתוכל לתת תשובה לכך, תתמוך ותייעל את תהליכי  קבלת ההחלטות בארגון".

מוסיפה ניבה קאליש - מנהלת מערכות המידע: "הגדרנו שלושה פרמטרים עיקריים בתהליך הבחירה במערכת: שימוש אינטואיטיבי וקל למשתמשי המערכת השונים, זמן הטמעה קצר וכמובן מחיר סביר".

מהלך הפרויקט

לאחר שנבחרה המערכת, התקבלה ההחלטה בארגון לבצע מהלך פיילוט לפני הטמעה מקיפה של המערכת. מהלך זה סייע למנהלים בהבנת התהליך הצפוי. אומר ניר: "אני מאד ממליץ לחברות אחרות להתחיל מהלך מחשובי בארגון בבצוע פיילוט. העלות שנדרשה לבצע את הפיילוט לא הייתה גבוהה ואפשרה לקבל החלטה על ביצוע המהלך בזמן מהיר. הפיילוט הווה את הטריגר המרכזי לרכישת אמון המשתמשים בפרויקט ולקבל את תמיכתם".

צוות הפרויקט מטעם הלקוח כלל את משתמשי המפתח: מנהל הפתוח העסקי, מנהלי מכירות וכן את מנהלת מערכות המידע. צוות זה גיבש את  החשיבה כיצד לבנות ולבחון את הנתונים וכיצד להציג אותם.

מאחר והשימוש במערכת התגלה כקל ונוח, לאחר הדרכה בת שעתיים כל אחד מהמשתמשים החל לבחון את הנתונים בצורה חופשית, איתר יכולות נוספות ושיתף גורמים נוספים בתובנות שלו לגבי המערכת.

מוסיפה ניבה: "מצא חן בעיני שאין אני צריכה לייצא נתונים מהמערכת במבנים שונים. אחת ללילה אני מייצרת קובץ שטוח, בסוג רשומה אחד, שיש בו את כלל הנתונים הנדרשים: נתונים כספיים, נתוני הפצה – איזור/קו חלוקה, עד לישות של מוצר בשורת תעודה. קובץ זה הנו בהיקף של כמליון וחצי רשומות, אורך כל רשומה 85 תווים".

משך הפרויקט מקבלת ההחלטה הראשונית ועד להפעלה שוטפת היה ארבעה חודשים קלנדרים. במסגרת זו השקיע הספק כ-30 ימי עבודה.

התפעול השוטף

המערכת משמשת את הנהלת הארגון: מנכ"ל, סמנכ"לים, מנהלי מכירות, מנהלי הפצה, ומנהל הכספים - זמני התגובה מהירים. המשתמשים יכולים להעביר באופן קל ונוח את הנתונים לאקסל ולבצע ההשוואה בין תקופות שונות באופן קל ונוח.

במאפיות אנג'ל היקפי נתונים גדולים: לארגון אלפי לקוחות, מאות פריטים ולמעלה מ-3,000 לקוחות המקבלים שרות ביום חלוקה אחד!

אומר ניר: "במערכת המידע האופרטיבית היה קשה לחתוך את המידע ולהצליב מידע מכיוונים שונים. ברגע שהטמענו את המערכת החדשה אין כבר השערות ותחושות כפי שהיה בעבר. בישיבות ההנהלה הנתונים מוצגים בזמן אמת ומתבצעת בחינתם במהלך הדיון. לדוגמא: הפעילות העסקית באזור ירושלים לעומת איזור נתיבות, בחינה של ביצועי החברה בתקופות היסטוריות לאותו איזור, שימוש בתצוגות גרפיות ועוד. בזכות המערכת הדיונים הפכו ליותר פוריים ויותר החלטיים".

מציינת ניבה: "המערכת מאד ידידותית וקלה לתפעול, המשתמשים עובדים איתה ומפיקים ממנה תועלת מרובה. כמנהלת מערכות מידע הנותנת שירותים למשתמשים, הייתי עסוקה מרבית מזמני במתן מענה לדרישות המידע של המשתמשים. כיום, עם השימוש במערכת הצטמצמו מאד הפניות אלי בנושא זה,  מאחר והמשתמשים מקבלים מענה לרוב הדברים שהם צריכים, מהמערכת החדשה".

מסכם ניר: "ניתן לציין כי לאחר הטמעת המערכת, איכות קבלת ההחלטות בתחום המכירות  במאפיות אנג'ל השתפרה באופן מהותי. לאור ההצלחה, בתוכנית העבודה של הארגון להרחיב את השימוש במערכת לתחומים נוספים".

ליצירת קשר:

ניר בן-יהודה, מנהל פיתוח עסקי - nir.b@angel.co.il

ניבה קאליש, מנהלת מערכות מידע - niva@angel.co.il

  

התייחסות הספק – חברת KDE Software

 

קלות ההקמה ומהירות קבלת התוצאות נובעות מהעבודה שהפתרון

שהוטמע – DIVER SOLUTION הנו רב מימדי ואינו היררכי כך שניתן במהירות

להקים מערכת BI מורכבת, לנסותה על כלל הנתונים בארגון ולהתאימה במהירות

לכלל גורמי הארגון. כמו כן נוחות התפעול של המערכת הקלה בצורה

משמעותית בהחדרת המערכת למשתמשי הארגון השונים.

 

הצלחת הפרויקט נבעה, לטעמנו, משתי סיבות עיקריות:

  •  מנהל היגוי מטעם ההנהלה. מר ניר בן יהודה, הוביל את הפרויקט הן

בארגון (מאפיות אנג'ל) והן כלפינו הספק בצורה מאוזנת. ידענו שמה שסוכם

עם ניר לא ישתנה בהמשך.

  •  מנהלת מערכות מידע. גב' ניבה קאליש הבינה שהמוצר יכול לסייע לה

בלחצי העבודה השוטפת. ניבה לא הפעילה שקולים זרים, כדוגמת גורמים

מקצועיים בארגונים מסוימים, שחוששים שמערכת ה-BI תפגע בתלות

הארגון בהם.

 

ליצירת קשר - חברת KDE

 meirg@kdesoftware.com

פרסום באתר