תפריט נגישות

איך יוסי מחשב את המחסן – בחינם !!!

הדילמה שבה נמצא יוסי, בעליה של חברת יבוא והפצה בתחום מוצרי הצריכה, היא חובתו להמשיך ולהתפתח, להרחיב את מעגל הלקוחות, תוך שמירה על רמת שרות גבוהה ללקוח, זמינות המלאי ועמידה באספקות.

יוסי היה מתוסכל.

מנהל המחסנים שלו ביקש רשות לשכור מחסן של עוד 500 מטר בנוסף ל 2,500 מטר הקיימים. "שוב נסתמנו" – אמר מנהל המחסנים. יוסי ידע שהבקשה הבאה, אחרי שכירות השטח, תהא תוספת כוח אדם וגם מלגזה נוספת, ובעיני רוחו כבר ראה על שולחנו את החשבונות העתידיים של השכירות, חשמל ארנונה ושכר עבודה. יתכן והתסכול היה קטן יותר אלמלא היתה זו הפעם השלישית בשנתיים האחרונות, שהתסריט חזר על עצמו. "נכון", חשב יוסי לעצמו, "הפעילות גדלה, התנועה במחסן זורמת בתדירות גבוהה יותר, אולם בשורה התחתונה של הרווח, היחס אינו ישר. העמסת הוצאות לוגיסטיקה נוספות על הקיימות רק תרע את המצב".

הדילמה שבה נמצא יוסי, בעליה של חברת יבוא והפצה בתחום מוצרי הצריכה, היא חובתו להמשיך ולהתפתח, להרחיב את מעגל הלקוחות, תוך שמירה על רמת שרות גבוהה ללקוח, זמינות המלאי ועמידה באספקות. כל זאת תוך בניית מסגרת תקציב שלא תמחק את הרווח שהארגון מייצר.

יוסי שאל לעצתי: "איך ניתן לתמוך בהתפתחות הארגון, אולם להישאר במסגרת המשאבים הקיימים, כוח האדם, שטח המחסן ואמצעי השינוע?".

בבואנו לבחון את המצב, בו נמצא יוסי, התייחסנו לפרמטרים הבאים שהנם המרכיבים העיקריים בעלויות הלוגיסטיקה שבארגון:

שטח המחסן הקיים – 2,500 מ"ר (בעלויות שכר דירה וארנונה של 6$ למ"ר) המהווה עלות חודשית של 66,000 ש"ח. המחסן מעסיק שמונה עובדי מחסן וארבעה נהגים, בעלות שכר כוללת של 120,000 ₪ לחודש. בארגון ישנם ארבעה כלי רכב לצרכי הפצה (אשר אינם מנוצלים באופן אופטימלי – נסיעות כפולות, מסלולים חסרים..) שעלותם החודשית היא 25,000 ₪. החלטתנו שלא להתייחס בשלב זה למרכיבי עלות לוגיסטיים נוספים כגון: אחזקת מלגזות, חשמל, מים, ביטוח וכד'  ולהתמקד רק בהוצאות המהותיות.

סך כל העלות ישירה של תפעול המחסן: 211,000 ₪ לחודש, ועלות תפעול המחסן השנתית הנה: 2,532,000 ₪.

באם יחליט יוסי ליישם את דרישות מנהל המחסנים שלו, תהא תוספת עלות שנתית של: 158,400 ₪ לשכר דירה וארנונה + 100,000 ₪  לכח אדם נוסף.  וכל זה רק לשוטף, ללא הוצאות חשמל, תקשורת ולפני רכישת ציוד אחסנה ושינוע נוסף.

סה"כ תוספת עלות שנתית הכרחית של 258,400 ₪

המחסן מבצע במהלך יום עבודה רגיל כ-1,100 פעולות מלאי ביום הכוללות: ליקוט הזמנות, טיפול בהחזרות מלקוחות, הפצה ישירה, קליטת קונטנרים, בניית קיטים ופעולות שינוע פנים מחסני. מדובר בגידול של כ-25% לעומת הפעילות בשנה קודמת. יוסי סיפר לי, שבשנה הקרובה הפעילות צפויה לגדול לפחות באחוז זהה. הדילמה העומדת לפנינו היא: האם לטפל בסימפטום, לשכור עוד שטח, עוד מחסן ולהמשיך באותה דרך?  או להתעלם מהסימפטום ולפתור בעיה מהותית דהיינו: שיפור תפעול המחסן תוך שימוש במשאבים הקיימים ו/או הקטנתם.

בחינת מערכות המידע גילתה כי המחסן עובד עם תוכנת ניהול עסק פשוטה למדי, אשר ניהול המלאי שלה מתמקד אך ורק בכניסות למלאי, יציאות מהמלאי ויכולת הפקת תעודות משלוח וחשבוניות. יוסי מעולם לא חשב שהוא נדרש למערכת מתוחכמת יותר.

במחסן אין מערכת לניהול מיקום ואיתור לפריטים, הכל מסתמך על זכרונו של המחסנאי. כתוצאה מכך זמני הליקוט והאיסוף של הפריטים ארוכים מאד, וכך גם המסלולים אותם עובר המחסנאי בחיפושו אחר הפריט המבוקש. בכ-7% מהמשלוחים היוצאים, נמצאים פריטים שגויים,  שבסופו של דבר מעמיסים את תהליך ההחזרות מלקוחות במחסן ומחייבים ניפוקים חוזרים.

כתוצאה מחוסר תכנון, כלי הרכב יוצאים למסלול ההפצה מדי בוקר, כאשר אינם תמיד עמוסים בכל הסחורה המיועדת לצאת בו ביום, מכיוון שבמחסן לא הספיקו להכין את המשלוח. בנוסף, עקב הצורך באספקות תכופות ללקוחות, כלי הרכב מוצא עצמו חוזר למחסן, באמצע יום העבודה, מעמיס משלוחים חסרים וחוזר שוב למקום שבו היה בכדי לעמוד באספקה ללקוח – נסיעות מיותרות הנובעות מחוסר כלי לתכנון ההפצה.

אבחנתנו היתה שבעיה הצפיפות אינה נובעת מחוסר מקום במחסן, אלא מסידור לא נכון של המחסן, ניצול לא מספיק של ציוד האחסנה, כאשר סחורה רבה ממוקמת על הרצפה, כדי שאפשר יהיה לאתר אותה בקלות בעת הצורך. במדידות שערכנו הסתבר שכח האדם הנוכחי מבלה כ-30% מזמנו בחיפוש פריטים ובניסיונות הגעה יצירתיים וממושכים למקום המצאם.

במשרד קיימנו דיון שנבע מהתלבטות מקצועית.  

הטמעת מערכת לנהול רצפת מחסן – WMS תפתור את מרבית הבעיות במחסן של יוסי. שיפור שיטות העבודה ומשמעת העבודה, הדרכת המחסנאים ושינוי מערך המחסן בעקבות הכנסת המערכת, יטפלו היטב בחולשות הנוספות, אבל... עלויות רכישת תוכנה, חומרה (שרת, מסופונים, ציוד אלחוטי), והטמעת המערכת בארגון של יוסי הן  כ-290,000 ₪.

בטרם הצענו את הפתרון ליוסי, בנינו סימולציה , איך יראה המחסן של יוסי לאחר הטמעת המערכת. בסימולציה התגלו הממצאים הבאים: באמצעות שליטה ממוכנת על מיקום ואיתור הפריטים נשיג ניצול טוב יותר של שטחי ונפחי המחסן, ננצל את אלמנט הגובה, שכמעט ולא בא לידי ביטוי כיום, ונחסוך כ-25% משטח המחסן הנוכחי שבו ניתן לאחסן סחורה חדשה. חסכון זה ימנע את הצורך ברכישת שטח אחסון נוסף. מערכת מחסן ממוחשב יודעת לבנות גם אופטימיזציה של תהליכי ליקוט, על ידי בניית מסלול איסוף אופטימאלי למחסנאי. לא יהיה צורך בחיפוש מיותר, כאשר השימוש במסופוני ברקוד יזרז את תהליך הליקוט ויחסוך את הטעויות בזיהוי הפריטים ואספקתם בהזמנות ללקוח (נזק שניתן לכמת כספית אולם העדפתי שלא לדכא את יוסי יותר מדי...).

ומה גילינו ?

היעילות בעבודת המחסן מאפשרת להקטין את צוות המחסנאים לשבעה במקום שמונה ובמקביל להפעיל טוב יותר את ארבעת הנהגים וכלי הרכב במסלולי נסיעה אופטימאלים. החסכון החודשי הצפוי:

אין צורך לשכור מחסן נוסף – 13,200, עלות שכר מחסנאי שנחסך – 10,000 וחסכון בדלק ובבלאי עקב תפעול נכון של כלי הרכב – 5,000 ₪ בחודש – סה"כ 28,200 ₪ בחודש שהם 338,400 ₪ בשנה. מעבר לחסכון הישיר, ניהול נכון של המלאי, בחינה של פגי תוקף, בחינה של מוצרים ישנים שלא נמכרים יותר תביא לפינוי המחסן ממלאי "מת" שערכו הכספי נמוך אולם הנפח שהוא תופס הנו כ-20% משטח המחסן הנוכחי. כלומר, לארגון תהא יכולת לגדול לפחות בשנה-שנתיים הקרובות  באותו מקום ובאותם משאבים, ללא עלויות נוספות. בנוסף, מחשוב מתקדם של המחסן יאפשר שליטה בתפוקות העובדים במחסן, ייזום משימות פנימיות במחסן ויאפשר ניצול טוב יותר של זמנם.

כשהמספרים הוצגו בפני יוסי, הוא הסתכל עלי בתמיהה ואמר: "אתה רוצה להגיד לי שאני ממחשב את המחסן בחינם? ועוד מקבל במתנה, בשנה הראשונה, 48,000 ₪" ?

עניתי לו: "אתה מקבל הרבה יותר יוסי, אתה מקבל אמינות מלאי, שיפור שירות ללקוח, אתה מגדיל את שביעות רצון הלקוח ואתה מנצל את הטכנולוגיה בכדי לעבוד יותר טוב ופחות קשה -  

ואת זה תמדוד לבד ..."

כותב המאמר: אלישע פלד, מנכ"ל ELP לוגיסטיקה   

elisha@elp.co.il

פרסום באתר