תפריט נגישות

ריכוז הנתונים הפיננסים בארגונים רב- חברתיים, האתגר והפתרון

המאמר סוקר את האתגרים השונים במהלכי ריכוז הנתונים הפיננסים ומציג מענה משולב או"ש ומיכון שהוכח יעיל בחברות מסוג זה.

ארגונים רב חברתיים נדרשים לאיחוד נתונים פיננסים של חברות הבנות ברמה תקופתית כגון: נתונים כספיים מסוכמים כמאזן בוחן, נתונים כספיים מפורטים כנתוני מכירות, נתוני מלאי, נתוני מעגלים חשבונאיים והן נתונים מספריים לא כספיים כגון כוח אדם, כמויות נמכרות/נרכשות/במלאי וכד'.

האתגר 

ארגון רב חברתי, הנדרש לדיווחים תקופתיים מרוכזים, מתמודד עם שלושה נושאים:

א. הגדרת רמת הדיווח הנדרשת - החלטה והגדרה של הדיווחים הנדרשים.

ב. מהלכי איסוף המידע - פורמט דיווח אחיד לכל חברות הקבוצה - מבוקר וסגור.

ג. איחוד הנתונים, תרגומם למטבע דיווח אחיד ומצגי הדיווח. 

רמת הדיווח

לארגונים שונים, צרכי בקרה ודיווח שונים, הבאים לידי ביטוי בדוחות הכספיים המאוחדים ובדו"חות ניהוליים שונים. ישנם ארגונים המרכזים נתונים כספיים בלבד, לעומת ארגונים אחרים המשלבים בנוסף: נתוני מצבת כוח האדם, פירוט הזמנות פתוחות ועוד. לדוגמא, חברת אחזקות פרטית בתחום תעשיה הביטחונית, אוספת מחברות הבנות, מדי רבעון,  נתוני רווח והפסד מסכמים בלבד. זאת, לעומת חברה בינלאומית בתחום החקלאות, הנדרשת  לאסוף מחברות בנות הפזורות בעולם נתונים חודשיים הכוללים, מעבר לנתונים הכספיים הרגילים, נתוני מלאים, מכירות ועלויות לפי מוצרים. חברה שלישית, שהנה חברה בינלאומית המבצעת פרויקטים, אוספת נתונים ברזולוציה של פרויקט, שלעיתים מבוצע על ידי מספר חברות בנות. 

איסוף המידע בפועל  

מניסיוננו, יש צורך לתת מענה לנושאים שונים המקשים על איסוף המידע מחברות הבנות. קיים הצורך ביצירת אחידות במשמעויות הדיווח לכלל חברות הקבוצה.  נתוני הדיווח צריכים להיות מבוקרים ובדוקים עם סגירות חשבונאית.

לעיתים נמצא כי בחברות הבנות הוטמעו מערכות מידע שונות ומבנה הנתונים (כגון: אינדקס חשבונות) אינו אחיד.  החברות עוסקות בתחומי עיסוק שונים. קיים קושי פוליטי ואחר בקבלת המידע מחברות הבנות ברמת הפירוט הנדרשת על ידי הנהלת הקבוצה. הדיווחים מתקבלים במטבעות מקומיים שונים ונדרשים לאסוף במטבע אחיד. אחד הפרמטרים החשובים במהלך האסוף הנו נוחות העבודה. קלאודיו מברזיל והלן מצרפת נדרשים לעבוד עם כלי נוח, בעל הנדסת אנוש מתקדמת, שבו הוטמעו נהלי העבודה המשקפים את הנדרש ממהלך זה.  

איחוד הנתונים והדיווח  

באיסוף ואיחוד הנתונים יש להתמודד עם מספר אתגרים המתחייבים מדרישות הדיווח המתקדמות: תרגום למטבע דיווח אחיד לפי שיטות תרגום שונות, ביצוע פקודות נוספות ופקודות איחוד, דיווח לפי חודשים/רבעונים בדידים (שכן הנתונים הכספיים מדווחים במערכת המידע באופן מצטבר מתחילת השנה), תמיכה במבנים ארגוניים שונים (סטטורי, ניהולי) ומשתנים ותמיכה ברמות דיווח רבות (מדינה-איזור-טריטוריה-סה"כ). 

לאחר שלב האיסוף, על הארגון לספק לצרכני המידע (הנהלה/בעלים) אפשרויות ניתוח נתונים ברמה גבוהה. אפשרויות אלו כוללות: בחינת הנתונים לפי חברות, השוואה בהתאם לסעיפים שונים, נתוני הבצוע מול תחזית, בחינה של הנתונים בהתאם לתקופות הדיווח השונות ועוד.

מאחר ומהלכי האיסוף הנם תקופתיים יש צורך לבצע מהלכי הקפאת והגנת נתונים היסטוריים בעת הכנת המערך לקליטת נתונים חדשים.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  

 

 

 

 

 

 

 

  

 

 

 

 

 

 

 

  

תהליך המיכון 

מנהל הכספים או חשב הקבוצה משמש כספונסר של הפרויקט. בשלב הראשון מתבצע אפיון הצרכים במסגרתו נלמד ונבחן אופי ועיסוק החברה, טיב התקשורת מול חברות הבנות, צרכי המידע ורזולוציות הדיווח הנדרשות: מפורט מסוכם, חודשי, רבעוני. 

במהלך האפיון נבחנות דרישות נוספות, מעבר לדוחות הכספיים המרוכזים, כגון: תזרים מזומנים חשבונאי, ניתוחים אנליטים של השוואות בין רבעוניים, בקרת שערי חליפין ועוד.

תוצרי האפיון כוללים: 

א. פירוט פורמט הדיווח של החברות בנות

ב. פירוט פורמט הדיווח המאוחד לבעלי העניין השונים: בורסה, דירקטוריון, הנהלה, בעלים.

ג. תהליכי העבודה השוטפים אשר יהפכו לנוהלי עבודה מסודרים עם הפעלת המערכת. 

מיכון התהליך מתבצע באמצעות פלטפורמה מבוססת אקסל. הפיתוח נבחן ומאושר לשימוש.

 

 

 

 

 

 

 

 

 במהלך היישום מתבצעת הכשרה לצוות מרכזי בארגון אשר מכיר את הכלים ושיטות העבודה. צוות זה מבצע בקרה על תוצרי היישום ומשמש כמרכז הדרכה ותמיכה. פעילות היישום מול חברות הבנות מתבצעת באחת משתי חלופות:

א. ביקור ON SITE במהלכו מסבירים את שיטות העבודה והשימוש במיכון, מבצעים סימולציות, ופותרים בעיות שונות כגון: בעיות טכניות, גרסאות אקסל וכיו"ב. 

ב. הפצת כלי הדיווח בלווי הוראות עבודה מפורטות. הפתרון נדרש לארגונים רב-חברתיים בעלי  סניפים רבים. במקרה זה מושם הדגש על מדריך למשתמש – USER GUIDE – מפורט ומקיף דיו.

לסיכום 

משך פרויקט מסוג זה הנו בין 2-4 חודשים וזאת בהתאם למורכבות הפרויקט וזמינות כוח האדם הנדרש. כמחצית מהזמן מוקדש לאפיון בדיקות והטמעה ומחצית הזמן לפיתוח.   

השימוש בפלטפורמת האקסל מקצר את שלבי ההדרכה הנדרשים וניתן להתאמה בצורה קלה ומהירה. באמצעות סביבה תכנותית משלימה, מטפלת הפלטפורמה בסגירות החשבונאית הנדרשת וכן בהפצת פניות לקבלת מידע מחברות הבנות. ניתנת תמיכה גם לדרישות הרגולציה המחויבות בהקשרי הדיווח הפיננסי.  

כותב המאמר: 

נטע דקל, רו"ח ומנכ"ל משותף בחברת טוליפ מערכות מידע

neta@tulip.co.il

פרסום באתר