תפריט נגישות

BPM זו טכנולוגיה או מתודולוגיה?

לאחרונה נעשה שימוש ב Buzzword חדש,ישן – BPM - Business Process Mngmnt. האם BPM זו טכנולוגיה או מתודולוגיה?


BPM הנו בראש ובראשונה שינוי תפיסה הדוגל בשפה ארגונית אחידה המבוססת על תהליכים עסקיים. כדי להבהיר זאת נביא מספר תמונות מחדרי הישיבות:

  • המנכ"ל מציג בפני ההנהלה את דרישת הדירקטוריון להיערכות שתתאם את הרגולציה עפ"י תקנות Sarbanes-Oxley. חברי ההנהלה היושבים מסביב לשולחן הדיונים מהנהנים בראשיהם – ותוהים מנין יבוא עזרם: איך ישתלטו על כל התהליכים הארגוניים המחייבים שליטה ובקרה, בכלים העומדים לרשותם?
  • חבר הנהלה מעלה את הצורך בביצוע שינוי מבני בארגון. מתפתח דיון תיאורטי במשמעויות השינוי, ללא נתונים חד-משמעיים ועדכניים על תהליכים, תפקידים, תחומי סמכות, אחריות וכיוב' היבטים שיושפעו ע"י השינוי.
    המנמ"ר מציג אפיון ראשוני של מערכת מידע חדשה העומדת להיות מותקנת בארגון. חלק מחברי ההנהלה תוקפים אותו בטענות על אי-קונסיסטנטיות של האפיון עם הדרך בה הדברים מתנהלים בארגון - בפועל. תשובת המנמ"ר: "אנו חייבים להוביל שינוי". תגובת הסמנכ"לים: "אי-אפשר, זה לא יעבוד"...
  • מנהל משא"נ הונחה לבצע קיצוץ רוחבי בהיקף כוח האדם בארגון. מנהלי המחלקות מתקשים להעריך את השפעת הקיצוץ על תפקודן של יחידות – בכלל, ועל תפוקותיהן - בפרט.
  • סמנכ"ל התפעול מציג שינוי שהוא ביצע בחלק מהתהליכים הלוגיסטיים בארגון, כפי שסוכם בישיבה האחרונה ברבעון הקודם.
  • סמנכ"ל המכירות טוען שהשינוי שבוצע אינו תואם את הסיכום – וכתוצאה מכך המכירות נפגעו; אין סחורה שתספק את הביקוש...

הסימפטומים והבעיה

כל התמונות המתוארות לעיל, הן סימפטומים בלבד; דוגמאות לאינספור מצבים שבהם גורמים ארגוניים, בכירים יותר ופחות, מגששים באפלה בנושאים הקשורים בניהולו השוטף של הארגון.

הקושי-הבעיה: היעדר שפה משותפת. היעדר שפה עסקית אחת, שתהיה מובנת לכל הגורמים שיש להם נגיעה בתהליכי הניהול והעשייה בארגון – ותאפשר להם לראות תמונה אחת, חד-משמעית וברורה, שעליה לא תהיה מחלוקת ויהיה בה, כתוצאה מכך, כדי לשמש נקודת משען יציבה לכל החלטה ופעולה המכוונות למימוש מטרות הארגון ויעדיו העסקיים.

בואו נעצור לרגע ונסתכל על עצמנו במראה וננסה לראות ולהבין כיצד אנו מנהלים כיום את התהליכים השונים בארגון - ראשית לא קיים מקום מרכזי אחד שמרכז את המידע ומאפשר להבין את התמונה הכוללת, כל מחלקה/ חטיבה עושה את העבודה באופן מעט שונה, לא ניתן לראות את התמונה END2END, והכלים שבהם משתמשים נעים החל מכלי Office שונים, במקרה הטוב, ועד נייר ועפרון או מידע שנמצא בכלל בראשם של אנשים שונים בארגון.

כדי לבחון את יעילותן של השיטות הקיימות נשאל את עצמנו – עד כמה אנו מהירים ויעילים ביישום של שינויים תפעולים וארגוניים, עד כמה אנו מאתרים בקלות את השלכות השינוי על התהליכים העסקיים, על בעלי תפקידים, על השינויים הנדרשים במערכות המידע, על השינויים הנוגעים לנוהלי עבודה, כמה פעמים אנו חוזרים ומנסים לעצב אותם ועוד.

ולפעמים, מגדל בבל אף מתרחב...

לא פעם בעיית היעדר השפה המשותפת, מועצמת.

בחיים האינטנסיביים של ארגונים בימינו, רבים המקרים בהם הארגון משתף בפעילותו גורמים חיצוניים כגון יועצים הנשכרים ללוות תהליכי שינוי, ספקי טכנולוגיות מידע וחומרה, מומחי או"ש, מומחי שילוב הטמעה ויישום – ואחרים. מטבע הדברים, כל אחד מאלה מומחה בתחומו המקצועי הספציפי, הבנתו את צורכי הארגון נגזרת מעולם המושגים המוכר לו על-פי התמחותו – והתוצאה הבלתי נמנעת היא בעיית שפה מסדר שני ושלישי: לא רק בין גורמי הארגון לבין עצמם, אלא גם בינם לבין הגורמים החיצוניים – ובין אלה לבין עצמם...

האתגר: יצירת שפה משותפת, שתשמש את כל מי שיש לו נגיעה בניהול הארגון

הנהלת ארגון המבקשת לשלוט בנעשה תחת ניהולה, חייבת להתבסס על שפה עסקית אחידה, שתשמש את כל מי שיש לו נגיעה – ישירה או עקיפה – בניהול הארגון.

השפה המקובלת כיום כבסיס לניהולם של ארגונים עסקיים, היא שפת התהליכים; שפה המאפשרת ראייה אחידה ועקבית של התהליכים העסקיים המהווים, כשלעצמם, אבני יסוד לניהולם של ארגונים. שפה המספקת לארגון מעין "סרגל מידה אחיד" המאפשר, בין השאר:

תכנון תהליכים חדשים ו/או שינויים בתהליכים קיימים.

יישום התהליכים המבוקשים, בהתאמה לתכנון.

בקרה על הצלחת היישום, מחד-גיסא – ועל מימוש יעדיו, מאידך גיסא.

תכנון, יישום ובקרה של שינויים ארגוניים חלקיים או כוללים, עד מיזוג חברות

ועד בכלל.

שליטה רציפה באיכות הביצועים הארגוניים, על בסיס מדדים כמותיים

חד-משמעיים.

תמיכה בפיתוח, ביישום ובהטמעה של מערכות מידע אסטרטגיות,

טקטיות ותפעוליות.

ולבסוף, מימוש כל הנ"ל באפקטיביות וביעילות מירביות, המתבססות על

הבנה אחידה של השפה על-ידי כל השותפים לפעילויות – ומזעור

הבסיס לאי-הסכמה, המובנה בתוך היעדר השפה המשותפת.

ועתה, מעט מספרים....

ממחקרים שנערכו לגבי פוטנציאל החיסכון משימוש בכלי BPM עולים הנתונים הבאים:

  • צמצום עלות ביצוע התהליכים, ב – 10%- 15%
  • שיפור איכות התהליכים/צמצום היקף הטעויות בביצוע, ב – 20%-30%
  • צמצום הזמנים עד לקבלת התפוקות הרצויות, ב – 10%-30%
  • קיצור זמני ההכשרה וצמצום עלויות ההכשרה, ב - 10%-30%
  • צמצום היקף הפניות (הפנימיות) לתמיכה, ב – 15%-30%
  • צמצום היקף תלונות הלקוחות, ב – 20%-30%
  • שיפור איכות התחזיות, ב – 15%-30%

לסיכום

BPM הנה מתודולוגיה התומכת בכל מחזור החיים של התהליך העסקי – החל מהגדרת האסטרטגיה ועד לתכנון נכון של תהליכים עסקיים תוך יצירת בסיס ידע תהליכי אחיד שישמש את כל המטרות שציינו לעיל.

אליה – וקוץ בה: הבטחת קיומה של השפה המשותפת המבוקשת, לאורך זמן, מחייבת התבססות על כלי תומך ייעודי שיטתי, עקבי ויעיל, שבלעדיו היכולת לשלוט בתהליכים ובמרכיביהם הרבים והשונים, למעשה אינה קיימת!

כותב המאמר:

גלעד רוטשילד, יועץ ומנהל מוצר בחברת סקר

gilad@sekerconsult.com

פרסום באתר