תפריט נגישות

EPM - ניהול הפיתוח באמצעות Microsoft Project Server

תפישת ה- EPM, המבוססת על מתודולוגיה, מימד אנושי וטכנולוגיה - מתמודדת עם האתגרים שבניהול הפרויקט ומהווה קפיצת מדרגה משמעותית ביותר באפקטיביות הניהול של יחידות הפיתוח.

EPM תפישה הוליסטית לעולם הפרויקטים

  • בשנים האחרונות אומצה ע"י ארגונים רבים ומובילים בישראל תפישת ניהול הפרויקטים הארגונית – EPM (Enterprise Project Management). תפישה זו מתמקדת בממד ניהול הפרויקטים כאמצעי מרכזי למימוש האסטרטגיה העסקית של הארגון. מימוש התפישה כרוך בראש ובראשונה בהטמעה נכונה שלה ובצדק מתייחסים ארגונים רבים אל התהליך כאל תהליך ניהול שינוי (Change Management). בנוסף כרוך מימוש התפישה ביצירת סטנדרטים מטעם הארגון לניהול פרויקטים וביישום פתרונות תוכנה ארגוניים המתאימים הן לתרבות הארגונית והיכלות האנושיות שלו והן לסטנדרטים שהוגדרו.

פתרון ה- EPM של Microsoft

פתרון ה- EPM של חברת מיקרוסופט המבוסס על Microsoft Project Server כמו גם על טכנולוגיות נוספות כדוגמת WSS (Windows SharePoint Services), הופך להיות בשנים האחרונות,  פתרון ניהול הפרויקטים הארגוני הנפוץ ביותר והמתאים ביותר למרבית הארגונים.

פתרון זה הנו פתרון תהליכי המהווה סביבה ארגונית אחידה ומרכזית לניהול הפרויקטים בארגון.

פתרון ה- EPM הנו הרבה יותר ממערכת בה מתכננים את תכנית הפרויקט (ואגב כך "מציירים" את תרשים הגאנט של הפרויקט). פתרון ה- EPM למעשה מספק לארגון המשתמש בו מספר זוויות ניהול חשובות:

  •      ניהול הפורטפוליו (תיק) של הפרויקטים
  •      ניהול המשאבים והעבודה
  •      ניהול הפרויקט הבודד והמשימות
  •      ניהול סיכונים
  •      ניהול מסמכי הפרויקט ועוד...

 ניהול הפיתוח באמצעות פתרון ה- EPM

המורכבות הטכנולוגית במוצרים מודרניים מצריכה את ארגון הפיתוח לבנות התמחויות בטכנולוגיות אלה. למשל גוף פיתוח המפתח מערכות מורכבות משלב מומחים מדיסציפלינות שונות כגון מכאניקה, תוכנה, אופטיקה וכדו'.

התמחויות אלה הן גרעינים להתגבשות המבנה הארגוני של גוף הפיתוח והתארגנות בצוותים על בסיס המומחיות ואכן בארגוני פיתוח רבים בנוי הארגון במבנה של צוותים מקצועיים בעלי התמחות ספציפית.

תשומת הלב הניהולית של ארגוני פיתוח רבים נתונה אם כך לשילוב (אינטגרציה) בין המרכיבים השונים של מושא הפיתוח עד להשגת מוצר שלם "שמנגן היטב". במלים אחרות המיקוד העיקרי של מנהלי הפרויקטים הוא בתכולה ובאיכות של המוצר.

לעומת זאת פיתוח יעיל, תוך שימוש מיטבי במשאבים העומדים לרשות הארגון, ופיתוח העומד ביעדי זמן קצרים וקשיחים יחסית, הנם יעדים ניהוליים שונים ודורשים על כן מיקוד אחר השם דגש על השילוב בין צוותי הפיתוח המומחים לכדי יחידת פיתוח מתואמת ומתוזמנת הפועלת בתיאום מלא למרות ביזורו של המבנה הארגוני. לעתים ניתן להוסיף לסוגיה זו גם ביזור גיאוגרפי וארגוני של יחידות הפיתוח הנפוץ בארגונים גלובליים בו מעורבים קשיים נוספים של תקשורת ותרבות ניהול.

 תפישת ה- EPM  המבוססת על מתודולוגיה ממד אנושי וטכנולוגיה מתמודדת עם האתגרים שציינתי לעיל ומהווה קפיצת מדרגה .משמעותית ביותר באפקטיביות הניהול של יחידות הפיתוח

פתרון ה- EPM של חברת Microsoft מהווה נדבך מרכזי ביישום הפתרון ומספק מיידית אפשרויות המתאימות במיוחד לארגוני הפיתוח. להלן מספר מרכיבים מרכזיים בפתרון EPM אופייני לארגון פיתוח:

  •     תכנית תלת שכבתית (Tier3) – פתרון ה- EPM מאפשר את התכנון של תכנית הפיתוח בגישת Top-down לפיה נבנית בראש ובראשונה תכנית העל הכוללת שתי שכבות: בשכבה הראשונה מתכוננים היעדים המרכזיים המוכרים בחלק מארגוני הפיתוח כשערים (Gates - המהווים למעשה נקודות החלטה קריטיות בתהליך הפיתוח), וההתחייבויות החוזיות המיוצגות לרוב כאבני דרך חוזיות, השכבה השנייה הנה תכנית האינטגרציה הכוללת חבילות עבודה מרכזיות בפיתוח ומיפוי לוגי של הקשרים בין חבילות העבודה וכן הקשרים ליעדי העל ואבני הדרך החוזיות. לאחר אישור עקרוני של תכנית העל נבנית שכבת התכניות התפעוליות הכוללות פירוט של חבילות העבודה לתכניות מפורטות המהוות תכנית עבודה ממשית לצוותי העבודה. היתרון בגישה זו הוא בביצוע אינטגרציה בין כלל המעורבים החל בגיבוש תבנית העל. תהליך זה "מציף" מראש רבות מהסוגיות העלולות להתעורר  ומאפשר טיפול בסוגיות אלה עוד לפני שמתחיל הביצוע בפועל ובכך גם חוסך עלויות רבות בתהליך הפיתוח. ראוי לציין כי עפ"י מודל זה מבוזרת האחריות למנהלים האחראים על חבילות העבודה, באופן בו הם מקבלים אוטונומיה לתכנן ונהל

את המשימות מול הצוות אותו הם מובילים ועדיין הם מחויבים לתכנית העל במעין "חוזים" פנימיים בינם לבין מנהל תכנית הפיתוח. על פי מודל זה קל גם לנהל את ההשפעות ההדדיות בין צוותי הפיתוח ולזהות ולהיערך מוקדם לשינויים בתכנון המקורי הנובעים .מביצועים של צוותים משיקים

 

 

 

 

 

 

  ניהול GATES - צילום מסך מתוך ProjectFlow

  •     ניהול העבודה וצוותי הפיתוח – מרגע שתכנית הפיתוח אושרה מספק פתרון ה- EPM כלי ניהול רבים בידי מנהלי הפרויקטים. בלחיצת כפתור יכול מנהל הפרויקט להפיץ את תכנית העבודה אל הגורמים מהם הוא מצפה לדווח את ההתקדמות במשימות השונות. ראשי וחברי הצוותים מקבלים כתוצאה מכך תכנית עבודה אישית מעודכנת ב- Project Web-access ו/או ב- Outlook ומלבד לקבל את כל המידע על המצופה מהם מקבלים למעשה ערוץ תקשורת מיידי וישיר אל מנהל הפרויקט דרכו הם יכולים לדווח על ההתקדמות במשימות, על כמות העבודה שהושקעה, על הערכות שלהם לגמר הביצוע ואף על היעדרות מתוכננת שלהם כתוצאה מיציאה לשירות מילואים למשל הגוררת עדכון בלחיצות כפתור של תכנית העבודה. תהליכים אלה חוסכים זמן רב למנהל הפרויקט ומאפשרים לו להתעדכן ולעדכן באמצעות workflow אוטומטי ומבוקר על ביצועי הצוות.
  •     סביבת עבודה למפתחים – פתרון ה- EPM שולח זרועות שונות אל סביבת העבודה הטבעית של המפתחים. כך יכול הארגון להביא את תהליכי ניהול הפרויקטים אל המפתחים ולא להיפך. מספר דוגמאות בנושא זה הן היכולת לצפות במשימות הפרויקטליות בסביבת ה- Outlook ואף לדווח מסביבה זו על התקדמות הפרויקט. דוגמא נוספת היא היכולת לנהל את מסמכי הפרויקטים באמצעות יכולות WSS (SharePoint) ולשתף אותם בין חברי צוות הפרויקט באתר ייעודי הנבנה אוטומטית.

.Team system -לכל פרויקט ויכולת נוספת מאפשרת לקשור בין Project Server לסביבת הפיתוח החדשה של מיקרוסופט ה

 

  •       תמונת סטאטוס לדרגי הניהול השונים – על בסיס נתוני התכנון ונתוני ההתקדמות בפועל המוזרמים אל ה- EPM ניתן לבנות מיידית תמונת סטאטוס של תכניות הפיתוח. על פי תפישתנו התמונה צריכה לשמש בסיס לקבלת ההחלטות באופן היעיל ביותר ובתפישת ניהול החריגים. כדי לתמוך בתפישה זו אנו ממליצים לשלב בפתרון ה- EPM יכולת תחקור המתחילה בתמונת העל הכוללת מידע ברמת אבני דרך ראשיות (Major Milestones), חבילות עבודה מרכזיות ותמונת עומס על קבוצות משאבים. תמונת העל הזו מוצגת לרוב באמצעות Dashboard ומאפשרת "צלילה" למידע ברמת הפעילות או המשאב הבודד. בנוסף מציע פתרון ה- EPM יכולות של ניהול סיכונים בפרויקטים אשר יותר ויותר ארגונים מאמצים כחלק משיטות ניהול הפרויקטים הרווחות בהם.

 כותב המאמר: יובל שטרן סמנכ"ל פתרונות EPM בחברת מתן

yuvals@matan-consulting.com

  

פרסום באתר