תפריט נגישות

ניהול מסמכים ותהליכים – מניסיון בנק דיסקונט (יולי 06)

במסגרת פרויקט ניהול מסמכים ותהליכים, נדרש צוות הפרויקט להתמודד עם הדרישות הבאות: א. על חלק מהמסמכים מופיעות חתימות של לקוחות הבנק ונדרש טיפול בהתאם.ב. המסמכים עצמם צריכים להיות גנוזים ושמורים, כתוצאה מכך צורכים שטח אחסון גדול ויקר. ג. קיימות בעיות גישה ועדכון המסמכים, בעיקר לגבי פעילויות שמתחילות בסניף ומחייבות המשך הפעילות בתיק ע"י גורמי מטה. ד. היקפי המסמכים עצומים – מיליוני מסמכים הנדרשים למעקב ולבקרה.

  •  
  •  
  •  
  • יואב גשרי, בנק דיסקונט
  •  
  • אשמח לשתף אתכם בידע שצברתי במסגרת פרויקט הטמעת מערכת לניהול מסמכים ותהליכים בבנק דיסקונט. שמי יואב גשרי ואני משתייך למנהלת אגף מערכות מידע שהנה חלק מחטיבת תפעול ומידע בבנק. החטיבה  אחראית על קביעת המדיניות בתחומי תפעול ומידע וכפועל יוצא על כל תחומי ה-IT   בבנק דיסקונט.
  •  
  • ניסיוני המקצועי בענף המחשוב החל בשנת 1970. שמשתי כתוכניתן, מנתח מערכות, מנהל פרויקטים והרבה שנים בתפקידי ניהול בתחומי מחשוב בנקאיים. אני עובד בבנק דיסקונט כ- 8 שנים, משתייך למנהלת האגף ומרכז פעילות מול ספקים חיצוניים. למעשה אני משמש כאינטגרטור מול ספקים אשר נותנים שרות ישיר לאגפי הבנק.
  •  
  • הצורך לפרויקט  
  •  
  •  
  • כתוצאה מכך שהבנק כולו מנוהל על ידי ניירת, אשר חייבת להיות ממוסמכת בהתאם לנהלים ולחוק, נוצרו בעיות רבות שחייבו התייחסות ומתן מענה מתקדם לנושא זה.  בניתוח הבעיה אופיינו הדגשים הבאים:
  •  
  • א.      על חלק מהמסמכים מופיעות חתימות של לקוחות הבנק ונדרש טיפול בהתאם.
  • ב.      המסמכים עצמם צריכים להיות גנוזים ושמורים, כתוצאה מכך צורכים שטח אחסון גדול ויקר.
  • ג.       קיימות בעיות גישה ועדכון המסמכים בעיקר לגבי פעילויות שמתחילות בסניף ומחייבות המשך הפעילות בתיק ע"י גורמי מטה. אובחנה פעילות רבה של שינוע מסמכים, צילומים, פקסים ועוד.
  • ד.      היקפי המסמכים עצומים – מיליוני מסמכים הנדרשים למעקב ולבקרה.
  •  
  • כפועל יוצא הובן כי יש צורך לרכוש מוצר תשתיתי שיאפשר ניהול מסמכים ותהליכים לכלל פעילות הבנק.
  •  
  • תהליך הבחינה
  •  
  • תהליך הבחינה של פתרונות אפשריים היה תהליך מסודר. בוצע אפיון מפורט של צרכי הארגון והודגשה הפונקציונאליות הנדרשת.  דרישות המשתמשים מהמערכת היו במספר תחומים:
  •  
  • א.         יכולת שילוב של המערכת ברמת תשתיות הניהול של הבנק:
  •  
  • 1.   זיהוי המשתמש – פעם אחת במערכת הבנקאיות.
  • 2.   פניה לקבלת שירותי המערכת ממערכות תפעוליות באופן שקוף,  מחייב שילובה ביישומים אחרים באופן טבעי למשתמש.
  • 3. העברה של ממשקי נתוני לקוח.
  •  
  • ב.         המערכת צריכה לעמוד בקריטריונים מחמירים של אבטחת מידע בשני
  •             היבטים: מנגנון הרשאות מתחוכם המשתלב במנגנון הרשאות של הבנק
  •             וכן הגנה חכמה על קבצי המערכת. היתה חשיבות לחסימת הנתונים כך
  •             שלא יהיה ניתן לראותם דרך מערכת ההפעלה.
  •  
  • ג.                   אפשרות להרחיב את יישום המערכת באופן עצמאי, ללא הזדקקות לספק.
  •  
  • ד.                  WORK FLOW – אפשרות ניהול WF באופן חכם וגמיש אשר יאפשר לנהל תהליכים קבועים מראש או תהליכים ספונטנים בהתאם למבנה הארגוני.
  •  
  •  
  • לאחר קבלת המענים בוצע מהלך שקלול לגבי מענה הספקים ונתנו ציונים ושקלולים לתשובות. בוצעו מצגות עם ספקי התוכנה וכן התבצעה פניה מסודרת ללקוחות הספקים שהשתתפו. גם כאשר נרכשה המערכת, הרכישה הותנתה בהצלחה של פרויקט פיילוט בבנק.
  •  
  •  
  • תפעול המערכת שנבחרה
  •  
  • המערכת הופעלה לראשונה בשנת 2001.  כיום המערכת פועלת במספר יחידות בבנק הן בתחום ה IMAGING והן בתחום ניהול תהליכי עבודה (WF). במערכת כלים המאפשרים למשתמש: הוספת תהליכים, הוספת שדות, הוספת שאילתות חדשות, הקמת ספריות חדשות, הרשאות ועוד. 
  •  
  • מרכז המחשבים שבבנק מנהל את פעילות המסמכים ונותן שרותי אחזור מידע על גבי האחסון המרכזי. המערכת מגובה באתר הגיבוי של הבנק. היקפי השימוש במערכת  הולכים וגוברים, אין מגבלה על מספר הפניות,  מאחר וניתן להתגבר בקלות על בעיות בזמני תגובה על ידי הרחבת התשתיות.  
  •  
  • מנגנון הWF  הביא לכך שמערכות ניהוליות שיעודן היה לעקוב אחר בצוע מטלות לא נדרשו יותר. המערכת מאפשרת בעת קליטת מסמך והפצתו במערכת לנהל מטלות. כך נוצר באופן אוטומטי מעקב אחר המסמך, המסמך מקושר למטלה, כולל רישום בלוג של הגורמים המעורבים בטיפול במסמך. המערכת מפיקה שאילתות דוחות ניהול לפי חריגים, בהתאם לתאריכי תוקף, ועוד.  
  •  
  • דגשים לסיכום
  •  
  • הנכס הגדול ביותר של הארגון, הנם המסמכים עצמם. המסמכים צריכים להישמר במערכות ניהול מסמכים בצורה הסטנדרטית ביותר, בכלים של מערכת ההפעלה. חשוב שהחומר הסרוק יתקבל בצורה סטנדרטית ומקובלת, כך שלא תהא בעיה לגשת למסמכים.
  •  
  • חשוב לשמור עם המסמך את שדות המפתח המשמשים לאיתורו. כך שאם ישנה בעיה הדורשת התאוששות, מתבצעת התאוששות באופן מהיר וקל.
  •  
  • בעבר משרד המשפטים הכיר בארכיונים הדיגיטלים רק בטכנולוגיית המיקרו פילם. בשנה האחרונה הוכר ארכיון הסריקה מבחינה משפטית. חשוב שמערכת התוכנה לניהול מסמכים תספק את הפתרון בהתאם לסטנדרט זה.
  •  
  •  
  •  
  • כותב המאמר:
  • יואב גשרי
  • בנק דיסקונט
פרסום באתר