תפריט נגישות

דבר המומחה: דן בלוך, מומחה ניהול מידע, תוכן ותהליכי עבודה בארגונים

דן בלוך מסביר את החשיבות בניהול תוכן ארגוני - ECM; מציג את ניסיונו בתחום, סוקר את השיטות לניהול פרויקטים והמגמות לעתיד.

 שמואל מרדלר: דן, תאר בקצרה את הניסיון שלך בתחום

 דן בלוך: אני מכהן מנכ"ל ובעלים של חברת  digi-doc.  תארים אקדמים: M.B.A במנהל עסקים אונ' בן גוריון, B.A בלוגיסטיקה אונ' בר אילן, ואוחז בניסיון של כשלושה עשורים בתחום מערכות המידע ולמעלה מעשור בתחום ה-ECM  כמנהל פרויקטים גדולים ומורכבים וכיועץ (רשום במאגר היועצים של החשב הכללי). בין השאר ניהלתי את מפעל ITTI העוסק בהסבת מסמכים למדיה דיגיטלית, ושימשתי כמנהל אגף תשתיות מחשב ואאוטסורסינג ב"כלנית כרמון". 

 שמואל: מדוע חשוב להשקיע בניהול תוכן ארגוני – ECM

 דן: כל אחד חווה את התסכול של לא להיות מסוגל למצוא את הנייר או הקובץ שיאפשר לו לבצע משימה חשובה. במחקרים נמצא כי בממוצע, 80% מהעובדים עסוקים כחצי שעה ביום באחזור מידע, בעוד ש- 60% מהעובדים מבזבזים שעה או יותר ביום בשכפול עבודתם של אחרים. 90% מהזיכרון של עסקים נמצא על הנייר. מסמך ממוצע מועתק כ- 19 פעם. 7.5% מכל המסמכים הולכים לאיבוד. 3% מתויקים לא נכון. חברות משקיעות כ- 20$ בשכר עבודה כדי לתייק מסמך, כ- 120$ שכר עבודה כדי למצוא מסמך אשר תויק לא נכון וכ- 220$ כדי לשחזר מסמך אבוד. אנשי מקצוע מבלים כ- 5-15% מזמנם כדי לקרוא את האינפורמציה בעוד שהם מבלים כ- 50% מזמנם בלחפש אותו. נתונים אלה תומכים בעובדה שמרבית העסקים יהנו משימוש במערכת ניהול מסמכים.  

 שמואל: מה הגישה שלכם לניהול פרויקט בתחום התוכן הארגוני ?

דן: בdigi-doc אנו פועלים בשני נתיבי שירות עיקריים: 

  • ייעוץ וליווי הארגון – אנו מספקים ייעוץ וליווי פרטני ברמה המקצועית הספציפית למנהל הפרויקט בארגון, המוביל את המעבר למערכת ניהול מסמכים, תוכן ושינוי תהליכי עבודה. במסגרת הייעוץ והליווי אנו מסייעים למנהל הפרויקט למפות את צרכי הארגון ודרישותיו, מכוונים אותו לאפיון המערכת ונותנים עצות והמלצות לשיפור תהליכי עבודה. 
  • ניהול פרויקטים – אנו מנהלים פרויקטים עבור הלקוח ומטעמו עם כל הפתרונות המתקדמים של מערכות ניהול מסמכים, תוכן ותהליכי עבודה. digi-doc הינו ספק שירות להטמעת פתרון מקצה לקצה. ניהול הפרויקט מתבצע על ידינו במלואו, ממיפוי ואפיון צרכי הארגון ועד להטמעת הפתרון והשינוי. פעילותנו נפרסת הרבה מעבר להתקנת מערכת ניהול מסמכים ותהליכי עבודה - אנחנו נשארים ללוות את הארגון בהטמעת השינויים הנגזרים מהמערכת. אנו 'מתרגמים' את שפת המשתמש לשפת עולם ה-ECM. מנהלים ומלווים את כל שינוי תפיסת וצורת העבודה בארגון תוך יצירת הרמוניה בין השינוי הטכנולוגי והשינוי התפעולי. 

סוג והיקף השירות, אופי הפתרון ותהליך העבודה מול הלקוח נקבעים בשלב הראשוני של בדיקת צרכיו. פעילות digi-doc יכולה לנוע ממתן פתרון נקודתי אחד או יותר ועד למתן פתרון כלל ארגוני או כלל מחלקתי.    

 שמואל: מהן המגמות לעתיד בתחום זה?
 דן: אין ספק שכמות המידע והזמינות הנדרשת מחייבת שימוש בטכנולוגיה מתקדמת לאיתורו ולכן תחום ה-ECM הינו תחום צומח בשנים האחרונות. בנוסף, דור העובדים בארגון הופך להיות דור של "מחוברים למקלדת" כאשר המערכות הטכנולוגיות לניהול תוכן ארגוני הופכות ידידותיות יותר למשתמשים. בכדי לתמוך בצורך המתמשך של הארגון להתייעלות, נראה יותר שימוש במנועי תהליכים המשלבים מסמך (אלקטרוני או פיסי) והמאפשרים לארגון גם לשפר את התחרותיות על ידי מדידת SLA לטיפול בתהליכים (לדוגמא בתחום שירות לקוחות).

 

ליצירת קשר: danb@dig-docu.com