ניהול סיכונים בשרשרת האספקה

נושא ניהול הסיכונים בשרשרת האספקה תפס תאוצה בשנים האחרונות. הגלובליזציה של השווקים, פיזור הלקוחות והספקים, וכן על רקע הטרור העולמי, אסונות הטבע, ריבוי שביתות בנמלים והשפעות המשבר הכלכלי האחרון (וקודמו) על האיתנות הפיננסית של ספקים רבים.

המטרה היא זיהוי מוקדם ככל האפשר של הסיכונים לכל אורך השרשרת, והקטנת הסיכון הפוטנציאלי לארגון בטווח הקצר והארוך. חשוב לזכור, שמנכ"לים ודירקטוריונים מוטרדים לעיתים מסיכונים, לא פחות מביצועים עסקיים שוטפים. עצירת אספקות לאורך זמן או פשיטת רגל של ספק יחיד עלולה לגרום לנזקים כספיים אדירים.

הנחת העבודה בניהול הסיכונים הינה, שעלות הטעות עולה ככל שעובר הזמן מנקודת המשבר, וכן יותר קשה לתקן אותה. תכנון מוקדם יאפשר להימנע מהסיכון, להקטין את ההסתברות שיקרה או להקטין את הנזק.

סוגי סיכונים נפוצים בעולם הרכש: בעיות כלכליות במדינת הספק, פשיטת רגל של הספק, חוסר בקיבולת יצור של הספק (צמיחה), בעיות איכות/טכנולוגיה לאורך זמן אצל הספק, שינויי מטבע חדים, שביתות בנמלים, דרישה להעלאת מחירים של ספק יחיד, ועוד.

יש לציין, שניהול סיכונים יכול להתבצע על כל שרשרת האספקה במאמר זה נתמקד בניהול סיכוני רכש.

מתי לבצע תכנית ניהול סיכונים?

1. עם תחילת תהליך הרכש למוצר/ שירות חדש
2. תהליך מקדים לתחילת התקשרות חדשה עם ספק
3. תהליך בקרה רציף ומתמשך אחר הספקים קיימים
4. תהליך הערכת סיכונים כתוצאה מסביבה עיסקית ומגמות שוק משתנות (צמיחה, מיתון וכד')
5. כתוצאה משינוי באסטרטגיה ובתהליכים מרכזיים בארגון (שינוי במורכבות הטכנולוגית, שינוי מהותי במגוון הספקים וכד')

מדוע כדאי לנהל סיכונים ?

ניהול סיכונים מאפשר הקטנת נזקי סיכוני אספקות ומקטין את עלות הנזק ע"י:

• מניעת בעיות לפני שהן הופכות לחמורות
• הקטנת ההסתברות שבעיות אכן יקרו
• קיצור זמן ה- Recovery מהסיכון

ניהול סיכונים רלוונטי למעשה בכל שרשרת אספקה, שבה הספקים מהווים גורם משמעותי בשרשרת, וקיים לגביהם סיכון (מה שנכון כמעט בכל ארגון).

תהליך ניהול הסיכונים :

1. זיהוי הסיכונים
   • מיפוי סוגי סיכונים, סוגי ספקים וכו'
   • הקמת צוותי חשיבה אשר ע" H סיעור מוחות יעלו כל מיני תרחישים לסיכונים אפשריים
2. קביעת השפעות והסתברות למימוש כל תרחיש
   • מתן משקלות וציונים לכל סיכון ושקלולם למקדם סיכון כולל
3. בניית תוכנית להורדת סיכונים
   • הבגדרת המקדם שמימנו הסיכון נחשב גבוה וכדאי לטפל להורדתו
   • הגדרת אחראי לטיפפול בכל סיכון וכן את דרכי הפעולה להקטנתו
   • סוגי פעטולות : הימנעות להתרחשות הסיכון, טיפול בהקטנת ההסתברות להתרחשותו, טיפול בהשפעתו (לאחר שהתרחש)
   • מעקב בלבד
4. מעקב ובקרה
   • תיעוד כל תוכניות ניהול הסיכונים
   • מעקב תקופתי על יישום תוכניות ההתמודדות על כל סיכון
   • בקרה תקופתית על מקדמי הסיכון ובחינה מדוקדקת של שינויים בכל סיכון

מספר המלצות ותובנות בניהול סיכונים

• הפחתת סיכונים מושגת בראש ובראשונה על ידי תיעוד של התהליכים על ידי הספקים ועל ידי הלקוח. אז ניתן לשחזר את תהליכי הייצור במידה ונדרשים לכך.
• אחסון חומרים רגישים במספר אתרים – פיזור המלאי
• ארגון חלופות למקרה של השבתת מקור ייצור / מלאי
• בהרבה מקרים מתחילים בניהול סיכונים כאשר הסיכון כבר בפתח.
• החלטות לגבי התכנית לניהול סיכונים הן קשות כי בהרבה מקרים הן דורשות השקעות כסף, למשל – פיתוח מוצר אצל שני מקורות, חלוקת הרכש לשני ספקים (והקטנת הנפח אצל כל אחד ולכן מחיר עולה) וכו'.
• רצוי למסד תכנית מסודרת לניהול סיכונים, אשר דורשת מודעות גבוהה ברמת הנהלה והקפדה על ביצועה.
• תהליך כבד שצריך להיות מנוהל על ידי מנהל פרויקט / מהנדס תעשיה וניהול – לא איש הרכש. ניהול הסיכונים מחייב חשיבה אחרת, בעלי תפקיד עם אינסטינקט טבעי לחפש ולאתר בעיות וסיכונים
• יש לאזן בין רמות מלאי לסיכון – מתאים לארגונים בוגרים שהסיכון של עלות החוסר הוא משמעותי

המצב בישראל

רוב הארגונים בישראל מבצעים ניהול סיכונים כזה או אחר ורואים בכך תועלת בינונית או אפילו גבוהה. לדעתי מוכנות מראש למקרים קיצוניים היא בד"כ לא ברורה ומובנת כשהסיכון לא בפתח. קשה לנו להניע את עצמנו לבצע תוכניות אלו כשלא "מריחים" את הסכנה. אם נוסיף את העובדה כי מחלקת הרכש עמוסה בהמון משימות, הנושא הופך מורכב עוד יותר. אך חשוב לזכור כי בעולמנו מקרי קיצון הופכים להיות יום יומיים: נפילה של בורסות, תחלופה במשטרים, צונאמיים ואסונות טבע...ולכן מי "שטורח בערב שבת יאכל בשבת "...אמרו חכמנו...ויפה שעה אחת קודם. על כל מנהל רכש מקצועי למפות את הסיכונים ולוודא שיש לו תוכנית סבירה (לפחות) להתמודד איתם.

ממשנתו של רודולף גוליאיני (לשעבר ראש עיריית ניו יורק) : "מנהיגים ומנהלים טובים הם אלו המוכנים לכל תרחיש...אם לא הייתי מוכן לתרחיש של אסון גדול בניו יורק, לא הייתי מצליח להתמודד בהצלחה אם מה שקרה לנו באסון התאומים...ואולי לא הייתי זוכה לחשיפה והכרה עולמית על מנהיגותי".

כותב המאמר: ארז לוי, דירקטור בכיר, מנהל שרשרת האספקה- אפלייד מטריאלס אירופה 

לבלוג של ארז