זווית ראיה: כלי שיתוף בענן

 חברת המחקר הבינלאומית McKinsey פרסמה לאחרונה תוצאות מחקר שסקר את  השפעתם של  כלי שיתוף בארגוני אנטרפרייז. התוצאות מראות בין היתר ש- 77% מבין הנשאלים בארגונים רואים גישה מהירה יותר למידע, 60% מצאו הפחתה דרמתית בתקשורת/דוא"ל , 52% רואים גישה מהירה יותר למומחים פנימיים/חיצוניים ולמעלה ממחצית הנשאלים מדווחים כי צפו ירידה משמעותית בזמן שלוקח למשתמשים ולצוותים כדי להשלים משימות עסקיות.

 סקר Forrester עדכני מצא כי 72% ממקבלי החלטות IT אומרים כי המוטיבציה העיקרית שלהם להשתמש בפתרון שיתוף בענן מבוסס SaaS היא לשפר את הגמישות עסקית על ידי הוספה של תהליכים עסקיים חדשים וחדשניים. 

כלי השיתוף בענן פועלים בארבעה מישורים פונקציונאליים מקביליים:

·         ניהול ושיתוף תוכן

·         קולבורציה פרוייקטלית

·         בקרה אדמיניסטרטיבית

·         אינטגרציה עם צדדים שלישיים.

בתחום ניהול ושיתוף התוכן ניתן לשתף כל תוכן ארגוני (כגון מסמך עבודה) עם גורמים מורשים, בתוך ומחוץ לארגון, ב-On Line. התמיכה בתוכן כוללת: ניהול מהדורות, בחינת המעורבות של כל גורם, קבלת התראות בעת בצוע פעילות הקשורה לפריט תוכן כזה או אחר, ועוד.

בתחום הקולבורציה הפרוייקטלית ניתן לפתוח משימות באמצעות Workflow, לקיים דיונים, להוסיף הערות, לעדכן קבצים בזמן אמת ,לייצר לדוגמא "תיק עבודה" ציבורי ועוד.

בתחום האדמיניסרטיבי ניתן לנהל הגדרות והרשאות לקבצים, לתיקיות ולמשתמשים, להצפין מידע ,לנהל מדיניות סיסמאות, לקבל דיווחים מלאים, לנהל קבוצות משתמשים, ועוד.

בתחום האינטגרציה ניתן לעשות שימוש בסביבת פתוח בכדי לקשר את כלי השיתוף בענן עם יישומים ארגוניים אחרים כגון: מערכת ERP הארגונית. 

המגמות  ברורות: כלי שיתוף בענן משנים ללא ספק את הדרך שבה ארגונים פועלים:

• אנשים מתקשרים בקלות ומאיצים בתוך כך את יצירת והפצת המידע בארגון ומחוצה לו במהירות וביעילות.
  
• סביבות שיתופיות משופרות מהוות הזדמנות עבור ארגונים לחדד את המודלים העסקיים שלהם (כגון בכל הקשור לפעולתן של קבוצות עבודה, נהלים, הפצת מידע לגורמי פנים וחוץ, ועוד).  
  
• כלי השיתוף מעודדים איתור מידע ארגוני ושיתוף של רעיונות שאולי לא היה אפשרי בלעדיהם וזאת להבדיל משיטות התקשורת ארגוניות הקיימות כגון דוא"ל , FTP וכונני רשת  שאינם מאפשרים לאתר בקלות את המידע הנדרש .

סוגיית "מידע רגיש" הביאה ליצירתם של תקני אבטחה מחמירים המקובלים בסטנדרטים בהן נבחנות מערכות מסוג זה . יעידו על כך חברות שמגלגלות מיליארדי דולרים כדוגמת  P&G (פרוקטר &  גמבל)  עם עשרות אלפי עובדים שסמכו ידם על תקני אבטחה אלו ועברו לשימוש בכלי שיתוף בענן. 

כותב המאמר: דוד אלוש, מנכ"ל ומייסד חברת CloudCom נציגת Box , פלטפורמת בינלאומית לשיתוף מידע מוצפן בענן. 

למידע ומאמרים נוספים בתחום שיתוף קבצים ו- אחסון מסמכים ברשת 

ליצירת קשר: info@CloudCom.co.il

לאתר החברה: www.CloudCom.co.il