תפריט נגישות

קריטריונים לבחירת מערכת לניהול מסמכים

מערכת ניהול המסמכים הינה מערכת מיחשובית לכל דבר ועניין וכך גם ההתייחסות אל הבחירה הנכונה של המערכת. מהן הנקודות המהותיות הנדרשות לבחינה בעת הערכות לפרוייקט שכזה.

    • הגדרת הצרכים הינה קריטית בבחירת מערכת ניהול מסמכים לארגון. נושאים בסיסיים כמו: כמות המשתמשים אשר יעבדו עם המערכת, אינטנסיביות השימוש במערכת, כמות המסמכים אשר המערכת תאחסן – כמה אלפי מסמכים או עשרות ומאות מליוני דפים וכו'.
    •  נקודה קריטית נוספת לשיקול בבחירת המערכת היא האם תהווה המערכת נידבך קריטי במערכת התפעול הכללית של הארגון. האם מערכת מושבתת משמעותה השבתת העבודה אצל לקוחות המערכת (במידה רבה לפחות).במידה ומדובר במערכת גדולה או קריטית או שתיהן, יש לבחור בספק אמין ובעל ניסיון מוכח בישראל בהקמה ותחזוקת מערכות גדולות ויציבות.
    • שים לב למידת הנסיון של הספק בתחום ועומק הכרת הספק את המוצר התשתיתי עליו נבנית המערכת. לעיתים תגלה מאוחר מדי שרכשת מערכת עם שם מצויין ואילו האנשים אשר ייתנו לך את השירות והתחזוקה – לא מכירים מספיק את המוצר אותו הם מספקים ומבצעים יישום לא מספק ולא יעיל של המערכת. 
    • צומת ההחלטה הבא גם הוא קריטי בבחירת המערכת לניהול המסמכים. מהו סוג החומר אשר המערכת תכיל ? כאן קיימות שתי קטגוריות עיקריות: 
    • א.     החומר שיישמר במערכת הוא חומר מובנה – תיקים. תיק לקוח, תיק ספק, תיק פוליסה, תיק רכש, תיק עובד, תיק פרוייקט, תיק תכתובת עם משרד השיכון וכו'. רוב יישומי האדמינסטרציה והמשרד הממוחשב מבוססי חומר מובנה – תיקים. כלומר, קיימת יישות ברורה ומרכזית אשר המידע והמסמכים קשורים אליה באופן לוגי ותפעולי.  במקרה זה, אין כל עניין לדעת את תכני המסמך אלא להגיע לתיק הנכון ולמצוא בו את המסמך המבוקש – על פי תאריך, נושא, כותב המסמך, ופרמטרים נוספים אשר מאפיינים את המסמך בתיק המסויים. בתיקים מועטי עמודים אף ניתן לדפדף במספר העמודים שבתיק ולמצוא כך את המסמך המבוקש.
    • ב.     מסמכים אקראיים ולא מאוגדים בצורה מובנית. לדוגמא מעבדת מחקר השומרת מאמרים מקצועיים. ספרייה טכנית של מאמרים וספרים וכו'. במקרה זה כלי החיפוש העיקרי יהיה מנוע חיפוש טכסטואלי אשר יחפש מילה או מילים מסויימות בתכני המסמכים שבמאגר. זו דרך חיפוש יחסית איטית ומסורבלת אך הכרחית במקרים של מאגרי מסמכים אקראיים בעלי תוכן שאינו ניתן לשיוך לישות, מראש. 
    • קיימות מערכות שונות בתכלית לשם פתרון בכל אחת מן הקטגוריות הנ"ל. צומת ההחלטה כאן תיקבע איזה סוג של פתרון יש לחפש לשם בניית מערכת ניהול המסמכים. מערכות חיפוש תוכן או ניהול תכנים יתאימו לקטגוריה השנייה. מערכות ניהול המסמכים והארכיונים הממוחשבים יתאימו לקטגוריה הראשונה.
    • יש לקחת בחשבון שמערכת ניהול מסמכים הנה תמיד כלי עזר בעבודה עם מערכות ליבה אחרות, כמו CRM, ERP, מערכות פיננסיות וכו'. יכולות התממשקות קלה ודינמית עם מערכות אלו היא קריטריון חשוב בבחירת המערכת לניהול המסמכים. 
    • סיכום ומסקנות 
    • ההמלצה היא לבחור תמיד במערכת תשתית אשר תוכל לתת מענה בתחומים רבים בארגון. מערכת ניהול המסמכים וארכיון המסמכים הנם כלי בסיס לשם ניהול ענייני הארגון ומשתמשים רבים ומגוונים יציבו דרישות בתחום זה.  
    • המערכת הנבחרת חייבת להיות גמישה מאד וכזו שתוכל להשתנות באורח דינמי לפי צרכי היישומים השונים בארגון. בעת בחירת התשתית לניהול המסמכים והארכיב יש לוודא כי הכלי רחב מספיק כדי לספק צרכים נוספים של הארגון, כמו טיפול במגוון רחב של סוגי פורמטים של מסמכים, תמיכה בסריקה וטעינה מאסיבית של חומר, ניהול תהליכי עבודה עם מסמכים, עבודות טעינה אטומטיות של מסמכים, פקסים וכו'.   
    • תהליך ההתאמה וההטמעה של מערכת ניהול המסמכים בארגון צורכת משאבים לא מבוטלים הן בהקמה והן בהטמעתה בארגון. בחירה נכונה תתמוך בצרכי הארגון המשתנים באורח דינמי ותשרת אותו שנים רבות.
       
       
      כותב המאמר: אבישי שלו
      חברת ארטיס מולטימדיה
          
פרסום באתר