תפריט נגישות

מתודולוגיית Lean IT באוניברסיטת חיפה

מציין אורי ארליך, מנהל מערכות מידע באוניברסיטת חיפה: "העבודה על פי עקרונות Lean אפשרה לנו תהליך עבודה שכיבד את כל הגורמים המעורבים


הפרויקט בקצרה

פרטי הארגון
שם הארגון: אוניברסיטת חיפה
מגזר: אקדמיה
אתר: http://www.haifa.ac.il/

צרכי הארגון
? אינטגרציה בין יחידות המחשוב השונות
? שיפור המבנה הפונקציונאלי והארגוני
? צמצמום ופישוט תהליכים בירוקראטיים
? ייעול זרימת המידע

פתרון אינטגרציה של יחידות ומשאבי המחשוב באמצעות עקרונות מתודולוגיית Lean IT .

הצלחות עיקריות
? הקמת אגף מיחשוב ומערכות מידע
? שיפור השרות לסגל האקדמי והמנהלי
? ייעול תהליכים פנים ארגוניים
? מקסום הפוטנציאל האישי והמקצועי
? חסכון במשאבים

אוניברסיטת חיפה

אוניברסיטת חיפה הוקמה בשנת 1963 והינה האוניברסיטה הרביעית בגודלה בישראל. כ- 18,000 סטודנטים לומדים בשבע הפקולטות השונות הפועלות באוניברסיטה: משפטים, חינוך, מדעי החברה, מדעי הרוח , מדעי הטבע, מדעי הרווחה והבריאות.

בנוסף פועלים באוניברסיטה מכוני מחקר בתחומים שונים, ושישה בתי ספר לעבודה סוציאלית, היסטוריה, ניהול, מדעי המדינה , טיפול באמצעות אמנויות ובריאות הציבור . האוניברסיטה אף מפעילה את היחידה ללימודי המשך וחוץ, המציע לכ- 5,000 תלמידיה השתלמויות מקצועיות למנהלים ובעלי מקצועות שונים, לצד תכניות לימוד ייחודיות נוספות.

האתגר – מיזוג יחידות IT נפרדות

באוניברסיטת חיפה פעלו שתי יחידות מחשב שונות. אגף מערכות מידע מינהליות שהתמקדה בתחום האפליקטיבי והעניקה שירות לסגל המנהלי, ואגף מיחשוב שהיה אחראי לתשתיות תקשורת, שרתים, מערכות הפעלה והעניק שירות לסטודנטים ולסגל האקדמי. במקביל פעלו גופי מחשוב שונים נוספים בפקולטות שונות ולמרות החפיפה שנוצרה בממשקי הפעילות השונים, פעלו יחידות המחשוב השונות כאופרציות נפרדות לחלוטין.

"העולם המודרני משתנה תדיר וכמוסד אקדמי חשוב לנו לפעול בסביבה טכנולוגית מתקדמת, יעילה וחדשנית." אומר, אורי ארליך, מנהל מערכות מידע באוניברסיטת חיפה. "זיהינו צורך לבחון מחדש את מערך המחשוב שלנו, למזג את יחידות המחשוב השונות במבנה ארגוני מאוחד ובהלימה לצרכי האוניברסיטה הנוכחיים והעתידיים."

על מנת להשיג יעדים אלה, בחרה אוניברסיטת חיפה בחברת BDA Projects , המתמחה בניהול פרויקטים טכנולוגיים והטמעת מתודולוגיית Lean IT בתחום מערכות המידע וההיי טק.

הפתרון – טיפול בהתנגדויות ולמידה אפקטיבית עם Lean IT

כמענה לאתגר שהציבה אוניברסיטת חיפה, ערך צוות BDA סקר מעמיק לבחינה, מיפוי, תחקור וניתוח יחידות המחשוב והפקת לקחים באוניברסיטה. במסגרת פרויקט האינטגרציה, שיושם על פי עקרונות מתודולוגית Lean , הוקם מבנה מרכזי של מערך מחשוב המנוהל כגוף שירות ומעניק שירותי מחשוב באופן מובנה ומסודר למגוון יחידות האוניברסיטה.

התהליך כלל, בין היתר, ביטול של 10% מהתפקידים שנמצאו מיותרים, ופינו תקנים חדשים למחקר, חיזוק גופים התומכים בפעילויות אינטרנטית כערוץ מרכזי המאפשר נגישות לנושאים חדשים ובניית גוף מרכזי האחראי על ניהול תחום ה- SAP וריכוז הידע, וכן בנית יחידה מרכזית האמונה על שירות ישיר ללקוחות השונים .

"ההתמחות והניסיון של BDA ביישום שיטת Lean אפשרו לנו לבצע תהליכים שבאופן רגיל היו מעוררי התנגדות, , תוך הסכמה ושיתוף פעולה מלא בין כל הגורמים המעורבים" מציין ארליך, ומוסיף "החששות הטבעיים פינו את מקומם ללמידה אפקטיבית הדדית ואפשרו לנו ליישם תהליכי עבודה אחודים ולבנות מערך מחשוב מאוחד."

התועלת – שירותי מחשוב באוריינטציה מוכוונת לקוח

השילוב של עקרונות Lean עם עבודה מקצועית, אפשר לצוות BDA לאחד את מערך המחשוב במבנה ארגוני הגיוני ופונקציונאלי, תוך יצירת פתיחות ארגונית ותהליך Win Win פרודוקטיבי - שכל העובדים שותפים לו ומרוויחים ממנו .

אגף מחשוב ומערכות המידע באוניברסיטת חיפה תופס היום מקום מרכזי במבנה הארגוני של האוניברסיטה ופועל כיחידת שירות מרכזית באוריינטציה מוכוונת לקוח. כחלק מעקרון "בניית הכוח הפנימי מתוך הארגון" של תפיסת Lean , קודמו עובדים לתפקידי ניהול , ורועננו מקורות הידע והיכולות הטכנולוגיות המקצועיות של עובדים וותיקים, - שהפכו לגורם מוביל בחידוש הידע. בנוסף, פרויקטי מחשוב שהאוניברסיטה נהגה לבצע באמצעות ספקים חיצוניים (כגון הקמת אתרי אינטרנט, פורטלים וכו') מתבצעים כיום יותר ויותר בתוך הארגון.

מתכונתו החדשה של אגף ה מחשוב ומערכות המידע של האוניברסיטה מאפשרת:

? שיתוף פעולה בין יחידת מחשוב המרכזית ליחידה הגופית בכל פקולטה
? שיפור רמת השירות לסגל האקדמי והמנהלתי
? אימוץ דרכי עבודה מתקדמות ודינאמיות
? ייעול זרימת המידע בארגון
? חיזוק הגופים הפנימיים באוניברסיטה
? איחוד פעילויות ותפקידים והפנית תקנים שנחסכו למחקר
? צמצום תהליכים בירוקראטיים, מקסום משאבים וחסכון בעלויות
? שיפור רמת שביעות הרצון של הלקוחות, העובדים וההנהלה

"מטבע הדברים, תהליכים של התייעלות בתפקוד ובביצועים כרוכים בחששות בקרב עובדים ומנהלים. ההתמחות והניסיון של BDA ביישום שיטת Lean אפשרו לנו לבצע תהליכים שבאופן רגיל היו מעוררי התנגדות  תוך הסכמה ושיתוף פעולה מלא בין כל הגורמים המעורבים."מציין ארליך, ומסכם " העבודה על פי עקרונות Lean אפשרה לנו תהליך עבודה שכיבד את כל הגורמים המעורבים וסייע להשתחרר מ מגבלות ההיררכיה הארגונית, לקיים דיאלוג פתוח וליצור סביבת עבודה לומדת, החותרת לצמיחה ומיצוי יכולות אישיות ומקצועיות."

פרסום באתר