eSourcing - רכש באמצעות כלים מקוונים

מבוא

eSourcing הינו שימוש בטכנולוגיות מבוססות אינטרנט, לצורך ייעול והגדלת האפקטיביות של תהליך הרכש. טכנולוגית ה-

eSourcing כוללת :

• מו"מ online - RFQ/RFP/RFI אלקטרוני
• מו"מ דינמי – מכרזים דינמיים/מקוונים ומו"מ אלקטרוני
• ניהול התהליך בתוך הארגון ועם הספקים הפוטנציאלים
• ניהול מסמכי התהליך
• שיתוף ידע וסטנדרטיזצית התהליך
• רכישות לפי קטלוג יצרן

הכלי הנפוץ והייחודי ביותר בתחום ה- eSourcing הוא ה – Reverse Auction (או כפי שהוא מכונה– מכרז מקוון). במכרז מקוון כזה תיחור הספקים מבוצע בעזרת שימוש באינטרנט בשיטת "המכירה הפומבית". הקונה מזמין ספקים מאושרים, אשר נבחרו מראש לקחת חלק בתהליך, לתת הצעות מחיר באופן מקוון, בעזרת כלי ה- eSourcing . הספקים מגישים הצעות ומקבלים משוב בזמן אמת לגבי טיב הצעתם לעומת המתחרים (כגון מיקומם או המחיר הנמוך ביותר שהתקבל). לספקים יש אפשרות לתקן את הצעותיהם בזמן אמת. בשיטה זו מתקיימת תחרות on-line בין הספקים, עד להגעה למחיר אשר אף ספק אינו מעוניין לרדת ממנו ואז המכרז ננעל.

כלי המכרז המקוון הינו בעל עוצמה רבה כאשר מופעל בתנאים נכונים, אך יכולים להיות בלתי יעילים לחלוטין בשימוש שגוי.

לאיזה מוצרים מתאים התהליך?

1) מכרז מקוון מתאים לפריטי מדף, קבלנות משנה פשוטה ושירותים מוגדרים.
(במוצרים הדורשים פיתוח והנדסה מורכבים רמת ה Trade-off בין ההצעות לא מאפשרת לפעמים ביצוע מכרז מקוון).

2) מכרז מקוון מחייב סיכום כל התנאים מלבד המחיר לפני ביצוע התחרות.
(למרות שמדובר בדרישה סבירה והכרחית לא תמיד ניתן לבצע זאת בזמן וכדאי לקחת בחשבון לפני תחילת התהליך).

לאיזה ארגונים מתאים התהליך?

eSourcing מתאים בעיקר לארגונים, אשר יכולים ברוב המקרים לבחור את הספקים שלהם (דהיינו הספקים אינם מונופולים, אינם קבועים לאורך זמן ולא מוכתבים ע"י הלקוח הסופי), וכן בארגונים שהיקף נכבד מהרכש שלהם אינו ייעודי אלא "סטנדרטי" למדי.

תנאים המתאימים למכרזים מקוונים:

• יש שווקים תחרותיים (לפחות 3 ספקים בשוק תחרותי)
• היקף כספי גדול או הזדמנות עסקית אטרקטיבית לספקים
• דרישות, מפרטים וכמויות ניתנים להגדרה לפני המכרז
• כל הקריטריונים הרלוונטים (איכות, שירות) ניתנים לכימות
• מחירים אשר תלויים במחירי שוק ובעלי שונות גבוהה (עונות וכו')
• נכונות של לקוחות פנימיים להשתתף בתהליך ולתמוך בו

תועלות משימוש בתהליך

על פי מחקרי שוק ל- eSourcing (ולמכרזים מקוונים) מספר תועלות מרכזיות:

1) הקטנת מחירי הרכש באופן משמעותי ומיידי כ–15% בממוצע, עם טווח של 10%-25%.

2) קיצור משך הזמן המושקע במו"מ למספר שעות – משמעותי במקרה של מספר רב של ספקים תחרותיים

3) ביצוע תהליך Sourcing מובנה וסטנדרטי – שימוש במערכת מידע מאפשרת למנהלים להבטיח תהליך מסודר, עם הגדרה מסודרת של מטרות, טקטיקת התיחור ואופן תיעדוף הספקים.
(כמו כן, ניתן ליצור סטנדרטיזציה ושיתוף ידע בתהליכי הרכש כגון תהליך רכש אחיד בארגון, שימוש במאגר מסמכים אחיד (כגון טופס תנאים כלליים) ותיעוד תוצאות תהליכי ה- Sourcing כחלק משימור הידע).

תהליך העבודה ב – eSourcing :

1. ניתוח הוצאות הרכש :
בשלב ראשון יש צורך לפלח את תקציבי הרכש לקטגוריות וספקים אשר רלוונטיות למכרזים מכוונים (פריטי מדף, קבלנות משנה פשוטה ושירותים מוגדרים) תוצר שלב זה הוא רשימה של פרויקטים (מכרזים) אפשריים.

2. בחירת הכלים (או השירות) איתו רוצים להשתמש:
בתחילה יש לבחור את מודל ההתקשרות הרצוי: רכישת תוכנה או התקשרות עם ספק נותן שירות למכרזים מכוונים. אחרי כן יש לבחור ולהתקשר עם הספק (תוכנה או שירות) המתאים ביותר.

קיימים בשוק הישראלי שלושה מודלים מרכזיים:

• רכישה והטמעה של פתרון eSourcing
• ביצוע eSourcing במיקור חוץ, כשירות ע"י חברה חיצונית (כלומר "רכישת" שירות)
• שילוב של הנ"ל: רכישה של פתרון eSourcing , והפעלתו ע"י חברה חיצונית בשלב ראשון (עד להעברת מקל לאנשי הארגון)

3. ישום:

• בניית התשתית: בשלב זה תבוצע בנייה של אתר eSourcing לארגון, הדרכות, הגדרת גורם אחראי לנושא בארגון.
• ביצוע פיילוט – על מכרז מייצג אשר בסופו ישנו ניתוח התהליך והסקת מסקנות, לפי "הרצה מלאה" של התהליך.

4. הטמעה:

שימוש שוטף במערכת תוך הגדלת היקפי הרכש המבוצעים במערכת. חשוב ששלב זה יכלול הגדרה של תהליך עבודה מסודר ומנגנון ניהול שינוי.

מערכות מידע

בשוק קיימות מספר חלופות ליישום eSourcing :

• שימוש במערכות של חברות המתמחות בנושא - פתרונות אלו הינם on-demand כלומר מצריכים חיבור לאינטרנט בלבד מכיוון שהם מותקנים על גבי שרתים של ספק השירות, ולא מצריכים חומרה או התקנה על שרתי החברה.
• שימוש בפתרונות של חברות ה- ERP (של Oracle, SAP ) כחלק מה- ERP הארגוני.

יישומים בשוק הישראלי

יש לציין כי כשלושים אחוזים מהחברות הגדולות במשק, כבר משתמשות בשיטה. אולם מעננין לראות כי רק רבע מהמשתמשות רואות תועלות סבירות מהשימוש בה.

לכך יתכנו מספר סיבות אפשריות:

1. ייתכן והשוק הישראלי הוא קטן מידי כדי לנהל את התהליך הזה, "כולם מדברים עם כולם" ואולי "חלילה וחס" מתקיים תהליך של תיאום מחירים ותנאים.
2. ייתכן "שקניינים מסורתיים" לא אוהבים את השימוש במערכת שבעצם "עוקר" את לב הקניינות והמו"מ פנים מול פנים.
3. ייתכן שרכש זה טוב בעיקר למי שרוכש COMODITIES ופחות לארגוני היי-טק ופרמצטיקה.
4. יתכן שמבוצע שימוש לא נכון בכלי, אשר עוקר אותו מתוכנו.

לסיכום

eSourcing - מכרזים מכוונים , היא שיטת רכש אשר נפוצה בעולם והולכת וצוברת תאוצה גם בישראל. השימוש בסוג רכש זה מחייב משנה זהירות ויש להתאימו למוצרים ושירותים מסוימים בלבד. כמו כל הטמעת תהליך חדש בארגון יש לוודא הרתמות של גופים שונים להצלחת התהליך וכן להוריד התנגדויות צפויות (כמו קניינים וותיקים, אשר "מאבדים" את כוח המו"מ שהיה בידיהם). בשימוש נכון התוצאות הממוצעות הם כחמישה עשר אחוז חסכון, מספר אשר יכול לשמש כאחיזה לחישוב כדאיות רכישת מערכת או שימוש בספק נותן שירות חיצוני.

כותב המאמר: ארז לוי, יו"ר המועצה לניהול שרשרת האספקה בישראל; מנהל תפעול ושרשרת אספקה, אפלייד מטריאלס אירופה.

לבלוג של ארז