תפריט נגישות

האתגר: יישום מערכות ERP ו-MES בששה חודשים, מניסיונה של פוליכד תעשיות

מציין ברוך רוטשילד, מנהל שותף בחברת "סקר": האומנות בעבודת " צד היועץ" הינה ביצירת מטרה משותפת, תחת מתודולוגיה תהליכית המבוססת על שפה אחידה ומובנת לכלל הגורמים: לקוח, ספק ויועץ

 

החברה

פוליכד תעשיות מתמחה בפתוח וייצור מוצרי אריזה מפלסטיק לתעשיות שונות: מזון, תמרוקים, קוסמטיקה ועוד. החברה מבצעת את כלל הפעילות בעבור לקוחותיה: מפיתוח ותכנון ועד לאספקת המוצר המוגמר;  זאת, באמצעות מחלקות המחקר והפיתוח, ייצור, אבטחת איכות והדפוס ובאמצעות מתודולוגיות מתקדמות לניהול שרשרת האספקה מקצה לקצה.

הפרויקט

 הצורך העסקי: החלפה של מערכת ה- ERP ומערכת רצפת הייצור שהיו בשימוש בארגון במהלך 20 השנה האחרונות, והרחבת מערך המחשוב לנושאים נוספים כגון: תמחיר, ניהול תבניות, אחזקה מונעת ומתוכננת ועוד, תוך הקפדה על תהליכים "סגורים" המבוקרים על ידי מערכת המידע החדשה.

 תכולה: הטמעה של מערכת ERP (מלאי, רכש, ייצור, משלוחים, תכנון, תמחיר, תקציב, מסופונים, התחשבנות בין חברתית, כספים והנהלת חשבונות) ומערכת רצפת ייצור –MES. סה"כ 40 משתמשי ERP ו-75 משתמשי רצפת ייצור עבור יישום מלא לאתרים בשפיים ובצור יגאל.


לו"ז: הטמעת המערכות במהלך ששה חודשים – אילוץ שנבע מפעילות עונתית של פוליכד תעשיות.

 

 

 

היבט הלקוח –פוליכד תעשיות

 מציין נדב צור, מנהל משאבי האנוש ומנהל הפרויקט מטעם הלקוח: "כמנהל משאבי אנוש ופיתוח ארגוני, באחריותי להוביל פרויקטים הקשורים לתהליכים חוצי ארגון המסייעים לשיפור התהליכים העסקיים והממשקים בין המחלקות".

 לאור מורכבות הפרויקט שהקיף מתן מענה למערכות המחשוב הארגוניות: ERP וMES, בחר הארגון בחברת הייעוץ סקר להובלת התהליך. מוסיף נדב: " היה לנו ברור שנעבוד עם חברת ייעוץ חיצונית מאחר והפרויקט גדול ומורכב הן ברמת הבחינה וההתקשרות עם הספקים והן ברמת הביצוע".

 תרומתה של חברת הייעוץ, בראשותו של ברוך רוטשילד מנהל שותף ב"סקר", באה לידי ביטוי, בין השאר, בנושאים הבאים:

  • שילוב מתודה מקצועית בשלבי הפרויקט השונים: אפיון דרישות (RFP), בחירה, הטמעה.
  • ניתוח מענה הספקים ל-RFP והבאת המענים למכנה משותף לשם ביצוע השוואה
  • סיוע תפעולי: ריכוז נושאים פתוחים ומעקב
  • סיוע בקבלת החלטות מהותיות ברמת וועדת ההיגוי
  • שמירת המיקוד בפרויקט (לקוח וספק) 
  • נדב: "היתה דילמה כיצד לבצע את ההתקשרות עם הספקים של מערכות ה-ERP וה-MES, בהצעת היועץ הוחלט שספק אחד מקבל אחריות על הפרויקט. חתמנו את ההסכם עם אינטנטיה ישראל –אשר ספקה ויישמה את מערכת ה-ERP  M3- וקבלה על עצמה את האחריות גם לשילוב המלא של מערכת ה-MES. ההחלטה התבררה בדיעבד כנכונה מאד, בעיקר בהיבטים של הממשקים בין המערכות. מהלך זה אפשר לנו לבחון את היכולות של שתי המערכות (MES/ERP) ולבצע את הפעילויות הנדרשות בהתאם לצרכי הארגון".


    הארגון הגדיר, בסיוע צוות הייעוץ החיצוני ובהתבסס על המתודולוגיה מבוססת מערכת

    BPM ARIS , את מפת התהליכים המרכזיים של הארגון. סך הכל הוגדרו כ-16 תהליכים / תרחישים מקצה לקצה, כגון: מהזמנת לקוח ועד קבלת תשלום. מציין נדב: "ישיבות הגדרת התהליכים חיברו את האנשים לפרויקט ואפשרו לנו להציג את הנדרש לנו, ללא מגבלת מערכת כלשהיא. החלטנו שנאמץ ידע המוטמע במערכת ה-ERP שתיבחר ונמעיט ככל האפשר בבצוע פיתוחים ולכן גם בחרנו במערכת שמבוססת על בחירה  בין אפשרויות באמצעות פרמטרים ולא על פיתוח, ושממוקדת ומתמחה בענף הפלסטיקה והאריזה, דבר שאפשר לנו לעמוד בהחלטתנו בהצלחה".  

     במקביל לבצוע פרויקט ההטמעה, בוצעו שינויים ארגוניים נדרשים: הוקמה מחלקת רכש, הוגדרה פעולתו של מחסן תבניות, והתבצע חיבור של גורמי מפתח לפרויקט: מנהל מערכות מידע, תפ"י וכספים.  מציין נדב: "זיהיתי את המתנגדים העיקריים לפרויקט ו"חבקתי אותם", חשוב במהלך פרויקט מהותי שכזה להדגיש ש"אין דרך חזרה". יש צורך לפעול כנגד הנטייה להיצמד להרגלים ישנים ולפחד ממהלך השינוי. ברצוני לציין את תרומתם של המיישמים מחברת אינטנטיה ישראל ומאמרלד שהיו  מקצועיים מאד ובעלי תודעת שירות גבוהה".

     הפרויקט בוצע במלואו במהלך ששה חודשים כמתוכנן, התובנות שסייעו לכך הנן:

    •  להמעיט בישיבות רבות משתתפים – לשלב את העובדים רק היכן שצריך
    • לבחון את יכולת ביצוע השלב הבא ולמנוע צווארי בקבוק (כגון התקנת חומרה נדרשת ברצפת הייצור)
    • לוותר על דרישות שוליות ולהתמקד בנתיבים העיקריים.
    • לספק תמיכה מהותית בשלב ה"עליה לאוויר" – הטמעה של "שפה חדשה" בארגון 

    נדב מסכם: "הטמעת מערכת ERP משולה למסע מתמשך, אין זה יעד שמסתיים עם ה"עליה לאוויר" של המערכת. הפעילות מול הצוותים הפנימיים נמשכת, אנו דנים בתהליכים וממשיכים לשפר ולמצות את המערכת החדשה. עם הזמן האנשים מבינים את היכולות של  מערכת ה- M3-ERP, משתפים פעולה והעיקר – מדברים בשפת המערכת".

     

    ליצירת קשר: nadavz@polycad.co.il

     

    היבט הגוף המיישם–אינטנטיה פתרונות מתקדמים

     

    מציין עמיחי קידר, מנהל פרויקטים מטעם אינטנטיה פתרונות מתקדמים: "עם קבלת ה-RFP שהכין הארגון עם חברת הייעוץ, היו ברורים לגמרי גבולות הגזרה של הפרויקט. המתודה של חברת "סקר" בוחנת את התהליכים הארגונים מקצה לקצה ומדגישה את צרכי הלקוח בעולמות התוכן השונים  ואינה מתמקדת במערכי התוכנה".

     על בסיס ה-RFP בצעה אינטנטיה ישראל אפיון מפורט. מוסיף עמיחי: "גם האפיון המפורט בוצע בהתאם לתהליכים חוצי ארגון, המדידה היתה תמיד מול התהליך – מהלך זה יצר שפה אחידה בין מנהלי הפרויקט מטעם הלקוח והספק".

     על בסיס האפיון המפורט בוצע מהלך ניתוח פערים –GAP ANALYSIS. מאחר ומערכת M3 ERP סופקה כשהיא מותאמת לענפי הפלסטיק והאריזה, בוצע בכל הפרויקט פיתוח אחד בלבד.

     ליאת מיזלס, מנהלת מכירות M3 בישראל, ציינה: "המיישמים שלנו התמחו בענף הפלסטיק והאריזה ובצעו פרויקטים בארגונים דומים כגון: סיפן מקיבוץ סעד, אלכם מדיקל מקיבוץ ברעם, רבל ורביב מקיבוץ רביבים ועוד. ניתן לציין כי בפועל מערכת M3 ERP לענף הפלסטיק והאריזה הוטמעה AS IS ; זאת, מאחר והמערכת הינה בינלאומית, עשירה בפונקציונאליות ומתמחה בתעשיות ספציפיות כמו הפלסטיקה והאריזה. 

    אנשי המקצוע מטעם אינטנטיה, בצעו את הפרויקט על בסיס ניסיון צבור בעשרות פרויקטים דומים, מדברים את שפת הלקוח ומבינים את צרכיו. רק כך אפשר לבצע פרויקט
    Best Practices אמיתי שאינו מבוסס על פיתוח. לדעתי, זו צריכה להיות השאיפה של כל פרויקט ERP."

     עמיחי קידר מוסיף: "פרויקט ההטמעה בוצע באופן מתודולוגי. לכל שלב בפרויקט הוגדרה תוכנית עבודה מפורטת ברמת ימים, שעות, משימות ומשתמשים. דגש ניתן לשיבוץ אנשים ומעקב אחר המשימות גם ברמת התשתיות".

     בוועדת ההיגוי היו שותפים מנכ"ל אינטנטיה פתרונות מתקדמים ומנכ"ל חברת אמרלד שספקה את מערכת ה-MES. במסגרת הדיונים הוגדרה האינטגרציה הרצויה לארגון אשר שלבה את המערכות".

    מסכם עוזי יערי מנכ"ל אינטנטיה פתרונות מתקדמים: "בפרויקט של 4 ראשים (לקוח, יועץ, ספק
    ERP, ספק MES) ישנם אתגרים רבים של ניהול ושליטה ובקרה אך בעיקר ההתמודדות עם החובה ליצור סינרגיה שתפיק את התועלת העסקית הטובה ביותר עבור הלקוח. בזכות המתודולוגיה והניסיון הצבור, הצלחנו להתמודד עם האתגרים בפרויקט ולתת מענים, באופן מתוכנן ובטרם להתרחשותם בפועל. ברצוני לציין את נדב צור, מנהל משאבי האנוש של פוליכד, שניהל את הפרויקט מטעם הלקוח ואת תרומת מנכ"ל החברה והיועץ, שמיקדו את הארגון בפרויקט ותרמו לעמידה ביעדיו"

     

    ליצירת קשר: uziy@intentia.co.il

     

    היבט חברת הייעוץ "סקר"

     מציין ברוך רוטשילד, מנהל שותף בחברת "סקר": תחילתו של פרויקט מחשוב ארגוני מוקדשת לחיבור של משתמשי המערכת לצרכי הארגון העכשוויים והעתידיים יש צורך לדון בתהליכים העסקיים, לגבש הסכמות, להגדיר את מודל העבודה החדש של הארגון לאור העקרונות והתפיסות הניהול המתקדמות ולהקנות לחברי הנהלת הארגון ולצוות המוביל תובנות לגבי פוטנציאל ההתייעלות המגולם במימוש של תוכניות  השינוי המתוכננות.

     פעילות זו הנה פעילות מהותית, המתבצעת ברמת סמנכ"לים שמגדירים, עם צוות הייעוץ  מטעם חברת "סקר", את השיטות המיטביות לניהול ארגונם –  כך שבתום התהליך מתקבלת מפה מפורטת של תהליכים עסקיים ומתבהרת תמונת ה"ארגון החדש".

     מהלך זה, מתבסס על מתודולוגיה וכלים (מערכת ARIS-BPM) בהם התמחתה חברת "סקר", המאפשרים לגורמים שונים בארגון לתקשר זה עם זה ולמצות באופן מיטבי  את ה"שכל הארגוני" והידע הצבור  בארגון ,תרשימי התהליך, הנגזרים מדיונים אלו, מתקפים את התובנות שהתקבלו ומשמרים את הידע ובכלל זה תהליכי אינטגרציה בין המחלקות (כגון מהלכי תכנון והשפעתם על מהלכי הרכש).

     בסיס הידע שניבנה על ידי "סקר" במערכת שהוגדר בשלבים הראשונים של הפרויקט  מועמק בשלבי הפרויקט ההמשכיים: על ידי הגדרה מפורטת של התהליכים עלפי שלבים כולל הקשרים לבעלי תפקידים , וזאת לצרכי תכנון הדרכות, תכנון דרישות למבחני קבלה, ניהול השינוי והכנת נהלי עבודה ועוד.

     מניסיונה של "סקר"  בהובלה של עשרות רבות של פרויקטים רחבי היקף של מחשוב ארגוני, אין להמעיט בחשיבות התמיכה הפעילה של ההנהלה הבכירה. כאשר המנכ"ל משמש כספונסר של הפרויקט והסמנכ"לים דנים ומאשרים את מפת התהליכים החדשה, מתחברים הארגון והספק למטרה אחת ומובילים את המהלך בהצלחה.

     לפוליכד תעשיות הנהלה שהתחברה היטב לתהליך לאחר שחשה שיועצי "סקר" מבינים היטב את פעילותם העסקית. יש לציין בהזדמנות זאת את תרומתה הרבה של תלמה הדס, מנהלת הפרויקט מטעם "סקר", למהלך המוצלח של הפרויקט.

     הספקים (ERP ו-MES) היו שותפים להצלחת הפרויקט  ופעלו במסגרת המתודולוגיה מבית "סקר", מאחר והבינו את ערכה המהותי להצלחת הפרויקט, תוך שמירה על התכולה, לוחות הזמנים והאיכות.

     

    ליצירת קשר: baruch@sekerconsult.com