תפריט נגישות

יישום מערכת ERP בארגון בין לאומי – מנסיון פלסטרו מערכות השקיה

במסגרת המאמר סוקר חטיב מוחמד, מנהל מערכות המידע של החברה, את שיטת העבודה המועדפת לדעתו בעבודה מול חברות הבנות בחול, ההתארגנות הפנימית של יחידת מערכות המידע

 

חטיב מוחמד, מנהל מערכות המידע

פלסטרו מערכות השקיה

אשמח לחלוק עמכם את נסיוני ביישום מערכת  בינלאומית בחברתנו – פלסטרו מערכות השקיה. חברת פלסטרו הנה חברה ציבורית המובילה בייצור ואספקת מערכות השקיה. החברה מייצרת ומשווקת לעשרות מדינות עולם. יישום מערכת ERP בינלאומית בפלסטרו מקיף כיום את מרכז החברה אשר בקיבוץ גבת וחברות בנות במדינות הבאות: ארגנטינה (2 אתרים), צילה (2 חברות), אוסטרליה (2 אתרים), אקוודור (4 אתרים), פיליפינים, קולומביה, ברזיל וצרפת. סך הכל במערכת מעל 130 משתמשי מערכת פעילים.

במסגרת המאמר אסקור את שיטת העבודה המועדפת לדעתי בעבודה מול חברות הבנות בחול, ההתארגנות הפנימית של יחידת מערכות המידע והתנאים הנדרשים להצלחת מהלך מקיף של מחשוב קונצרני רב לאומי. כמו כן אציין את תרומת המערכת למשתמשי הארגון ולהנהלתו.

שיטת העבודה ליישום מערכת ERP בחברות בנות בחו"ל

הדגש שלנו בעבודה עם חברות הבנות בחו"ל הנה לתת להם שרות דומה למה שהורגלו בו ולא לכפות עליהם פתרון שהוגדר במרכז החברה. לכן, הגישה שלנו ביישום בחברת בת בחו"ל הינה גישה ייעוצית של בחינת הצרכים בניגוד לגישה המקובלת של הצגת המערכת שהוגדרה במרכז ובחינת הפערים.

בתחילת המהלך מתבצעת בדיקת צרכים בארץ היעד. בחינה זו כוללת מפגש עם מנהלים ומשתמשי המפתח העיקריים, בחינת תשתיות המחשוב ובחינת אפשרויות התקשורת ואמינותן. במפגש עם המנהלים נבחנים היבטים עיסקיים ומתועדות הדרישות. ברצונינו לתת למשתמש את ההרגשה שבאים לשמוע אותו ליישם את דרישותיו, חזונו ותפיסתו העסקית. אנו נמנעים למהדגיש את שיטת ה ROLL OUT שבעצם מאיימת על אוטונומיות ופעילויות שפותחו באופן מקומי.

בנוסף לבחינת התהליכים העסקיים נבחנת גם ההגדרה של תשתיות המידע המרכזיות בארגון דהיינו:

 המק"ט

עצי מוצר

טבלאות מרכזיות (לקוחות, ספקים)

כמו כן נבחן את נושא רמת התמיכה הנדרשת וכח האדם המקצועי הקיים באתר. נושא השרות והתגובה חשוב ביותר, ומהווה את אחד החששות הרציניים ביותר למשתמשי המערכת המרוחקים.

בסיומו של הביקור אנו מפיקים מסמך אפיון מפורט המתעד את הפעילויות באותה מדינה ומדגיש את הביטוי העסקי בו מעונינת ההנהלה המקומית.  במסמך מתועדים בין השאר:

א.התהליכים העסקיים

ב.המבנה הארגוני של החברה

ג.דגשים מיוחדים שהוגדרו על ידי ממנהל הארגון

ד.התייחסות לחוקי המס והיבטים מיוחדים במדינה- רגולציה

ה.בחינת היבטי תקשורת ואמינותה

פעילות זו מובלת על ידי, כמנהל מערכות המידע של הארגון, מאחר ומדובר על אפיון ברמה הגבוהה ביותר שדורש הכירות עסקית רחבה וכן ראיה גלובלית ומחשובית של הארגון אותו אני מייצג.

לאחר בחינת הצרכים מתקיימים דיונים  עם הנהלת הפעילות בארץ היעד. מטרת הדיונים לגבש הסכמות לגבי מבנה המערכת ותמיכתה בפעילות העסקית. כתוצאה מההסכמות מוגדר לוח זמנים למימוש הפרוייקט.

בדיונים אני פועל לפי שני קווים מנחים:

האחד,  שמירה על אחידות תשתיות דהיינו שפה תשתית אחידה בארגון. באופן זה כלל טבלאות התשתית והסביבה הקשורים לכלל הארגון כגון: קודי מטבע,  תנאי תשלום, לקוחות וספקים נקבעים כסטנדרט המחייב את כלל החברות שבארגון.

האחר, מתן מענה לצרכים שהוגדרו בארץ היעד כל עוד ומענה זה אינו מחייב בצוע פיתוחים במערכת ה ERP אלא מושג בדריכת פרמטרים בלבד.

בשלב הבא מוקמת המערכת במרכז החברה שבישראל ומתבצע פיילוט מקומי על ידי צוות מערכות המידע, ללא שתוף המשתמשים בשלב זה. כמו כן אנו מבצעים פיילוט חוצה ארגון במהלכו נבחנים האינטראקציות של האתר החדש עם המרכז ומערכת המידע הכללית.

לאחר הצלחת הפיילוט אנו נוהגים להביא לשבוע מרוכז את מנהל הפרוייקט מטעם ארץ היעד בה יתבצע היישום. מנהל הפרוייקט הנו משתמש מפתח עם ראיה רחבה כגון מנהל הכספים של הארגון. זו עוד עין בוחנת שמביאה היבטיים לוגיסטיים, פיננסיים ותמחיריים. לאחר אישור המערכת יוצאים מדריכים להדרכה בארץ היעד על מחשב הניסוי ומבצעים את פרוייקט היישום עד לעלית המערכת לאוויר.

היבט ההתארגנות הפנימית

הקו המנחה אותי בהתארגנות מחלקת מערכות המידע בפלסטרו הנו לתת שרות מיטבי לכלל צרכני מערכות המידע בארץ ובעולם. השרות יבוא לידי ביטוי הן בהקמת המערכת בחברות הבנות בחו"ל והן בתמיכה שוטפת בפעילותן. ביחידת מערכות המידע של פלסטרו 12 אנשים הפועלים בהתאם לתחומי אחריות שונים כדלקמן:

מנהל מערכות מידע

2 אנשי תקשורת, תשתית חומרה, PC אבטחת מידע

מזכירת מרכז הסיוע – HD  

שני אנשי יישום לוגיסטי פיננסי, המסייעים גם בפתרון בעיות שוטפות

ארבע משרות לטיפול בתשתיות המידע הארגוניות,  BI ודוחות למנהלים. יש להדגיש בהקשר זה כי אנו מקימים ומתחזקים את כל תשתיות המידע במערכת בחמש שפות: עברית, אנגלית, צרפתית, פורטוגזית וצרפתית). כהגדרה, תשתיות מידע נפתחות אך ורק על ידי מחלקת תשתיות בישראל.

משרה אחת לשם עיצוב טפסים/ מסמכים / דוחות  

חצי משרה לשם תמיכה מקומית במשתמשים  בישראל  

התנאים המחייבים להצלחת המהלך

להלן התנאים המחוייבים לדעתי להצלחת מהלך כזה בארגון:

א.הכרה בצורך הארגוני ומחוייבות הנהלת ארץ היעד לבצוע הפרוייקט, דבר שיבוא לידי ביטוי בהכנת הארגון לקליטת מערכת רב לאומית.

ב.שילוב של מנהל פרוייקט מטעם ארץ היעד (משתמש מפתח) עם צוות מערכות המידע הכללי. פתיחות לפתרונות, לשמוע, למצוא פתרונות ולטפל בבעיות על ידי אמון הדדי.

ג.חומרה תקשורת, יציבות נהלי עבודה, HD מגיב ותומך כראוי.

כמו כן אציין את הפרמטרים הבאים:

יוזמה

עבודת צוות

מקצועיות

ולא לפחד – לקבל החלטות לעמוד מאחוריהם ולבצע את המהלך.

התרומה למשתמשים ולהנהלה הארגון

המשתמשים מקבלים ידע רחב במערכת אחת. כתוצאה מהפעלתה על ידי גורמים שונים מצטבר במערכת ידע ניהולי יישומי הבא לידי ביטוי בעיקר בדוחות ובהצגות מידע נוספות. לדוגמא: מנהל כספים בכל מדינה יכול להנות מעושר של היבטים וניתוחי מידע שפותחו במהלך היישום.  כנ"ל לגבי פעילות של מנהלי תחומים אחרים.

הארגון מדבר בשפה אחת. זאת כתוצאה של הטמעת מערכת מידע מרכזית, על שרת אחד, תוך שימוש בתהליכים סטנדרטיים ובתשתיות מידע אחידות. כתוצאה מהטכנולוגיה בה מומשה המערכת, נצפה חסכון כמו כן בעלויות התקשורת הקולית של הארגון.

המנכל התחבר לארגון באמצעות מערכת המידע. היא גישרה על פערים של מרחקים זמנים שפות ותלות. זו מערכת ON LINE. התהליכים האופרטיביים מחוברים באופן שכל תהליך מחייב בצוע תהליך הקודם לו ואין אפשרות לארגון לבצע פעילות ללא המערכת. גורם זה מביא לעדכניות שוטפת של המידע במערכת.

באפשרות המנכ"ל להכתיב בכל עת מדיניות מחירים, מלאי ועוד. באמצעות קוביות מידע נוחות בוחן המנכ"ל נתוני מכירות, גביה ותשלומים, מבצע השוואות של ביצועי חברות שונות,  מדינות אחרות, סוגי מוצרים, סוגי קווי מוצר, השפעת עונתיות ועוד.

בכוונתי בשנתיים הקרובות להשלים את יישום המערכת כך שתפעל ב- 25 מדינות,  ולהגיע להיקף של מאות משתמשים מחוברים. כמו כן נחבר לקוחות למערכת כך שיזרימו הזמנות, יעקבו אחר המשלוחים ויראו היבטים פיננסים. במקביל נבצע העמקה של היישום במדינות שכבר מוחשבו על ידנו.

חטיב מוחמד, מנהל מערכות המידע של פלסטרו מערכות השקיה בע"מ מזה כ-4 שנים. חטיב, בוגר הטכניון ובעל נסיון של 17 שנה בתחום המחשוב הארגוני בהם התמקד ביישום פרוייקטים רב לאומיים ורב תרבותיים.

hatib@plastro.com

פרסום באתר