תפריט נגישות

יישום של בקרה פיננסית – לא עוד גיליון Excel

בשנים האחרונות אנו עדים למגמה של דרישה גוברת והולכת בקרב חברות יצרניות רבות בארץ ובעולם, לפתרונות בקרה פיננסית מתקדמים.

חברות יצרניות, המבצעות ייצור גלובאלי אמיתי,  כבר אינן מסתפקות יותר בכלים פיננסיים פשוטים לבקרה. כיום, עם המעבר לייצור מורכב וגלובאלי, ארגונים מחפשים דרכים להגביר בקרות כספיות בסביבות עסקיות מורכבות, ולעמוד ביתר קלות בחוקים ותקנות.

הנוף העסקי הגלובלי משתנה. חברות רב לאומיות כבר אינן קבוצות של עסקים מקומיים המחוברים באופן רופף, אלא ישויות בינלאומיות אמיתיות המחפשות אופטימיזציה גלובלית. חקיקה חדשה דורשת מיקוד חדש על בקרות פנימיות וסגירה ודיווח מהירים יותר. כיום הדיווח על פעילות יחידה עשוי לדרוש ביצוע מספר פעולות במספר מערכי חשבונאות נפרדים, מה שלא סביר יותר במערכות החדשניות. חשבונאות מבוססת ניירת ועתירת פעולות מאבדת מקומה לחשבונאות אלקטרונית יעילה ונוחה יותר.

בשנים האחרונות אנו עדים למגמה של דרישה גוברת והולכת בקרב חברות יצרניות רבות בארץ ובעולם, לפתרונות בקרה פיננסית מתקדמים. חברות יצרניות אלה, אשר מייצרות ייצור גלובאלי אמיתי, חשות יותר ויותר בצורך בבקרה פיננסית גלובאלית אשר תאפשר להן לראות תמונה פיננסית אמיתית על החברה כולה על כל שלוחותיה היצרניות בעולם.

במושג בקרה, אנו מתייחסים למספר תחומים מרכזיים:

  • פיננסים – ניהול פיסקלי של ארגונים גדולים כקטנים במצבים פיננסיים מורכבים, מעקב אחרי ריבוי חברות וריבוי מטבעות, בשילוב עם  מודולי מכירות והפצה, וייצור במערכת ה- ERP.
  • שירותים משותפים – דיווח ובקרה חוצי תחומים וברחבי חברה. הצורך לאחד ולפצל מערכות של מפעלים רבים  וספרי חשבונאות ראשיים (General Ledgers), למפות ולאחד טבלאות רבות של חשבונות לקוחות תוך שמירת קשרים לטרנזקציות המקוריות, לשלב פעילויות במספר קטן  יותר של מסדי נתונים, ליהנות מתמיכה בפעילויות בינלאומיות, ולנהל בסיסי מטבעות רבים.
  • ציות לתקנות חוקיות – סביבת החוקים והתקנות משתנה בהתמדה. תקנות מבוססות חוקים עבור חשבונאות ציבורית, דיווח, וגילוי של מידע עסקי, מפנות מקומן לתקנות מבוססות על עקרונות. מידע עשוי להיחשב כרלבנטי לציבור אם הוא משפיע על תהליך קבלת החלטות של משקיעים.
  • רב-לאומיות – פתרונות, שתוכננו עבור עסקים גלובליים, מאפשרים גמישות מקסימלית, זמינים במספר רב של שפות, ויש להם העוצמה לנהל מספר בלתי מוגבל של מטבעות.
    יש לבחור את המודלים של ייצור, מיקומי מפעלים, ודיווח פיננסי המתאימים ביותר לעסק שלכם.

חברות כיום דורשות תמיכה רב מטבעית בכל יישומיהן. טרנזקציות חשבונאיות צריכות להירשם בכל מטבע, ולהיות מדווחות במטבע הטרנזקציה או בתרגום לשער החליפין המתאים לבסיס המטבע של הפעילות. בנוסף חברה רב לאומית מעסיקה משתמשים שונים, דוברי שפות שונות, ולכן דורשות כי  באותו מסד נתונים יוכלו להשתמש בכל אחת מהשפות הנתמכות כשפת הממשק הנבחרת שלהם.

פיננסים בנוף גלובלי משתנה

מדינות רבות דורשות עתה מידע רלבנטי למיסוי  בפורמט אלקטרוני. הישרדות בנוף חדש זה דורשת יעילות משופרת ושינויים מהותיים בנהלי חשבונאות. יצרניות תכנה מכירות יותר ויותר בחשיבות הגוברת של בקרות פיננסיות ופנימיות, ומספקות שיפור משמעותי של עוצמות החשבונאות ותמיכתה בבקרות מערכות הנאכפות פנימית.

פיננסים משופרים

התפישות של "ייצור רזה" (Lean Manufacturing) מיושמות לפיננסים במטרה לממש את הכלים הפיננסיים היעילים ביותר עבור חברת ייצור גלובלית, תוך כדי שינוי התפקודיות וממשק המשתמש, כמו גם את הלוגיקה העסקית הארגונית. כמובן ששינויים אלה מתאפשרים ע"י בניית התכנה בארכיטקטורה מכוונת שירות (SOA), המספקת אינטגרציה ישירה עם העולם החיצוני, כמו גם הפרדה מלאה מממשק המשתמש.

שיפור משטר ארגוני

שיפור המשטר הארגוני ותאימות לכללי רגולציה דוגמת : SOX,  מחייבים תוכנות לניהול פיננסי בשדרוג הבקרות הפנימיות במספר תחומים :

בקרות אבטחה וגישה

  • מניעת שילובי תפקידים מתנגשים. הפרדת סמכויות וזיהוי תפקידים ופונקציות הקשורות אליהם, אשר זמינות לתפקידים אלה. בדיקת מערכי אבטחה של כל משתמש לאיתור שילובי תפקידים הנמצאים בקונפליקט, הניתנים להגדרה בשימוש בבקרות פנימיות.
  • הגברת אבטחת משתמשים ע"י הגבלת שימוש בפונקציות נבחרות לטרנזקציות הקשורות לפריטים, אתרים ומיקומים ספציפיים, וכו'.
  • אפשרות נטרול טרנזקציות לספקים או לקוחות בלתי פעילים. הגבלה יעילה של פעילות, והבטחה כי יבוצעו בדיקות הכרחיות לפני שתותר פעילות נוספת.
  • תיוג הזמנות כיסוי (Blanket Orders) עם זיהוי של המשתמש המבצע את הפעולה, במקום הזיהוי של האדם המבצע את הזמנת הכיסוי.

בקרות ניהול הזמנות מכירות ואשראי

  • אי-אפשרות שינוי של הזמנות מכירות ברגע שאשראי נבדק.
  • חישוב ערך של הזמנות מכירות באשראי (קרדיט) בשימוש בכמות הזמנה פתוחה או בכמות שהוקצתה. כמו כן חישוב הזמנות שסופקו אך לא חויבו.
  • הפרדת שינוי של תקרת אשראי של לקוח משינוי פרטי לקוח.

הפרדת חיוב/זיכוי בספרי העזר

  • יצירת טרנזקציות מתקנות לא רק בספר חשבונות ראשי (General Ledger), אלא גם בהזמנות מכירות, הזמנות עבודה, ובקרות מלאי.

כלי דיווח

  • יצירת דוח Purchase Requisition עם בחירה לפי מרכז עלויות ופרויקט. קישור דרישות נבחרות להזמנות רכש תואמות. הצגת פרטי דרישה, שורות דרישה, וקישור שורות הזמנת רכש. אפשרות מעקב ובקרת עלויות של פעילויות רכש בתוך פרויקטים ומרכזי עלויות.
  • יצירת דוח מלאי מפורט עם סיכומי משנה לפי פריט ומיקום.
  • יצירת דוח היסטוריית מחירי חשבוניות על בסיס דוח תמחור הזמנות מכירות, והצגת מידע נוסף הקשור לחשבונית.

לסיכום, חברות יצרניות רב-לאומיות הפכו להיות ישויות בינלאומיות אמיתיות המחפשות אופטימיזציה גלובלית ולכן הדרישות מכלי הבקרה הפיננסית כבר אינן ברמה של גיליוןEXCEL , אלא נדרשת בקרה פיננסית אמיתית בכלים מתקדמים.

כותבת המאמר:  מירב פלג-לנדאו, רו"ח, מיישמת פיננסית בכירה

חברת SIT, נציגת QAD בישראל.

meiravpl@sitqad.co.il

פרסום באתר