תפריט נגישות

פרויקט "רפי", הטמעת מערכת ERP במעבדות רפא

אומר שחר רוזנבאום, מנהל מערכות המידע של מעבדות רפא: "הצלחת הפרויקט, מעבר לנושאים המתודולוגים המוכרים למי שחווה פרויקט מסוג זה.



אודות חברת מעבדות רפא

רפא חברה ותיקה מאד המתמחה בייצור ושיווק תרופות בשוק הישראלי החל משנת 1937. החברה שואפת לספק לחולים ולרופאים בישראל תרופות ותכשירים רפואיים חדשניים ואיכותיים, לשיפור הטיפול במצבי מחלה ולשיפור איכות חיי המטופלים.  

 החברה מייצרת מגוון תרופות שמקורן בפיתוח עצמי או על פי הסכמי ידע. כמו כן, משווקת רפא בישראל תרופות של חברות בינלאומיות רבות ומשווקת את מוצריה לכל מערכת הבריאות בישראל - קופות חולים, בתי חולים, משרדי ממשלה ובתי מרקחת פרטיים.

 רפא מחוייבת לאיכות המוצרים והפעילויות השונות על פי תקני ISO 9001:2000‏ ו- GMP‏ ופועלת באופן מתמיד לשדרוג מתקני הייצור על פי הסטנדרטים הגבוהים ביותר של הבטחת איכות, תוך השקעה מתמדת בפיתוח, במתקני ייצור, באיכות, בעובדים ובשווק, אשר מביאה להצלחה וצמיחה מתמשכת.

 רפא נמנית בעשירייה הראשונה של חברות התרופות הפועלות בישראל, ובחמישייה הראשונה של היצרניות המקומיות.

 הסיבות לייזום הפרויקט

אומר שחר, מנהל מערכות המידע של מעבדות רפא: "בחברה פעלה מערכת ארגונית ותיקה ותוכנות לווין שונות שפותחו באקסס לטיפול בנושאים שונים, כגון: אבטחת איכות, אחזקה והדרכות עובדים. בחנו את המערכת הקיימת ואת יכולתה לתמוך בתהליכים העסקיים של הארגון היום ובעתיד, על בסיס התובנה שפרויקט ERP הוא פרויקט מהותי (ניתוח לב) ארגוני.

בנוסף, היה חשוב לקבל את המחויבות המלאה של המנכ"ל וחברי הנהלה, וזאת על ידי שיתופם בלווי הפרויקט והתמודדות עם הדילמות הנוצרות במהלכו. הדגשתי להנהלה גם את התלות שיש להצלחת הפרויקט במשתמשי מפתח בארגון, מאחר ופרויקט
ERP גוזל במהלכו בממוצע שליש ממשרתו של משתמש המפתח".

התקיימו דיונים בהם הצגנו את המשמעויות השונות של הפרויקט עד קבלת ההחלטה כי הפרויקט נדרש על ידי הארגון. 

התארגנות ובחירת הספק

הוחלט לבחור יועץ מלווה מבין ארבעה יועצים ראויים שהציגו את ניסיונם בתעשיות דומות והיכרותם עם מגוון של חבילות תוכנה הקיימות בשוק הישראלי. בהכוונת היועצים, בוצעו ביקורים בארגונים דומים שבצעו פרויקטי ERP.
היועץ שנבחר נפגש עם המשתמשים השונים, הבין את התהליכים העסקיים והמליץ על שינויים בתהליכים שיתאימו ל-ERP הסטנדרטי. במסמך ה-RFP שהופץ לספקים נרשמה תכולת הפרויקט, כאשר דרישות ייחודיות לרפא צוינו באופן מפורט ודרישות סטנדרטיות הוזכרו ברמת סעיפים בלבד. 

 מוסיף שחר: "לאחר מענה ל-RFP, נדרשו הספקים להציג תרחישי עבודה בפני הארגון וחשפו בפני משתמשי המערכת העתידיים את יכולות הפתרון מתוצרתם.  על בסיס ההבנות הפונקציונאליות, יכולת היישום ופרמטרים נוספים, הצגנו טבלה השוואתית של תפוקות ועלויות לחמש שנים וקבלנו החלטה לגבי המערכת – אורקל ERP וספק היישום- חברת יוניטסק".

 יצירת מחויבות לפרויקט  

שחר: "הצלחת הפרויקט, מעבר לנושאים המתודולוגים המוכרים למי שחווה פרויקט מסוג זה, התבססה לטעמי על יחסי הציבור שבוצעו לפרויקט שכונה על ידנו: "פרויקט רפי – הבייבי של כולנו". הדגשנו שמדובר בתהליך מורכב וחשוב, כלידה של ילד חדש". 

נושא זה בא לידי ביטוי גם בפניית המנכ"ל, ירון זקהיים, לעובדי רפא כדלקמן: " מעבדות רפא צועדת לקראת עתיד חדש ומבטיח בתחום ניהול הארגון הממוחשב. אנו עומדים להטמיע בקרוב תוכנת ERP‏ (מערכת ניהול ארגונית) חדשה בשם "רפי" – מערכת אשר תחליף את המערכת הוותיקה ותיתן מענה טוב יותר לצרכי העבודה של כולנו. אנו מודעים לעובדה כי ככל התחלה חדשה, גם התהליך העומד לפנינו אינו פשוט וצפוי להיות מלווה בקשיים ובחבלי לידה מרובים.

ברור לכולנו כי יציאתו של "רפי" לאוויר העולם תלווה בבעיות הטמעה, בשאלות, בעבודה קשה ובתקלות צפויות ובלתי צפויות. עם זאת, אני סמוך ובטוח כי בכוחות משותפים ובעבודת צוות נצליח להביא את "רפי" לאוויר העולם, להטמיע את המערכת ברמה ויכולת תפעול גבוהות ולהוביל את רפא לתהליכים ותוצאות עסקיות טובים יותר.


משפחת רפא היקרה, אני מאמין כי לאחר ההטמעה "הבייבי החדש" שלנו יקל וייעל את עבודתכם האחראית והמסורה, ואני סמוך ובטוח כי תאמצו אל לבכם בברכה והצלחה את "רפי" - הבייבי החדש של כולנו".

 בנוסף הוקם פורטל ארגוני לפרויקט במסגרתו חשפו עובדים שונים את ה"חברים" של "רפי" ילדים ונכדים.

 גם הגדרות התפקידים בפרויקט בוצעו בהתאם:

 ההורים הגאים - כל עובדי רפא

הסנדק – מנכ"ל, ירון זקהיים
ההשגחה העליונה - חברי ועדת ההיגוי של פרויקט רפי

רופאים מומחים  -  צוות הפרויקט החיצוני מטעם הספק - יוניטסק

צוות מדריכי הכנה ללידה  - משתמשי מפתח

תומכי לידה – יועצים חיצוניים

צוות המיילדים  - צוות מערכות המידע של רפא

 

מהלך הפרויקט

הסכם עם הגוף המבצע

שחר: "ההסכם עם חברת היישום ארך מספר חודשים, זהו הסכם רחב עם נספחים רבים שכלל היבטים רבים".

 בין הנושאים שנכללו בהסכם:

  • יצירת תמריצים
  • מנוי בורר (עדיף היועץ)
  • הסכם במחיר סופי – FIXED PRICE
  • הגדרה מסודרת של מחירי הרישוי וההשפעה הנגזרת על מחיר התחזוקה השנתית
  • התייחסות לפערים שנוצרים בהמשך הדרך /  מנגנון זיכוי מול דרישות שלא יושמו
  • לוח הזמנים של הפרויקט
  • בחירת המיישמים
  • הגדרת אחריות לקוח וספק .  

לוחות הזמנים לפרויקט

להלן טבלת לוחות הזמנים לפרויקט כפי שפורסמה בפורטל הארגון:

 

תובנות ממהלך הפרויקט 

  • רצוי להחליף כמה שיותר מערכות לווין במודולים של ה-ERP. לדוגמא, מערכת LIMS חיצונית הוחלפה על ידי מודול מתאים במערכת ה-ERP. מהלך אשר חסך זמן ועלות מרובים.
  • מומלץ במהלך האפיון המפורט להקים אב טיפוס במערכת ועל בסיס ההתנסות בו לייצר מסמך פערים מפורט ורשימת דוחות. כך נכון יותר לסכם את התכולה ולאשרר את תקציב הפרויקט.
  • רצוי מאד לא להתפתות לפיתוחים ובעיקר לשמר את הלוגיקה של מערכת ה-ERP. יש להשתדל ולהתעקש לעבוד בצורה סטנדרטית במערכת בהקשר זה חשוב לשמוע דעות ודרכים של מיישמים שונים שצברו ניסיון בתעשייה דומה. הידע לא נמצא אצל אדם אחד.
  • אי אפשר להפריז בחשיבות של טיוב הנתונים בארגון. בסוף היום, הנתונים משפיעים על איכות המערכת.
  • כדאי להתרכז בתהליכים האופרטיביים ולספק מידע ניהולי בשלב המאוחר יותר (כאשר שוקע האבק) והמערכת מתייצבת. 

מדברי המשתמשים

משתמשים שונים הביעו את דעתם לגבי הפרויקט כגון נטלי בן מאיר שפרסמה בפורטל הארגון את דעתה תחת הכותרת "עייפים אך מרוצים":

"החלפת מערכת מידע ברפא זהו אתגר לא קטן

העבודה היא עבודה צוותית – מתישה אך נעימה

הפרטים הינם רבים ולא נגמרים ונדרשת העמקה ומחשבה

וכולנו תקווה שהמשימה תעבור בהצלחה

ושנהיה מרוצים מן התוצאה

 בדרך הארוכה של המעבר ממערכת מידע אחת לשנייה

הכרנו אנשים טובים בדרך

למדנו דברים חדשים

היו רגעים של תסכולים מהשינוי הנדרש והצורך להסתגל לדבר חדש

ומקווים שיהיו רגעים של נחת כשנראה את כל המערכת מוקמת טוב ונוכל לעבוד באופן שוטף.

ולסכום : בהצלחה לכולנו"

 

מוסיף שחר: "אנו נמצאים שלושה חודשים אחרי עליה לאוויר, בתקופה של בין השמשות.  מבחינה תפעולית העסק עובד - אין תהליך עסקי שלא ניתן לעשותו. כמובן שניתן לשפר בנושאים שונים ובכלל זה גם תשתית הנתונים. אנו מרכזים את הפניות לגבי השיפורים בתור משימות ומטפלים בהתאם לסדרי עדיפויות ומשאבים.

 

ככלל בארגון ישנה שביעות רצון גבוהה מהפרויקט, המערכת כמכלול פועלת בצורה יפה מאד ואני שמח לציין כי נוצרו יחסים טובים מאד עם הגוף המיישם שהפגין מקצועיות ויחסי אנוש ברמה הגבוהה ביותר".

 

*  *  *  *  * 

דגש הספק – חברת יוניטסק

מאת : יובל חי, סמנכ"ל יישומים, יוניטסק

"קבוצת יוניטסק מתמחה ביישום פתרונות מידע ורטיקליים לתעשיית ה -Health Care הגלובלית, המושתת על  מודולי ה-OPM באורקל. בחברת מעבדות רפא בוצע יישום כולל של המודולים : פיננסים, תמחיר, תכנון, תפעול, אחזקה, משאבי אנוש ואיכות, עם דגש מיוחד על יישום המעבדות במודול ייעודי באורקל – מודול האיכות והמעבדות.

יישום מודול האיכות והמעבדות באופן אינטגרטיבי היה אחד מהמטרות העיקריות של הפרוייקט, והינו הישג גדול עבור הלקוח מפני שיצר אינטגרציה מלאה בין תהליכי התפעול והאיכות השלובים זה בזה וחסך את הצורך ברכישה, יישום, תחזוקה, וממשקים יקרים של מערכת LIMS ייעודית. ליוניטסק מומחיות רבה בתהליכים ובדרישות הרגולטוריות המחמירות הייחודיים לתחום, והפתרונות הקיימים לכך במודול ייעודי זה.

הפרוייקט עסק בתכנון ותפעול שרשרת האספקה החל מההיבטים התכנוניים תוך יישום מודול מתקדם לחיזוי, וכלה בניהול ההתחשבנות הפיננסית לגבי החזרים לקופות החולים ומפיצים הכולל ממשקים מול גופים אלו.

הפרוייקט ברפא בוצע ע"י צוות עתיר ניסיון של יוניטסק בשיתוף פעולה מלא עם צוות משתמשי מפתח איכותי מרפא, ועלה לאוויר לאחר 10 חודשים באופן חלק ולשביעות רצונו הרבה של הלקוח. המהירות בה הגיע הלקוח לעצמאות ושליטה במערכת מעידה על פרוייקט נוסף בסדרת הפרויקטים המוצלחים של יוניטסק"