תפקידן של מערכות BI כמערכות תומכות החלטות ניהוליות

ארגונים רבים עושים שימוש נרחב במערכות

BI מסוגים שונים. מערכות ה- BI משרתות את הארגון לצד המערכות התפעוליות ולעיתים התפקיד האמיתי של מערכת ה- BI נשכח בהמולת היישום או הפיתוח. במאמר זה אבקש להגדיר את תפקידן של מערכות ה- BI כמערכות תומכות החלטה, שתכליתן היא לסייע למקבלי ההחלטות בארגון להגיע להחלטות הנכונות בזמן הקצר ביותר ובמידת האפשר גם לחזות תהליכים עתידיים ולמנוע מראש תרחישים העלולים להפריע לתהליך העסקי.

 לשם כך נתמקד בארבע יכולות בסיסיות אשר נדרשות ממערכות BI. מערכת BI המספקת את ארבעת היכולות שלהלן תעניק לארגונך פתרון שלם למעקב אחר הביצועים העסקיים ולתמיכה בקבלת ההחלטות. 

• דיווח - Reporting
• ניתוח המידע Ad-Hoc 
• הפצה של נתונים - Publish
• תכנון, איחוד דוחות ואסטרטגיה

 דיווח – Reporting

יכולות אחזור מידע מאפשרות לארגון להוציא מידע בצורה מרוכזת ומפורמטת ממחסן הנתונים ולעיתים גם מהמערכות התפעוליות. הדוחות שמתקבלים מעוצבים כמסמך ומיועדים בעיקר לדרג מנהלי הביניים ו/או לעובדים שעושים שימוש בדוחות תפעוליים אלו  ברמת השורה. הפתרון Crystal Reports מבית SAP BusinessObjects מאפשר למלא דרישת דיווח זו ולפי הצורך אף לחבר בין נתונים המגיעים מהמערכת התפעולית לבין נתונים ממחסן הנתונים הארגוני.

 כלי ה- Reporting נותן מענה גם למנהלים עם רקע בסיסי בתחום המחשוב, שזקוקים לבקרה מלאה על תהליכים עסקיים שבתחום אחריותם הניהולית. לשם כך מומלץ להשתמש בלוח המחוונים (Dashboard) באמצעות הפתרון Xcelsius של SAP BusinessObjects. זהו פתרון מתקדם ומאוד קל לשימוש, המציג תמונה שלמה ומרוכזת לגבי תהליכים עסקיים באמצעות לוח מחוונים ידידותי במיוחד ומאפשר גם יכולות תחקור לביצוע סינונים ואפילו Drill Down לדוחות מפורטים יותר.

יש לציין שכלי היישום מבית SAP BusinessObjects אינם דורשים מיומנות מיוחדת ביצירת לוח מחוונים -  Dashboard. ידע בסיסי ביישומי Office יספיק כדי לבנות מצגות של לוחות מחוונים מרשימים ומאוד שימושיים.

ניתוח מידע Ad-Hoc

ניתוח מידע היא תכונה בסיסית וחשובה ביותר של כלי ה- BI, המיועדת למשתמשים בעלי יכולת ניתוח מידע גבוהה, המכונים גם "משתמשי מפתח". באמצעות כלי Ad-Hoc המשתמש בונה בכוחות עצמו את הדוח ומפיץ אותו לאוכלוסייה המבוקשת. תכונה זו מקטינה את התלות של המשתמשים ב- BI במחלקת ה- IT והופכת את המידע לזמין יותר עבור מקבלי ההחלטות. כאשר מערכת ה- BI מעודכנת מבחינת שלמות הנתונים וכאשר מוזרם אליה מידע מכל המערכות התפעוליות בארגון, היא משמשת כחומר ביד היוצר לבניית דוחות לכל תכלית.

פתרון Web Intelligent מבית SAP BusinessObjects הוא כלי ה- BI המספק תשובה מלאה לניתוח מידע Ad-Hoc. הפתרון מותקן בסביבת Web ויודע לעבוד בכל פורטל ארגוני קיים. ל- Web Intelligent יש יכולות תחקור מידע מתקדמות מאוד שנתמכות בתצוגות גרפיות מרשימות.
פתרון נוסף בקטגוריה של Ad-Hoc הוא SAP BusinessObjects Explorer - מוצר חדש וראשון מסוגו בעולם הבינה העסקית. ה- Explorer הוא למעשה מנוע חיפוש בתכני ה- BI, כלומר, משתמש הקצה מזין לשדה החיפוש שאלה עסקית בשפה הארגונית המוכרת לו ומקבל בתשובה אוסף של שאילתות עם מידע רלוונטי לחיפוש שביצע.
פתרון נוסף המיועד גם הוא ל"משתמשי המפתח" הוא ה- Voyager של SAP BusinessObjects, המטפל בבניית דוחות ותחקור מתקדם מעל קוביות OLAP (רב ממדי). בימים אלה שוקדים ב- SAP על פיתוח נוסף במוצר שיהווה פתרון כולל וכלי עבודה אחד לכל פלטפורמות ה- OLAP הקיימות.

הפצת נתונים וסביבת עבודה

שיתוף מידע וידע הינו פרמטר חשוב בהצלחתה של מערכת BI בארגון. מידע חייב לזרום ולהגיע לכל צרכני המידע תוך כדי שמירה על מידור ואבטחת מידע. כלי הפצת המידע תומכים ביכולת להפיץ דוחות מרמת משתמש הקצה, לאוכלוסיות שונות ולפי תפקידים. כלי  SAP BusinessObjectsתומכים באופן מלא בהפצת מידע באופן פשוט וקל לשימוש, כולל פרסום דוחות בסביבת Microsoft Office. רכיב Live Office מאפשר למשתמש הקצה לחולל ולאחזר מידע בסביבת עבודה מוכרת ואפילו לשמור דוחות מפורמטים בתוך המסמך.

תכנון, איחוד דוחות וניקוד מאוזן

ארגונים רבים שברשותם מערכת BI בשלה יכולים למנף את ההשקעה במערכת ה- BI ולהגיע למחוזות נוספים.
מערכות BI מהוות בסיס איתן למערכות תכנון, איחוד דוחות כספיים וניהול אסטרטגיה ארגונית. פתרון SAP Business Planning & Consolidation מאפשר לארגונים לבצע תכנון תקציב וסימולציה של התהליכים העסקיים על בסיס מערכת ה- BI, בשילוב מחסן הנתונים הרב ממדי. מוצרי תכנון מיושנים שאינם מבוססים על OLAP מאבדים את אחיזתם בשוק ומפנים את מקומם לכלי תכנון המבוססים OLAP. השימוש בטכנולוגיה רב ממדית מאפשר למערכת התכנון לעבוד בנפחי מידע גדולים הרבה יותר. ניהול אסטרטגיה ארגונית באמצעות הפתרון SAP Strategy Management מאפשר לנהל באמצעות מדדי ביצועים (KPI) את היעדים שהציבה הנהלת הארגון, תוך שימוש חוזר בנתוני מערכת ה- BI.

לסיכום, כשאנו נדרשים לבחור מערכת BI חדשה או לשדרג מערכת קיימת, מומלץ לבדוק היטב באיזו מידה ממלאת המערכת אחר ארבעת התכונות העיקריות שהזכרנו. השקעה נבונה במערכת BI נכונה תספק מענה מקצה לקצה לדרישות הארגון.

כותב המאמר: שמוליק סיטון,
מנהל תחום SAP BI ו- SAP BusinessObjects,
SAP ישראל

ליצירת קשר: s.sitton@sap.com