תפריט נגישות

איך להצליח ביישום והטמעה של מערכת ERP בארגון?

במאמר נסקור את הפרמטרים העיקריים להצלחת יישום והטמעת מערכת ERP בארגון; זאת, מניסיוננו בבחינת תהליכים וצרכי מידע של ארגונים רבים וכן ממחקרים רבים שנכתבו בנושא.

 ERP הפכה כבר להיות מילה נדושה בעולם ה- IT ואף בעולם העיסקי , אך מי שחשב  ש- ERP זה כבר לא " IN "  מתבדה מכמות העסקאות המבוצעות, בארץ ובעולם, בתחום זה.  
מניסיוננו בבחינת תהליכים וצרכי מידע  של ארגונים רבים וכן ממחקרים רבים  שנכתבו בנושא ה- ERP , עלינו להדגיש שפרויקט ERP  אינו מסתיים ביום העלייה לאויר וסיום עבודתו של ספק  היישום וההטמעה.   הטמעת שינוי התהליכים והרגלי העבודה בארגון הוא תהליך מתמשך ורציף לאורך שנים ובנוסף , תמיד יש רצון ליישם מודולים נוספים ולהטמיע גרסאות חדשות הכוללות חידושים ושיפורים במודולים שהוטמעו . 
לפיכך, על כל ארגון השוקל ERP לדעת להערך  נכון לפרוייקט שהוא בעצם :

" Never Ending Program " .

להלן הפרמטרים העיקריים להצלחת יישום  ERP  והטמעתו בארגון

1.הבנת הפילוסופיה והקונספט של ה-ERP :

כדאי להבין ולאמץ את המושג ERP במובנו המלא ולזכור שהמושג ERP אינו תוכנה , אלא:

  " ERP היא תפיסה לניהול ארגון מבוססת מערכת מידע אינטגרטיבית , המבצעת אופטימיזציה של משאבי הארגון על מנת להענות לצורכי הלקוח במלואם " .

חשוב להבין כי פרוייקט ERP הוא לא פרוייקט תוכנה, אלא הוא בראש ובראשונה פרוייקט ארגוני – תהליכי  הנתמך ע"י חבילת תוכנת מדף שיש לבחור וליישם בארגון .  משום כך, מדגישים כולם ש- ERP הוא פרוייקט הנהלה ולא פרוייקט IT , אם כי לאנשי ה- IT המורגלים בניהול פרוייקטים, יש חלק נכבד בהצלחתו של הפרוייקט. 
כמה דגשים בפילוסופיה של ה-ERP:  תהליכים יעילים ואינטגרטיביים עם דגש על תהליכים חוצי ארגון , שקיפות מידע לכל בעל הרשאה, זמינות נתונים בכל מקום ובכל נקודת זמן , התבססות על חבילת מדף והתהליכים המוצעים על ידה.

2.שלב החשיבה האסטרטגית 

על ההנהלה לבצע חשיבה אסטרטגית בכל הקשור למיחשוב התהליכים בארגון, איתור החולשות , בחינת חלופות עקרוניות וקבלת החלטה אסטרטגית על בחירה ויישום של מערכת ERP . בנושא זה אנו מוצאים הבדלים מהותיים בין פרוייקט ERP בארגון המחליט על יישום ERP על מירב תהליכיו העיסקיים , לבין פרוייקט ERP בארגון הבוחר ליישם  אותו רק על תהליכי ה- BackOffice  כמו: כספים , תקציב ובקרה, רכש ומשאבי אנוש.

פרוייקט ERP בחברות תעשייתיות הוא בדר"כ מורכב וקשה הרבה יותר מאשר פרוייקט ERP  בבנק שמערכותיו הקריטיות נשארות מחוץ למסגרת ה- ERP  . 

בשלב החשיבה האסטרטגית וההחלטה על ERP , על ההנהלה להבין את משמעויות ה- ERP  ואת כל השלכות  של פרוייקט היישום וההטמעה על  הארגון. על ההנהלה להבין כי יישום מיטבי של ERP הוא בעצם שינוי ושיפור תהליכי העבודה בארגון ( Reengineering) בהתאם לתהליכים האופטימאליים שמציעה חבילת התוכנה.זו התועלת העיקרית מיישום מערכת ERP  ולא חידוש טכנולוגי של התוכנה והפלטפורמה עליה היא מתבססת.

3.שלב התכנון ובחירת התוכנה והספק

שלב זה הינו שלב מקדמי לפרוייקט ה- ERP ובו בוחר הארגון את חבילת התוכנה ואת ספק היישום והאינטגרציה.  שלב זה חשוב וקריטי להצלחת  פרוייקט ה- ERP כי במסגרתו נקבעת מסגרת התקציב לפרוייקט ,  נבחרה חבילת ה- ERP המתאימה ביותר לארגון ומאפייניו מבין החלופות המוצעות בשוק וכן נבחר ספק היישום והאינטגרציה שלה. לכל האלמנטים הללו יש השפעה משמעותית על הצלחת הפרוייקט .
בשלב זה מחליטה ההנהלה אם היא בוחרת בתוכנת ERP בינלאומית  (דוגמת SAP או ORACLE או Microsoft AX ) או בוחרת תוכנת ERP  מקומית (דוגמת: ONE1 או PRIORITY ). יש הבדלים משמעותיים בין סוגי חבילות התוכנה גם בפונקציונאליות , גם בגודלו של יצרן התוכנה,  גם במחיר התוכנה וגם במורכבות היישום וההטמעה בארגון.
קיים קשר בין נושא בחירת התוכנה לנושא בחירת ספק היישום והאינטגרציה.

ניתן לבנות טבלת פרמטרים לבחירה ( מפ"ל ) בה ישולבו פרמטרים של התוכנה , היצרן שלה, ספק היישום ועלויות כספיות ולכך ניתן להקדיש מאמר נפרד.

כמה "טיפים" לגבי בחירת ספק היישום והאינטגרציה של תוכנות ה- ERP  הבינלאומיות  ( SAP או ORACLE  או Microsoft)  

יש להיזהר בבחירת הספק ולבחון היטב אילו מיישמים הוא מציע .  חתימת חוזה ERP חייבת להיות מותנית בסיכום של רשימה שמית של מומחי היישום שהספק מתחייב להקדיש לפרוייקט . פרוייקטים רבים כמעט נכשלו בגלל טיב ואיכות כח האדם שהוקדש לביצועו.

4.שלב ההערכות הארגונית

כבר נכתב מספיק על המרכיב האנושי בהצלחת פרוייקט ERP והצלחת פרויקטי מערכות מידע בכלל. " אם לא היו משתמשים או לקוחות , היה הרבה יותר קל במערכות מידע " . ההערכות הארגונית של הארגון והנהלתו לקראת ביצוע פרוייקט ה- ERP הינה קריטית במיוחד בגלל השינויים הארגוניים ובתהליכי העבודה שיישום ERP יוצר מעצם מהותו.

עובדים , מנהלים ומשתמשי מערכות מידע בכלל אינם אוהבים שינויים ובודאי לא שינויים בתהליכי העבודה ובהרגלים שסיגלו לעצמם במשך שנים רבות. נוסיף לכך שמשמעת ארגונית אינה בדיוק הדבר בו מצטיינים ארגונים וחברות בישראל ונקבל נוסחה הרסנית המסכנת את הצלחתו של פרוייקט ה- ERP .
 

להלן כמה "טיפים" קריטיים להצלחה :

-          מחוייבות ומעורבות ההנהלה הבכירה ובמיוחד של המנכ"ל ל-ERP.

-          מינוי ספונסר ראשי לפרוייקט מקרב חברי ההנהלה הבכירה .

-          מינוי ועדת היגוי לפרוייקט בראשות הספונסר הראשי .

-          מינוי מנהל פרוייקט בכיר במשרה מלאה ( או כמעט מלאה ) לפרוייקט.

-          מינוי משתמשי מפתח ( Key Users/ Super Users) מכל מחלקה או תחום תהליכים , למשל:  רכש, ניהול מלאי ומחסנים, הנהלת חשבונות, תקציב, תמחיר, מכירות ועוד ) . המינוי חייב לכלול הקצאת אחוזי משרה ניכרים לכל משתמש מפתח לטובת הפרוייקט.

- תאום ציפיות של ההנהלה והמשתמשים לגבי ה-ERP והמענה שלו לצרכי הארגון.

- יחסי ציבור והסברה בקרב כלל המנהלים והעובדים בארגון.

-טיפול בהיבטים אנושיים של הפרוייקט כבר מתחילתו : טיפול בהתנגדויות ( איתור, הסברה, ריכוך , תימרוץ ועוד ) , פוליטיקה ארגונית ועוד.

-ארגון יחידת ה-IT לקראת הפרוייקט וליום בו היא צריכה לקבל אחריות על המערכת .

5.שלב היישום וההטמעה בארגון

 זהו השלב המרכזי של פרוייקט ה- ERP והצלחתו תלויה הן בספק המיישם והן בארגון, מנהליו וכל צוות הפרוייקט שהוגדר בארגון. כדי ששלב היישום יצליח יש לקבוע מנגנון קבלת החלטות בפרוייקט בכל הדרגים בו , הן בדרג צוותי העבודה המגדירים את התהליכים בכל מודול והן ברמות הגבוהות יותר של מנהל הפרוייקט וועדת ההיגוי.

חשוב לבנות מנגנון ברור וידוע לכלל הארגון של תהליכי קבלת החלטות בפרוייקט עם הסמכת משתמשי מפתח לקבל החלטות, פורומים מצומצמים ומוגדרים לקבלת החלטות וכן מנגנון אסקלציה יעיל ומוסכם של העלאת דרג מקבלי החלטות במקרים של קושי או חילוקי דעות.

חיוני מאד לתעד כל החלטה באמצעות כלי מעקב החלטות (דוגמת ActionBase ) שיסייע בניהול ומעקב אחר ביצוע ההחלטות וכן לקבוע מנגנון שימנע "מיסמוס" ההחלטות .

במסגרת שלב היישום וההטמעה כלולים שלבי ביניים שלעיתים מגדירים אותם כפרוייקטי משנה :   הסבה וטיוב נתונים , מימשקים , בדיקות קבלה והדרכת משתמשים.

כל אחד מאלו הוא פרוייקט בפני עצמו שיש למנות עבורו מנהל פרוייקט ומנגנוני קבלת החלטות ומעקב ביצוע החלטות . פרוייקטים אלו חייבים להיות מסונכרנים בתוכנית העבודה של הפרוייקט ולשלב בביצוע , הן גורמים מצד הספק והן גורמים מהארגון עצמו וכן ספקים חיצוניים בעלי ייעוד ומומחיות ספציפית כמו: חברות בדיקות וחברות הדרכה.

מניסיוננו בפרוייקטים רבים של ERP , מומלץ לתת תשומת לב רבה לנושא ההדרכה וההטמעה. ספקי ה-ERP והאינטגרטורים אוהבים את שיטת : Train the Trainers  שמשמעותה , הספק ידריך מספר מצומצם של משתמשים ראשיים והם ידריכו את כלל המשתמשים בארגון.  שיטה זו לא הצליחה במרבית פרוייקטי ה- ERP וגרמה לעיכובים ולאי שביעות רצון. כדי להימנע מכך מומלץ להסתייע בחברת הדרכה והטמעה שהתמחתה בהדרכת משתמשים ב- ERP  ושמתפקידה להכין גם תעוד למשתמש ולבצע הדרכות קבוצתיות ואישיות לכלל המשתמשים בארגון.

כחלק ממאמץ ההדרכה יש להקים לקראת העליה לאויר מוקד תמיכה וסיוע ולאייש אותו במדריכים שהדריכו את המשתמשים , על מנת שבחודש הראשון של תיפעול ה- ERP יהיה למשתמשים כתובת לפנות ולקבל סיוע טלפוני ו/או הדרכות נוספות .
 
*  *  *  *  *  

כותב המאמר: רפי שימל, מנכ"ל ביט פלוס.

ביט פלוס עוסקת בייעוץ אסטרטגי וניהולי למיחשוב ומערכות מידע עם התמחות במחשוב עסקי, הנדסי וניהולי, ERP/ CRM/ PDM , סקרי מחשוב, ייעול תהליכי עבודה, אפיון מערכות מידע, ארגון ותיקצוב יחידת מחשב והתאמת שירותיה לצורכי הארגון, ניהול פרוייקטי מחשוב והדרכה למנהלי יחידות מחשב, למנכלי"ם ולחברי ההנהלה. ליצירת קשר: rafi@bitplus.co.il