עבדות או חרות? – חשבונאות וסחר פנים חברתי, Intercompany Trade & Accounting

ארגונים רבים בנויים ממספר חברות היורידיות או יחידות כלכליות נפרדות. חברות/יחידות אלה מתפקדות באורח רגיל כחברות עצמאיות אשר מקיימות יחסי מסחר ועסקים עם ארגונים חיצוניים וגם עם חברות/יחידות אחיות לקבוצה. בנוסף, קיימות יחידות מטה אשר אף הן מתנהלות כמרכזי עלות עצמאיים ומספקות או מקבלות שירותים מיחידות אחיות בארגון.

כדי לבצע מדידה מדויקת של ביצועי היחידות השונות וניהול כספי נכון הן של כל יחידה בנפרד והן של הארגון כולו במרוכז, נדרשות מערכות המידע הארגוניות לתת מענה לסחר פנים חברתי ולחשבונאות פנים חברתית.
במציאות – מערכות ERP שונות אינן בנויות לתת מענה לצרכים הארגוניים בתחום הסחר והחשבונאות הפנים חברתית. ניתן לדמות את הפונקציונאליות הקיימת לחברת הובלה אשר מצוידת במשאיות חדישות ובמערכת מנופים ומסועים חדישה אשר מעמיסה את המטענים במקור בצורה יעילה וחסכונית, ומסיעה את המטען אך רק עד אמצע הדרך ליעד. ושם באמצע הדרך ממתינה קבוצה גדולה של סבלים אשר פורקת את המטען ידנית ומעמיסה אותו שוב על משאית חדישה אשר עושה במהירות רבה את יתרת הדרך אל היעד ושם שוב נפרקת הסחורה ע"י מנופים משוכללים. לפעמים חלק מהסחורה "נוזלת" באמצע הדרך ומה שמגיע ליעד הוא חסר והיעד אינו מודע לכך. המטען שלנו הוא מידע שצריך לעבור בין מקור ליעד פנים ארגוני ללא "סבלים" באמצע הדרך ובשום מקרה ללא נזילות, ללא אבדנים וללא אי דיוקים.
כאשר מערכת ה-ERP אינה נותנת מענה מובנה, מסודר, סגור ושלם ל-Intercompany אזי עובדי הארגון נדרשים לסבלות ולעבודת פרך בביצוע הפעולות הפנים חברתיות. אך כאשר מערכת הERP נותנת מענה סדור אזי עובדי הארגון חווים את החופש לנהל ולנתח את ביצועי הארגון במקום לטפל בהזנת הנתונים.

 מה נדרש בחשבונאות וסחר פנים חברתי ?

סחר:

·יכולת יצירת קטלוג כלל חברתי אחיד ללא צורך בקטלוג כפול ואו יצירת קטלוג מרכזי וקישור לפריטים המתאימים בחברות השונות בקבוצה.

·יכולת בניית מחירוני העברה בין יחידות הארגון.

·הזמנת רכש (פנימי) ביחידה הדורשת צריכה ליצור הזמנת לקוח (פנימי)  ביחידה המספקת.

·תנועות מלאי בין יחידות צריכות להתבצע במהלך אחד ולהסגר כמותית ללא הזנה כפולה.

· מכירות ללקוח חיצוני כאשר ספק המוצר הוא יחידה אחות צריך להניע את כל מעגל ההצטיידות/אספקה פנים חברתית ללא סרבול.

· שקיפות מלאי בין היחידות השונות.

· שריון (אלוקציה) של מלאי באופן חוצה יחידות.

· תכנון (MRP) חוצה יחידות.

 חשבונאות:

· יכולת ניהול כרטסת הנהלת חשבונות אחידה ומסונכרנת.

·יכולת החזקת כרטיסים מסוימים ברמה ארגונית בלבד אשר ישרתו את כלל היחידות (לדוגמא חשבונות בנקים).

·פקודת יומן אחת יכולה להכיל כרטיסים וכרטיסים נגדיים של יחידות שונות.

·ביצוע העמסת עלויות (אלוקציה) יכולה להתבצע ליחידות שונות ללא הזנות כפולות או חישובים ידניים תוך סגירות ושלמות התנועה החשבונאית.

·  יכולת חידרור (Drill Down) מיתרת כרטיס הנהלת חשבונות לפקודות יומן ולתנועות גם אם פקודות היומן או התנועות מקורן ביחידה אחרת.

· יכולת קונסולידציה אוטומטית של היחידות השונות לרמת סה"כ ארגון.

  מערכות מסוימות מציעות "מעקפים" לחוסרים בפונקציונאליות.  חלקן מציעות פרויקטי אינטגרציה תחת העטיפה היפה של SOA, אחרות מציעות להשתמש במנגנוני EDI (אשר נועדו לסחר חיצוני) לצורך הסחר הפנים ארגוני, ובמקרים מסוימים מוצע פיתוח ממשקים בין היחידות השונות של הארגון.

 מערכת הERP- של מיקרוסופט Microsoft  Dynamics AX  2009 -  אשר חרטה על דגלה את נוחות וקלות מילוי המשימות הארגוניות ושמה לנגד עיניה את צרכי המשתמש, נותנת מענה מלא לכל הצרכים שפורטו לעיל בתחום הסחר והחשבונאות הפנימית  כולל שקיפות ונגישות מלאה לכל המידע הפנים ארגוני (בכפוף כמובן למערכת הרשאות).
כותב המאמר: אבי פנחס, סמנכ"ל פרויקטים ותפעול לתחום ERP Microsoft  בחברת  פסגה תוכנה ותקשורת המוסמכת ליישום מערכת מיקרוסופט ERP.