Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.
אחד הנושאים החשובים ביותר בתהליך המחשוב הוא הצבת יעדים ומטרות לפרויקט. למהלך זה משמעויות רבות, כגון: בחינת עלות/תועלת, יצירת מנגנון לבחינת הפרויקט מול תוכניתו, בחינה ממוקדת יותר של החלופות וגיבוש כל העוסקים במלאכה מול מטרות מוגדרות וברורות.
לאחר הצבת המטרות, יש לאפיין את דרישות הארגון ממערכת המידע. זהו מסמך חשוב המשרת מספר מטרות:
לאור המטרות לעיל, ניתן להסיק שיש לנסח מסמך אשר מכיל את כל מאוויינו וציפיותינו ממערכת המידע. אלא שמסמך כזה יכיל מאות עמודים ולכן איש לא יעמיק בו ולא ניתן יהיה להתייחס אליו באופן ממשי ומועיל. העלות של מסמך כזה תהייה גבוהה ואילו התועלת האמיתית שלו נמוכה. כאן נוצרת דילמה אמיתית ויש למצוא את שביל הזהב אשר יביא למיקוד במסמך מתומצת.
כאן אבקש לנפץ מיתוס נהוג מאוד בשלב זה של התהליך הנקרא "ניתוח מצב קיים". על מנת להצדיק מסמך עב כרס ויקר זה, פותחו טיעונים רבים שונים ויצירתיים. אך למעשה, ארגון המבקש ליישם מערכת חדשה אשר יוצרת נהלים חדשים ושיטות עבודה שונות, לא צריך להתעמק יתר על המידה במצב הקיים. נהפוך הוא, התמקדות יתרה עשויה ליצור קיבעון מחשבתי שעלול לגרום ליישום מערכת חדישה בתצורה מיושנת.
- רקע כללי על החברה: תחומי פעילות, היקף משתמשים, מספר עובדים, סביבה מסחרית, מצב מחשוב קיים וכל נושא נוסף שיכול לתרום להבנת פעילות החברה.
- הסבר על תוכן התשובה (הצעת המחיר) המבוקשת: רקע כללי על הספק, מחיר המערכת לפי משתמשים, הסכם תמיכה ושירות, דרישות חומרה, סביבות תוכנה (מערכות הפעלה אפשריות, בסיס נתונים...), רשימת לקוחות ממליצים ותשובות לנושאים שהועלו במסמך.
- רשימת הנושאים לפי מודולים בתפיסה תהליכית: הצגה כללית של המודול הנדרש וכל הנושאים הבעייתיים כפי שעלו מסקר התהליכים. כדאי מאוד למספר את הנושאים כך שניתן יהיה להתייחס אליהם בטבלאות השוואה מאוחר יותר. הערות לרשימת הנושאים:
o יש לנסח כל סעיף באופן שלא ישתמע לשתי פנים.
o יש להציג את הבעיה ולא לתת פתרון.
o יש לכתוב באופן תמציתי וממוקד (להימנע מהסברים ארוכים ומייגעים).
o יש לנסח את המסמך באופן שמציג דרישה שהתשובה עליה יכולה להיות: "יש פתרון" או "אין פתרון".
כלל אצבע: מסמך העולה על עשרה עמודים, מוגזם. לא שלעולם כלל זה יהיה תקף, אך בהחלט מומלץ למי שהגיע לעשרה עמודים, לבחון שוב אם לא נסחף. לסיום, היות ובמסמך עלו נושאים שונים ומשונים ולא כולם באותה רמת חשיבות מבחינתנו, נחפש דרך לתת ביטוי להבדלי החשיבות בין הנושאים השונים. ניתן משקל לכל נושא: נבחר סולם (1-10, 1-5...) או כל סולם אחר שנוח. משקל זה, יסייע לשקלל את ציוני הספקים מאוחר יותר.
את המסמך מהסעיף הקודם, נשלח למספר ספקים אשר נבחרו לפי קריטריונים כגון: עלויות מערכת, התאמה לתחום הפעילות של החברה, ניסיון וכדומה. נצפה לקבל הצעות מחיר לפי המבנה שביקשנו לעיל, לאחר קבלת הצעות המחיר יתבצעו ההדגמות. המבנה המומלץ בהדגמה הוא: הצגה כללית של הספק והמערכת המוצעת, מעבר מפורט על הנושאים שמופיעים במסמך והסבר (כולל הדגמה) של הפתרון המוצע לכל נושא. כאן, חשוב מאוד לעמוד על טיב הפתרון המוצע ובעיקר לבחון מהן ההשלכות שלו. לעיתים, הפתרון לבעיה אכן נראה מושלם, אך ההשלכות היישומיות שלו עשויות להיות קשות מנשוא. כמו כן, יש לדאוג להבין במדויק את הפתרון גם במחיר של נדנוד קל.
במהלך ההדגמות, ניתן ציון לכל ספק על כל נושא. סולם הציונים אינו משנה, העיקר שנשמור על עקביות בין כל הספקים וכל הנושאים.
שקלול החלופות
כעת, לאחר שסיימנו להתרוצץ בין הספקים ולקרוא את הצעות המחיר, יש לעשות קצת סדר בבלגן בכדי לקבל החלטה שקולה ומבוססת. יש לסדר את כל המידע שצברנו באופן שיאפשר לנו לערוך השוואה אמיתית בין החלופות, וזה יעשה בעזרת טבלה במבנה הבא:
למעשה, כל נושא המשמש קריטריון בהחלטתנו, יופיע בטבלה. מובן שכל הנושאים אשר עלו במסמך הדרישות יופיעו על משקלותיהם. בנוסף, נוסיף נושאים, כגון המוזכרים בטבלה לעיל, וניתן להם משקל וציון לפי אותם הסולמות שקבענו מראש.
ביצוע תסריט
שלב זה אינו הכרחי אך הוא מומלץ מאוד במידה וניתן לבצעו. באם עדיין לא התשנו את הספקים והם מוכנים להשקיע מאמץ נוסף במכירת המערכת שלהם (ניתן גם לבצע שלב זה בתשלום לספק), נבצע תסריט בכדי לוודא סופית שהחלטתנו מבוססת. בשלב זה נכתוב סיפור שאותו נבקש לראות מתרחש במערכת.
לצורך ביצוע הסיפור (תסריט), נגדיר מספר תשתיות (פריטים, עצי מוצר, ניתובים, מחסנים...) במערכת שיתאימו לאופן העבודה שלנו. בהמשך, ננסה לנסח תהליך אשר דורך על כל מוקש אפשרי. במילים אחרות; במסמך הדרישות שלנו, רשמנו את הנושאים הבעייתיים (המוקשים) שראינו לנכון להעלות לדיון. אמנם במצגות ראינו את הפתרונות המוצעים, אך לא בחנו כיצד הם משתלבים בכל תהליך העבודה. התסריט בא לתת לנו מענה לבעיה זו. לכן, נכתוב תסריט אשר יתאר את מהלך העבודה בחברתנו, תוך מתן דגש לנושאים הבעייתיים.
את התסריט, נשלח לספקים שעלו לגמר ונבקש מהם להדגים לנו את הסיפור כפי שהוא מתואר בתסריט. באופן זה, נבחן לעומק את הפתרונות לבעיות שלנו, נבחן כיצד הם משתלבים בתהליך העבודה ו"נראה את עצמנו" על המערכת המועמדת.
מהלך בחירת מערכת ERP לארגון נחלק למספר שלבים כפי שהוגדר במסמך זה. מעבר לבחינה הפונקציונאלית שתוארה יש כמובן למסד את נושא הסכם ההתקשרות כך שיכלול את כל הדגשים שיביאו ליישום של פרויקט מוצלח העומד ביעדי האיכות, תכולה, זמן ומחיר.
