Yes we can גם בתקופת משבר

 נכון. התקופה מציבה בפני ארגונים אתגרים שלא ידענו כמותם מזה זמן רב. ארגונים נדרשים "להפוך כל אבן" ולהיערך לכל תסריט אפשרי. כל התהליכים בארגון נמצאים בבחינה כיצד לייעל, כיצד לשפר, היכן ניתן או לא ניתן לחסוך. כל משאב ארגוני נמצא תחת עין המיקרוסקופ לבחינת מידת נחיצותו, תועלתו ותרומתו לארגון.

בעיתות אלו, ישנה נטייה לארגונים להדק את החגורות, ולהימנע מלהיכנס למהלכים מורכבים.  ארגונים מגיעים למסקנה שצו השעה הוא לחסוך, וכך מחמיצים הזדמנויות עסקיות שיכולות דווקא לסייע לארגון בעת משבר, ויותר מכך לעזור לארגון לצאת מהמשבר מחוזקים.

 על מנת להתמודד היטב עם התקופה, לא די בביצוע בדיקות מדוקדקות, אלא יש לענות על השאלות הבאות:

1.      האם בארגון קיימת שקיפות מלאה ואמיתית של המידע ותהליכי העבודה, המאפשרים לגבש תמונת מצב אמינה ?

2.      האם הארגון מצליח לקבלת החלטות מיטביות בכל רמות הניהול בארגון ?

3.      האם  הארגון שולט בשרשרת האספקה, או שמא שרשרת האספקה מכתיבה את הקצב בארגון?  

4.      האם הארגון מצליח להתמודד בצורה חכמה עם השינויים והסטיות בפעילות השוק ?

על פי תורת ניהול הסיכונים, חייב הארגון בכל עת, ובמיוחד בתקופה זו, לבצע בדיקה של גורמי סיכון פנימיים וחיצוניים. יש לנתח השפעה של נטישת לקוח אסטרטגי, השפעה של גורמים כלכליים שונים ביניהם שינוי במחיר תשומות או שער מטבע, השפעה של אילוצי ייצור, אי עמידה בזמני אספקה ועוד. כל סיכון צריך לעבור הערכה, תעדוף טיפול עפ"י עוצמתו, והגדרה של שיטת טיפול מיטבית, וכל זה תוך שמירת קשר עין קרוב להשפעת כל החלטה על יתר גורמי הסיכון.

 עצור ! הסתכל - תקן - פעל

נכון. כל ארגון חייב לבצע בדק בית אמיתי ויסודי בתקופה זו, לעשות הכל לצורך מזעור סיכונים, אשר יסייע בראייה מפוקחת לקבל החלטות אילו פרוייקטים נחוצים ואף הכרחיים להתמודדות עם המשבר ויסייעו להמשך הצמיחה וההתפתחות של הארגון, ואילו פרוייקטים הם בגדר הרפתקאה מיותרת.  ניתוח גורמי משבר לא צריך לשתק (Paralysis by analysis), אלא להיפך, להניע את הנהלת החברה לפעול לשיפור תהליכים ומינופם לצורך בניית יסודות הצמיחה העתידית.

 מערכת מידע כלל ארגונית ממלאת תפקיד מפתח בהתמודדות עם משברים. המערכת מסייעת לארגון לדבר בשפה אחידה, למנוע נתקים בתקשורת, לשפר את איכות המידע וכן לשלוט בכל תהליכי העבודה אשר מוגדרים ברמה הארגונית. אין עוד מידע שנמצא "בחוץ", אין עוד כפל עבודה במחלקות שונות ועל מערכות שונות, אלא כל המחלקות מתואמות בניהן. בתקופה כזו, שיש לגבש ולקבל החלטות בתדירות גבוהה, קריטי לראות את התמונה המלאה בזמן אמת.

מערכת ארגונית אמיתית יכולה ואף צריכה לסייע בהקטנת עלויות התפעול, בייעול כל שרשרת האספקה, בזיהוי צווארי הבקבוק האמיתיים בייצור, בצמצום הון שמושקע במלאי,  חסכון בעלויות רכש, ובתהליך קבלת החלטות נכונות ובזמן המתאים.

 מותר לומר כן!

מערכת ארגונית צריכה להיות גדולה ועמוקה דיה, אך ממוקדת. כל ניסיון של יצרני מערכות ארגוניות לספק מענה לכל הענפים בפתרון אחיד לוקה בחסר. קיים דימיון מועט (אם בכלל) בין מערכת אשר מטרתה לסייע לנהל בית חולים או חברת ביטוח, לבין מערכת שמטרתה לסייע לניהול חברה יצרנית או מסחרית. פתרון שמתיימר לתת מענה לכולם, סופו שלא יסייע לאף אחד, כמו שרופא א.א.ג לא יתיימר לתת תשובות לחולה לב.

 מוצר הנדסי, מעמיק וגמיש

כדי לסייע באמת לשיפור הביצועים של ארגונים, הפתרון לא יכול להיות פתרון כללי. הדרך היחידה היא ללמוד את השוק בו החברה פועלת, ללמוד את המתחרים, תהליכי העבודה, מה הם האתגרים, החולשות, ובקיצור מה הפתרונות לטיפול בבטן הרכה של הלקוחות. רק כך הלקוחות יקבלו את התועלת המקסימלית מהמערכת הארגונית. בנוסף, המערכת צריכה להיות עשירה בתהליכים, אשר תאפשר לחברה לממש כל שינוי וצמיחה עתידית. הוכח לא פעם בעבר, כי ארגונים שהשכילו לראות  את המשבר כהזדמנות, זכו לאחריו להצלחה גדולה ולצמיחה, שיכלה להתקיים רק בזכות חשיבה והתנהלות נכונה בזמן המשבר. 

המתודה

בדרך זו, סוללת החברה המטמיעה לארגון שנכנס לפרוייקט ERP, דרך שקולה ובטוחה. תוך זמן קצר יחסית של כ-4 חודשים, עולה לאוויר מערכת מלאה ומותאמת לענף בו הארגון פועל, בלי להשבית את עובדי החברה מעבודתם השוטפת, ובלי לערער את אבני היסוד עליהם הוקמה החברה, כך נחסכת מהארגון הרפתקאה מסוכנת.  מערכת ERP כזו מפיקה גם תוצאות מהירות: שיפור ברמת מלאי, ניצול מכונות, צמצום בכח אדם תפעולי, בקרה על כל תהליכי הארגון, קבלת התרעות על חריגות ועוד, זאת לאחר חודשים ספורים בלבד מסיום ההטמעה.

סוגי מערכות

ERP

ישנם שני סוגי מערכות ERP: המערכות המקומיות אשר נשענות על פיתוח, ומערכות בינלאומיות הנדסיות.

 חברה שבוחרת במערכת פיתוחית אשר בנויה על ליבה מצומצמת ופיתוחי לקוח(Customer Modifications), לוקחת על עצמה הוצאות גבוהות בכל שינוי ופיתוח עתידי. חברה כזו נוטלת על עצמה סיכון ודאי, שתוך זמן קצר היא תמצא את עצמה "לבד" בעולם. המערכת עונה רק לצרכים שלה, "נתפרה" רק לה, ואין זהה לה בעולם. החברה גם חוטא בייעודה האמיתי של מערכת ERP  והוא לבצע בחינה מדוקדקת  של התהליכים הארגוניים הנהוגים בחברה. ברגע שכל פיתוח במערכת הוא קביל ואפשרי, החברה נמנעת מלהשתית בחברה תהליכי עבודה בריאים חוצי ארגון.  זו התוצאה כשמובילי הפרוייקט הם מפתחים, אנשי מחשוב, ולא מהנדסי תעשייה וניהול שמבינים בתהליכים ומטרתם טיוב מערכות ותהליכים המשלבים טכנולוגיה ואנשים.

פתרון ורטיקלי בינלאומי

מערכת ורטיקלית בינלאומית, מעניקה לחברה יתרון תחרותי משמעותי. הארגון נהנה מלמידת שיטות עבודה חדשות ויכול לרתום לטובתו את הניסיון  שנצבר בארגונים דומים לו בעולם.  חברה שחורטת על דגלה "ורטיקלים" לוקחת על עצמה את המשך הפיתוח של המוצר, ומדי שנה משקיעה מאות מיליוני דולרים בלימוד השינויים בשוק בו פועלים הלקוחות שלה, ובהוספת תהליכים שהם בגדר צו השעה. המערכת מתפתחת, והארגון צועד יד ביד יחד איתה בקצב של שאר העולם.  כך החברה מעשירה את המערכת הארגונית וכל כלי בסביבתו אשר מטרתו לסייע בשיפור ביצועים של הארגון, אשר כוללים: מערכות לניהול קשרי לקוחות (CRM), מערכות לייעול ושיפור יכולת הייצור וניהול כלל שרשרת האספקה, מערכות לסיוע בבניית תחזית ביקושים שנתית, כלי BI לסיוע בקבלת החלטות של הדרג הבכיר  ועוד, והכל תחת קורת גג אחת. בכך רוכשת החברה יתרון יחסי מובהק אל מול המתחרים.

 נכון. המשבר קיים מסביבנו, נושם ובועט, וכל ניסיון להתעלם ממנו או להדחיק אותו יהיה בגדר טעות ארגונית אסטרטגית, אבל להימנע מלנקוט בצעדים שיסייעו לחברה להתייעלות בהווה ולצמיחה בעתיד יהיה בגדר שגיאה טרגית. גם החלטה שלא לעשות, היא עדיין החלטה באותה מידה.  זו לא תעוזה לבחור להיכנס לפרוייקט של ERP שקול, זו תעוזה יותר גדולה לדעת שעל אף ש"התייעלות" היא הכתובת שהייתה על הקיר, לא נעשה דבר.  ארגון שיקבל החלטה מושכלת להיכנס לפרוייקט ERP, הוא הארגון שיעיד בסוף, שהמשבר היה המנוף שלו להצלחה.

ליצירת קשר: אינטנטיה ישראל – 03-9202900, sales@intentia.co.il  

*  *  *  *  *

 אודות אינטנטיה ישראל

אינטנטיה ישראל, נציגת חברת Lawson העולמית, יצרנית מערכת ה- ERP השלישית בעולם (אחרי SAP ו- ORACLE), מיישמת ומטמיעה את הפתרון הורטיקלי המוביל לניהול ארגוני ה-  M3(Movex) ומתמקדת בשוק ה-SMB (כ- 90% מלקוחותיה בארץ ובעולם). שוק אשר מוגדר עד 1000M$, ומכסה את מרבית החברות הפועלות במדינת ישראל.