תפריט נגישות

הטמעת יעדים עסקיים בפרויקט ERP – מניסיונה של חברת ריאון

אומרת לנה טנא, מנהלת פרויקט ה-ERP, מטעם ריאון: "היה חשוב להנהלת ריאון להגדיר יעדים עסקיים לפרויקט. כתוצאה מכך התבצע מהלך חשיבה מסודר שכלל את גורמי ההנהלה והצוות המיישם".


אודות ריאון

ריאון אשר בקיבוץ כברי מתמחה בפיתוח וייצור של מוצרים טכנולוגים מורכבים משלב הרעיון Prototype ועד לייצור השוטף. הטכנולוגיות העיקריות: הזרקת פלסטיק, שיחול וצביעה, במפעל  39 מכונות הזרקה בהיקף של 50 ועד 800 טון. ריאון מעסיק כ-250 עובדים ופועל בשווקי ארצות הברית ואירופה.  הבעלות בריאון נחלקת בין: פלסאון (50.1%), כברי (43.9%) ופלסגד (6%).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 היעדים העסקיים של פרויקט ה-ERP

אומרת לנה טנא, מנהלת פרויקט ה-

ERP, מטעם ריאון: "מעבר ליישום מערכת מתקדמת כ-Oracle Applications היה חשוב להנהלת ריאון להגדיר יעדים עסקיים לפרויקט. כתוצאה מכך התבצע מהלך חשיבה מסודר שכלל את גורמי ההנהלה והצוות המיישם". היעדים העסקיים שהוגדרו לפרויקט הנם:  

  • הורדת עלויות עי שליטה מדויקת במלאי
  • שיפור השירות ע"י היענות מדויקת יותר לצרכי הלקוחות
  • שיפור וייעול תהליכי ייצור ושירות
  • מעקב שוטף בזמן אמת אחר תוצאות עסקיות של ריאון
  • שיפור יכולת קבלת החלטות על בסיס מידע מדויק ואיכותי
  • אינטגרציה מלאה של מערכות המידע בין ריאון לפלסאון 

מהלך פרויקט ה-ERP

 הצוות הפנימי

 מוסיפה לנה: "לאחר שהפנמנו את המשמעות של פרויקט ERP מבחינת: שפה וטרמינולוגיה, תהליכים, מספור קטלוגי  ועוד, הבנו, כי הכול למעשה משתנה ונדרש להקים צוות שיאפשר את מהלך השינוי והצלחת הפרויקט".

 המנכ"ל קבל עליו את תפקיד SPONSOR הפרויקט ואפשר תהליך קבלת החלטות מהיר ליישום השינויים הנדרשים; מנהל משאבי אנוש היה אחראי על הגדרות תפקידים, פיתוח עיסוקים, לווי הפרויקט והתמודדות עם השינוי  ובכלל זאת מהלכי פרסום הפרויקט ויצירת ההתלהבות בשלבים השונים; מנהלי ה-IT של ריאון ופלסאון עסקו, בין השאר, בהיבטים טכניים מהותיים; הוגדרה אחראית לפרויקט  טיוב והשלמת הנתונים שהיה פרויקט בפני עצמו וכן אחראית נוספת לכל נושא הבדיקות והדרכות -  כתיבה של תסריטי בדיקה מותאמי תהליכים וארגון בצוע הבדיקות והדרכות של אנשים בתוך המערכת.

 כמו כן הוגדרו משתמשי המפתח - מנהלים, בעלי יכולת קבלת החלטות מקצועיות בתחומם, במסלולי היישום השונים: שיווק, לוגיסטיקה, יצור ושרשרת אספקה, הנדסה ופתוח, פיננסי ועוד.    

 הגורם המיישם/תפיסת היישום

 מציינת לנה: "גורמי יישום שונים התמודדו על יישום מערכת Oracle Applications בריאון, בחרנו ביוניטסק כגורם המיישם אשר השקיע בתהליך הגשת הצעת המחיר ועשה שיעורי בית. המטרה  הייתה לבצע פרויקט במחיר קבוע – FIX ולכן לקחנו יועץ שעזר בהגדרת התכולה ובחירת חברת היישום".

 חברת יוניטסק נבחרה לביצוע הפרויקט. המובילים הלוגיסטי והפיננסי של הצוות המיישם ביוניטסק, למדו את התהליכים בריאון ודנו עם הגורמים המקצועיים לגבי התהליכים החדשים. הוחלט, בהתייעצות משותפת עם יוניטסק, שריאון תתאים את עצמה ככל שניתן לתהליכים העסקיים הקיימים  במערכת ORACLE Applications. ההנחיה הייתה להפעיל את התהליכים החדשים, מבחינת ארגון ושיטות, וליישמם בשטח עוד לפני הטמעת המערכת החדשה.

 אומרת לנה: "בוצע שינוי במבנה המק"טים ועצי המוצר שהוטמע במערכת הישנה כולל הכנסת נושא הניתובים בניירת ובדיווחים. מהלך זה אפשר לבצע מהלכים של ניסוי ובדיקה מול האפשרויות של המערכת החדשה. באופן זה למדנו את תהליכי מערכת ORACLE עוד לפני הטמעתה בארגון".

 תכולה/הדרכה/עליה לאוויר

 תכולת הפרויקט בשלב הראשון התבססה על יישום המערכת במפעל פלסאון ובצוע מהלך  ROLL OUT. רשימת התהליכים של פלסאון, ההגדרות ומבנה הנתונים הועברו לצוות המיישמים ביוניטסק והוגדר בנק שעות לבצוע התאמות נדרשות.

 מוסיפה לנה: "מהר מאד הבנו שההתנהגות של הארגון שלנו שונה מההתנהגות של פלסאון, ויתרנו על האפיון של פלסאון ובמהלך שבועיים כתבנו את האפיונים של המערכת שלנו". במקביל נבנתה תוכנית יישום, בסיוע של  יוניטסק אשר אושרה על ידי המנכ"ל ומנהלי המסלולים.

מהלך האפיון בוצע עם נציגי הארגון,  צוות המיישמים ביוניטסק,  וגורמים שהיו מעורבים ביישום בפלסאון. לאחר מהלך זה החלו תהליכי ההגדרה במערכת, בסביבת ה-TEST כולל טעינת נתונים מדגמיים.

לנה: " שכרנו 15 מחשבים ניידים כאשר חודשיים לפני עליה לאוויר התחלנו בהדרכות מסיביות של משתמשי המפתח.  משתמשי הקצה הודרכו כשלושה שבועות לפני עליה לאוויר על ידי משתמשי המפתח".  

במהלך זה ניתנה הדרכה ללמעלה מ-100 משתמשים במערכת החדשה וכן בוצע תהליך של התאמת נתוני ספירת מלאי ובדיקת התמחיר בשתי המערכות (הישנה והחדשה) שלאחריו בוצעה ה"עליה לאוויר".

לקחים

מציינת לנה: "כאשר עבדנו במערכת המקומית הייתה הפרדה בין המערכת הלוגיסטית למערכת הפיננסית. הפרדה זו יצרה כפילות נתונים וחייבה ביצוע ממשקים – לא היה קשר   טבעי בין המערכות.  במערכת אורקל  התהליכים השונים מקושרים בניהם  המערכת אינטגרטיבית, יש ללמוד אותה בצורה טובה ומקיפה כי יש הרבה מה שניתן לדרוש ולקבל"

 בהתחלה, גורמים בארגון לא קשרו בין המלצות התכנון והעדכון של תשתיות הנתונים במערכת. יישום מערכת אינטגרטיבית הביא ל"שוק" תרבותי. כתוצאה מכך הועברו הדרכות נוספות לגורמי המכירות והתפ"י אשר כללו הרצת תסריטים של: הזמנות – תכנון – פקודות עבודה.  

 לנה: "הוחלט לעבוד במערכת באנגלית. אני יכולה לציין כי לא הייתה בעיה בנושא של השפה אך בהחלט יש להיערך לכך שישנם יותר דיווחים הנובעים משרשרת של פעילויות המשתייכות לתהליך נתון"

 לאחר ה"עליה לאוויר" הייתה תקופה של שקט שנמשכה כשבוע ולאחר מכן החל גל של ביקושים לדוחות מערכת. ב"עליה לאוויר" הוגדרו מספר דוחות בסיסיים מאחר והכוונה הייתה לייצב את התהליכים ולבצע את המהלך הרחב של דוחות רק לאחר מכן.   

 תובנות ותוכניות לעתיד

 מסכמת לנה: " התובנות שלי מפרויקט זה הנן:

 א. לעלות לאוטובוס את האנשים המתאימים ובעיקר הכוונה למובילי התהליך/משתמשי המפתח.

 ב.  לבצע מהלך הטמעה של המערכת לפני "העלייה לאוויר" מבחינת שפה ותהליכים בפועל -  עוד במערכת הישנה. מהלך כזה מקל על ה"שוק" התרבותי וההתמודדות עם השינויים וההתנגדויות.

 ג לגרום לאנשים לעבוד במערכת כמה שיותר וזאת על ידי בצוע תסריטים כגון הקלטת הזמנות עם נתוני אמת ומעבר על כל  ההסתעפויות של התהליך. להפוך את תהליך הלימוד לחוויה, להגיש כיבוד, ולהדגיש את חשיבות המיומנות במערכת החדשה.

 בשנה הקרובה נמשיך במהלכי התייצבות של המערכת כתוצאה מבצוע שינויים ניהולים בארגון וייתכן שגם נבצע מהלכי חשיבה בהקשר להטמעת מערכת BI ורצפת ייצור".    

ליצירת קשר: lena@rion.com

 

*  *  *  *  * 

דגש הספק – חברת יוניטסק

 אומר מומי שושני, מנהל הפרויקט מטעם יוניטסק: "הפרויקט בריאון, אשר החל כפרויקט Roll Out של המערכת בפלסאון, קיבל מספר תפניות . בחלק מהמודולים המוטמעים נעשו שינויים שחורגים מהגדרת ה- Roll Out  המקובלת. הפרויקט עלה לאוויר בשני חלקים – החלק הפיננסי באחד בינואר 2008 והשאר באחד באפריל 2008. החלק החשוב ביותר בפרויקט, זה שאותו כדאי ללמוד ולנסות לחקות , הוא השותפות שנוצרה בין ריאון, פלסאון ויוניטסק. שותפות זו, היא הגורם מספר אחת להצלחת הפרויקט. גורם נוסף הוא המחויבות של ריאון בכלל והנהלת ריאון והפרויקט בפרט. גם למחויבות זו היה חלק מכריע בהצלחת הפרויקט".
 למעשה רתמה הנהלת ריאון את הארגון כולו למהלך. משתתפי המפתח הפכו לחלק אינטגראלי מהפרויקט והטביעו את חותמם עליו.
סה"כ , מהרגע שבו "הדליקו את המתג" של המערכת החדשה ועד שהמפעל חזר לפעילות מלאה עברו שלשה ימים. אמנם נתקלים עדיין בבעיות פה ושם, אך אלו בעיות מקומיות שנפתרות מיידית.
הדגשים  העיקריים שתרמו לפרויקט מוצלח , מעבר למה שצוין, הם :-

1.      העלייה לאוויר פוצלה לשני חלקים – קודם עלה החלק הפיננסי ואח"כ הלוגיסטי. מהלך זה פיצל את המאמץ של הארגון ויוניטסק לשניים. מעבר לכך, נוצרה מחויבות של הארגון למערכת וכן התקבל הרושם ש "השד אינו נורא" והמערכת היא כזו שניתן לעבוד איתה. העובדה שהמודולים הפיננסיים עלו גם עזרה בבדיקות החלק הלוגיסטי מול מערכת עם נתונים חיים.

2.      תרגול. המשתמשים הגיעו ליום העלייה לאוויר כשהם מוכנים, מכירים את המערכת ואת דרך העבודה בה. התרגול גם עזר רבות בכל נושא טיוב הנתונים והתהליכים.

3.      צוות  פרויקט בעל נסיון אשר על כל מרכיביו רוכז במקום אחד. עובדה זו סיפקה כתובת פיסית אחת לכל בעיה, ואפשרה קבלת החלטות ו/או עזרה מיידיות.  ריכוז משאבי התמיכה באותו מקום בו התבצע התרגול אפשר שימוש יעיל יותר בכ"א. המתרגל יכול היה לקבל עזרה מיידית מבלי להשבית מיישם מעבודתו.
 

מסכם מומי: "זהו אחד מהפרויקטים המוצלחים שראיתי מאז התחלתי לעסוק ב ERP, ועלי להסיר את הכובע בפני כל המעורבים בו".